Как правильно заполнить больничный лист и что делать при его утрате


Оформление больничного листа

Правильность заполнения больничного листа важна как для работодателя, так и самого работника. Как заполнить больничный лист и на что обратить внимание при его заполнении расскажет предлагаемая статья. Больничный лист заполняется в медицинском учреждении и по месту работы заболевшего лица. Документ разделен на три части. Две из них заполняются врачом медицинского учреждения. Одна – работодателем. Из двух частей, которые заполняются в медицинской организации одна (отрывной корешок) остается у врача. На этом же корешке проставляется подпись работника – застрахованного лица.

Общие правила заполнения больничного листа

Заполнение больничного листа производится только на его лицевой стороне. Обратная сторона содержит информацию по заполнению документа, в том числе необходимые для его заполнения двузначные коды.

Как для работодателя, так и для врача или председателя медицинской комиссии, которые заполняют бланк больничного листка общие правила заполнения одинаковы. Бланк состоит из ячеек, предназначенных для заполнения. Заполнение производится большими (заглавными) буквами. Заполнять ячейки можно с использованием механических печатающих средств (принтера) или от руки. Цвет заполнения только черный. Можно использовать гелевую, перьевую или капиллярную ручку, но только не шариковую.

За границы ячеек заходить нельзя. В случае если при заполнении врачом медицинского учреждения будет допущена ошибка, то выдается дубликат больничного листа. Если ошибка допущена сотрудником страхователя – работодателя, то в таких случаях допускается оговоренное исправление.


Заполнение больничного листа в медицинской организации

Работодателю надо строго следить, чтобы больничный лист, предоставленный работником, соответствовал требованиям к его заполнению. Ведь неправильно заполненный больничный лист могут не принять для возмещения затрат работодателя на выплату пособия. И соответственно работодателю придется компенсировать эти расходы за свой счет. С этой целью необходимо знать о том, как заполняется больничный лист в медицинской организации.

Врач, заполняющий бланк листка нетрудоспособности, указывает в  нем следующие данные:

  • наименование медицинской организации,
  • ФИО, дата рождения и пол больного,
  • дата выдачи документа,
  • статус документа: первичный, дубликат, или продолжение ранее выданного листка,
  • сведения о месте работы больного,
  • сведения о событиях во время периода нетрудоспособности (нарушение режима, нахождение в стационаре и т.д.),
  • сведения о периоде освобождения от работы,
  • сведения о враче и его подпись.

При получении документа от работника следует внимательно проверять как заполнено место работы в больничном листе — наименование организации в которой работает застрахованное лицо. Наименование должно быть записано правильно. Но в то же время, нужно учитывать, что правилами заполнения больничного листа допускается произвольное сокращение наименования организации, в особенности, если количество знаков выходит за пределы двадцати девяти.

Так же ошибки могут быть и в фамилии, имени и отчестве работника. Что касается врача, выписавшего больничный, то для него указываются только фамилия и инициалы. При этом разъяснения ФСС поставили точку в споре допускается ли делать пробел между буками – инициалами врача. Инициалы врача пишутся без пробела, но наличие пробела не является ошибкой и переделывать больничный лист в этом случае не надо. Должность врача тоже можно сокращать если она не помещается в отведенные для наименования должности ячейки. Так же можно просто указать «ЛЕЧ ВРАЧ».

Частично все эти сведения повторяются в той части больничного листка, которая остается в медицинском учреждении.

Заполнение больничного листа по месту работы

Для правильного начисления пособия по нетрудоспособности дальнейшее заполнение больничного листка производится сотрудником работодателя. Работодателем заполняются следующие сведения:

  • сведения о месте работы,
  • код подчиненности и регистрационный номер полученные в ФСС,
  • сведения о дне начала работы, страховом стаже и не страховых периодах,
  • расчет суммы пособия,
  • фамилии и инициалы, а также подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

Код подчиненности и регистрационный номер следует искать в уведомлении, которое выдается при регистрации работодателя в фонде социально страхования. При этом код подчиненности заполняется с первой ячейки, то есть выравнивается по правому краю.

