Полагается ли сотруднику компенсация за неиспользованный отпуск?


 

В законах, регламентирующих взаимоотношения сотрудников и работодателей, большое значение уделяется вопросу организации процесса учета и предоставление отпусков. Они является важной составной частью рабочего процесса. Правильная организация времени труда и отпусков позволяет оптимизировать деятельность компании. Право на отдых сотрудника не только регламентируется, но и строго охраняется Трудовым кодексом (далее по тексту — Кодекс) и другими законодательными актами.

Почему так важно соблюдать кадровую политику?

На больших предприятиях организуются кадровые службы для точного соблюдения всех норм, которые определяют рабочий процесс. Малые предприятия и индивидуальные предприниматели зачастую не могут себе этого позволить. Поэтому вся ответственность на таких предприятиях ложится на руководителей и владельцев бизнеса. Низкая организация в вопросе учета кадров, приводит к большим штрафным санкциям и проблемам с инспекцией по труду. Нельзя недооценивать значение, которое имеет для работников предоставление отпуска и важности его компенсации в случае неполного использования.

Можно спокойно смотреть на то, как сотрудники пренебрегают правом на отдых. Считать это их проблемой, если они не хотят оформлять отпуск. И, в конечном итоге, при увольнении работников очень часто скапливаются большие суммы компенсаций. Но гораздо хуже, если руководители сами ограничивают своих работников в праве на отпуск. В любом случае рано или поздно расплачиваться придется. Если воспрепятствовать работнику в праве на отпуск можно столкнуться с контролирующими органами, а впоследствии этого и со штрафами.

Лучше всего не затягивать время, а решать кадровые проблемы по мере их возникновения. Во многом атмосферу взаимопонимания и доверия на предприятиях формируют действия, которые предпринимает администрация компании направленные на создание прозрачной и понятной кадровой политики. Одним из важных вопросов является расчет и выплата компенсаций за неиспользованный отпуск. Ситуация, когда законное время отдых так и не было потрачено работником, может возникнуть по разным причинам. В подобных случаях появляется необходимость расчета дней, за которые сотруднику законом гарантировано возмещение — компенсация за неиспользованный отпуск.


Как выяснить количество дней, за которые полагаются выплаты?

Можно выделить два варианта ее получения. В первом — работник имеет возможность прибавить дни, оставшиеся с отпуска в этом к отпуску в следующем году. Второй вариант предусматривает денежную компенсацию. Получить ее сотрудник имеет право только в случае увольнения.

Для всех вариантов необходимо выяснить, сколько фактических дней отпуска (неиспользованных) нужно учитывать для расчета полагающихся в этом случае компенсаций.

Для этого нужно знать, какие периоды включать, а какие нет, чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск. Все возможные случаи рассмотрены в стать 121 Кодекса. Периоды, которые необходимо включить:

  • отсутствие сотрудника на рабочем месте связано с тем, что медицинское обследование не было пройдено по уважительной причине;
  • вынужденные прогулы появились в случае не законного увольнения или неправомерного отстранения от выполнения своих обязанностей, а затем работник был восстановлен на своем месте работы;
  • проработанное время, без каких либо факторов влияющих на непрерывность стажа,
  • отсутствие сотрудника на рабочем месте, но сохранением последнего. Это может произойти в следующих случаях: по болезни, в связи с отпуском по беременности и родам, использовании дней предыдущего отпуска, а также учитываются отпуска, взятые за свой счет (при условии, что они не более 14 дней за весь рабочий год).

Как рассчитать компенсацию

Периоды, которые нельзя учитывать для расчета отпуска:

  • предоставление отпуска по уходу за ребенком (до исполнения ему трех лет);
  • отсутствие сотрудника без уважительных причин или его отстранение от выполнения обязанностей по следующим причинам: появление на рабочем месте в наркотическом или алкогольном опьянении, отсутствия подтверждения прохождения обучения и проверки знаний положений об охране труда, а также в других случаях указанных в статье 76 Кодекса;
  • дни, предоставленного отпуска за свой счет, которые превышают две недели (14 дней) за весь рабочего года.

Стоит отметить, что отпуск за свой счет длительностью 14 дней, можно взять, проработав всего полгода. Этот факт никак не отразится в дальнейшем на размере отпускного стажа. Некоторые случаи вычислений можно рассмотреть на примерах ниже.

Пример 1. Расчет рабочего года, в ситуации, когда сотрудник взял отпуск за свой счет более четырнадцати календарных дней.

В этом случае рабочий год следует рассчитывать со смещением, начиная с 15 календарного дня. Если сотрудник принят 01 сентября 2012 года. Его первый рабочий год попадет в период с 01 сентября 2012 года по 31 августа 2013 года. За этот год им был взят отпуск неоплачиваемый (за свой счет) с 01 июня по 31 июля 2013, продолжительность отпуска составила 61 день. Следовательно, надо от 61 отнять 14 и получаем, что смещение следующего расчетного года для определения отпускного стажа равно 47 дням.

Пример 2. Расчет рабочего года, если сотрудник увольняется до того, как его первый год работы закончится.

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник оформлен на работу 01 марта 2013 года. В неоплачиваемом отпуске он был с 01 по 30 июня. Уволился сотрудник 15 сентября. Полностью отработанными в этом случае будут считаться пять месяцев. К ним нужно прибавить проработанные дни в сентябре и 14 дней отпуска за свой счет. Получаем 14 плюс 15 равно 29, в соответствии с установленными правилами округляем полученный результат до полного месяца. В итоге получается, что стаж для расчета отпуска равен шести месяцам.

Для рассмотрения примеров были взяты наиболее понятные и простые ситуации. В любом случае на практике применяют специальную формулу расчета дней отпуска, которые не были использованы:

НД=ОЕ: 12 х Мо — ДИ, где

НД — неиспользованные календарные дни отпуска;

ОЕ — количество дней в ежегодном полном отпуске;

МО — полные отработанные месяцы;

ДИ — используемые дни отпуска.

Полными месяцами при расчетах считают месяцы, в которых была проработана половина дней или более. Правил округления в получаемых результатах нет, но традиционно округляют до двух следующих знаков после запятой. Следует также учитывать, что для расчета компенсаций рабочий год округляется до целого, если работник проработал меньше года, но больше 11 месяцев. Размер компенсации за неиспользованный отпуск после увольнения рассчитывается по тем же правилам, что и средняя заработанная плата при расчете отпускных. Она облагается НДФЛ.

Предусмотрена ли компенсация за дополнительный отпуск, который не был использован?

Законом разрешается предоставлять не только ежегодный отпуск, но и дополнительный. Он тоже является оплачиваемым и предоставляется определенным категориям лиц. Работники, которые имеют право на дополнительный отпуск, определены в Кодексе. К ним относятся следующие категории сотрудников, которые работают:

  • на вредных производствах;
  • в условиях Крайнего Севера и районах приравненных к ним;
  • ненормированный рабочий день.

Законным требованием сотрудника считается запрос о предоставлении ему компенсации за неиспользованный дополнительный отпуск. Она выплачивается за неиспользуемую часть ежегодного отпуска, длительность которой более 28 дней. Для этого сотрудник должен письменно уведомить работодателя. Последним производится выплата компенсации в денежном эквиваленте за неиспользованный отпуск. В статье 126 Кодекса накладывается ряд ограничений для таких выплат. Распространяется запрет на следующие категории лиц:

  • женщин, находящихся в отпуске по беременности;
  • несовершеннолетних сотрудников;
  • лиц работающих на вредных производствах, в опасных условиях труда, (которым за работу в этих условиях полагается дополнительный отпуск).

Данная статья не запрещает этим категориям получить денежную компенсацию в случае увольнения. Также на общих основаниях при увольнении им должна быть выплачена компенсация и за ежегодный отпуск. В соответствии с действующим налоговым законодательством выплаченные денежные компенсации за неиспользованный отпуск, в предусмотренных в Кодексе случаях, учитываются в затратах на выплату денежного вознаграждения за труд. Они облагаются налогом на прибыль физических лиц. Организация должна вычесть из компенсации налог и перечислить его в бюджет на общих основаниях. Сумма облагается страховыми взносами и выплатами за травматизм.

Выплаты при увольнении

В соответствии с Кодексом, каждый увольняемый сотрудник имеет право на компенсацию (кроме случаев увольнения по статьям Кодекса, связанных с наказанием за нарушения). Таким же правом обладает и женщина, которая находится в момент увольнения в отпуске по уходу за ребенком. Необходимо правильно рассчитать неиспользованные дни отпуска. Для работающих сотрудников не составляет труда произвести вычисления: узнать количество дней (неиспользованных), размер среднего заработка и компенсации.

Выплата за неиспользованный отпуск

У женщин, увольняющихся во время отпуска по уходу за ребенком, при расчете возникают небольшие трудности, так как они на протяжении длительного времени не работали, а только числились на рабочем месте. Согласно статье 121 Кодекса в стаж при расчете ежегодного отпуска не включается время, в течение которого работница находилась в отпуске по уходу за ребенком. В тоже время там ничего не говорится об отпуске по беременности и родам. В соответствии с этой статьей получается, что время, которое она была в отпуске по беременности можно включить в стаж. И в зависимости от того, какое количество дней осталось, рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск.

При определении среднего заработка необходимого при расчете отпускных и компенсаций, следует взять двенадцать месяцев перед началом отпуска по уходу за ребенком, потому что сотрудница получала не зарплату, а пособие (оно не может считаться заработной платой). В случае если и тогда выплат не было, за основу берется установленный оклад. С компенсации следует также выплатить налог с доходов физических лиц и сделать другие платежи предусмотренные законодательством.

В обязанности работодателя входит соблюдение установленных законом прав сотрудников. Он должен с определенной периодичностью представлять гарантированный отпуск с учетом всех необходимых надбавок. Сотрудники имеют право по заявлению, которое представляется в письменном виде, переносить время отдыха или требовать компенсацию в случае увольнения. Денежные средства за неиспользованный отпуск выплачиваются за вычетом необходимых налогов.


Заполните поле под статьей и получите БЕСПЛАТНУЮ консультацию юриста!