Как заполнить больничный лист

Сложности возникают при указании даты начала работы. Несмотря на то, что дата начала работы есть у всех работников, данный реквизит заполняется только в том случае, если трудовой договор с работником аннулирован. Это может случиться в тех случаях, когда работник не приступил к работе в срок, указанный в договоре. Работодатель, по этой причине, аннулировал договор. Но в дальнейшем работник предоставил больничный лист, открытый датой, приходящейся на период между днем, когда он должен был приступить к работе, и днем, когда трудовой договор был аннулирован. Согласно трудовому законодательству аннулирование трудового договора не лишает работника прав на обязательное социально страхование.

При расчете размера пособия необходимо определить страховой стаж и нестраховые периоды работника, период в течение которого выплачивается пособие и средний заработок для его начисления.

Если у работника нет страхового стажа, то в соответствующих ячейках проставляются нули. Если работник проходил военную или, например, иную приравненную к ней службу то время её прохождения, количество полных лет и месяцев, указывается в графе «Нестраховые периоды».

Для расчета среднего заработка берутся два последних календарных года, предшествующие году, в которых работник заболел. Но при этом сумма среднего заработка за каждый год не должна превышать установленную Правительством РФ максимальную величину базы для начисления взносов в Фонд социального страхования. Такая величина устанавливается Правительством РФ ежегодно. Сумма пособия указывается раздельно по каждому источнику выплат: — работодатель и ФСС

Обратите внимание: По общему правилу, работодатель должен оплатить три дня из периода нетрудоспособности работника за счет собственных средств, и только остальные дни оплачивает Фонд социального страхования.

Подводится итог в графе «Итого начислено». Все денежные показатели указываются, начиная с первой ячейки, то есть, так же, как и другие данные, выравниваются по правому краю.

Утрата больничного листа

С момента, когда больничный лист будет получен работником в медицинском учреждении и до момента, когда работодатель обратится в ФСС за возмещением средств, потраченных на выплату пособия документ может быть утрачен. Это может произойти как по вине работника «не донесшего» листок нетрудоспособности до отдела кадров своего предприятия, так и по халатности сотрудника работодателя, кадровика или бухгалтера, потерявшего документ. Кроме того, листок нетрудоспособности может быть утрачен в случае чрезвычайной ситуации, потопа, пожара или какого-либо стихийного бедствия.

Как поступить в такой ситуации? Проще всего дело решается в тех случаях, когда работник потерял больничный лист до передачи его работодателю. Он может обратиться в медицинское учреждение и взять дубликат больничного листа. Согласно правил выдачи листков нетрудоспособности при утере больничного застрахованным лицом, то есть работником, ему может быть выдан дубликат этого документа. Выдачу дубликата листка нетрудоспособности страхователю, то есть работодателю заболевшего лица, правила не предусматривают. Не предусмотрены и иные основания выдачи дубликата, кроме ситуации, когда бланк больничного листа будет испорчен врачом при заполнении.

Обратите внимание: При выдаче дубликата больничного листа, медицинская организация может потребовать от работника справку о том, что пособие по нетрудоспособности ему не выплачивалось.

Но больничный лист может быть утрачен уже после того как работник его предоставит работодателю. Но если работодатель потерял больничный лист, что делать в такой ситуации?

Заполняем больничный лист

Здесь можно предположить два варианта развития ситуации. Если документ утрачен непосредственно после его получения, работодатель еще может обратиться к работнику с просьбой получить дубликат больничного в медучреждении. Но по законодательству больничные листы должны храниться не менее пяти лет. Если в течение этого срока листок нетрудоспособности будет потерян, то просить работника о его восстановлении бесполезно. Но такие документы в любом случае должны быть в организации, ведь первая же проверка Фонда социального страхования выявит их отсутствие. А это, в свою очередь, обернется необходимостью возврата в фонд денежных средств, полученных в возмещение выплаченного пособия.

В этой ситуации рекомендуется поступать следующим образом. Организации, потерявшей больничные листы своих работников, следует обратиться в медицинское учреждение и получить заверенные копии корешков больничных листков, которые остались в медицинской организации. Но и в этой ситуации работодателю, как правило, придется отстаивать свою правоту в суде. Проверяющие фонда социального страхования, в любом случае будут настаивать на необходимости иметь подлинники больничных листов.

В то же время судебная практика сейчас сложилась в пользу страхователей — работодателей. И отстоять обоснованность денежных средств,  затраченных на выплату пособий по утраченным больничным листам, работодателям удается.


Заполните поле под статьей и получите БЕСПЛАТНУЮ консультацию юриста!