Путевой лист легкового автомобиля

Бюджетные и коммерческие предприятия, а также индивидуальные предприниматели в процессе работы осуществляют автотранспортные перевозки. Для грамотной организации процесса перемещения сотрудников, клиентов и грузов на легковом автомобиле оформляют путевой лист. Документ позволяет контролировать время и характер использования транспорта, расход бензина и работу водителя предприятия.

Что такое путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля (путёвка) — бумажный формуляр для первичного документирования данных по перемещению транспорта и действиям водителя организации. Записи ведут по рекомендуемой форме 3 или на её основании.

Информацией из путевого листа пользуются в следующих целях:

• регистрации передвижения работника;
• списания масел и топлива;
• планирования профилактического обслуживания транспорта;
• расчёта амортизации;
• расчёта оплаты труда водителя;
• оформления акта при контрольном замере количества топлива.
  

  Документ состоит из общей формы, раздела для отображения времени выезда и заезда в гараж, а также путевых отметок

Обязательно ли оформление

Обстоятельства, когда оформлять путёвку не нужно:

• автомобиль является собственностью физического лица и передаётся в пользование организации или другому человеку — в данной ситуации оформляют доверенность;
• легковой автомобиль является собственностью предприятия — при этом отчёт о расходах на обслуживание автомобиля и ГСМ владельцу не требуется. ГИБДД достаточно предъявить доверенность.

Необходимость в выписке путевого листа возникает в случае, когда организация занимается коммерческими перевозками грузов и пассажиров.

Путёвки требуются в работе самого предприятия. Бухгалтерия ведёт учёт расходов и начисляет заработную плату. Другие сотрудники фирмы контролируют и планируют использование автотранспорта. Наличие путёвки обосновывает поездку на служебном автомобиле во время проверки сотрудником ГИБДД.

Бланк 2018 года

Форма 3, утверждённая в качестве бланка путевого листка, является рекомендуемой. Организация вправе использовать собственный документ, при условии содержания в нём обязательных сведений:

• наименование и номер учётной формы;
• дата выписки путёвки;
• срок, на который выдана путёвка;
• фамилия, имя и отчество водителя;
• сведения об автомобиле (регистрационный номер, модель);
• реквизиты собственника транспортного средства (предприятие, фирма);
• ОГРН (ОГРНИП) организации;
• сведения о проведении предрейсовой оценки технического состояния автомобиля;
• штамп медицинского работника о допуске водителя к рейсу.

Формат путевого документа, разработанный в индивидуальном порядке, утверждают и вводят в действие приказом директора предприятия и вносят в его учётную политику. Приказ оформляют на фирменном бланке организации. В листе ознакомления указывают круг лиц, которому необходимо пользоваться данным приказом, их подписи.

Утверждённая форма документа обязательна для исполнения сотрудниками предприятия.

Последним нововведением является обязанность указания ОГРН (ОГРНИП) и отметки об осмотре автомобиля механиком перед выездом.

Правила и образец заполнения

В крупных компаниях, где используют целый автопарк, выпиской путевых листов занимаются диспетчеры. В фирме, где эта должность не предусмотрена, оформлением путёвок занимается назначенное лицо. Им может быть директор, секретарь, бухгалтер, водитель. Графу, в которой фиксируют пробег автомобиля, заполняет непосредственно водитель. Данные приборов записывают перед поездкой и после неё. Учитывают показания датчика топлива и ондометра.

Порядок внесения сведений в путевой документ легкового автомобиля регламентирован Приказом № 152 Минтранса России от 18.09.2008 г.

Путёвку всегда делают в одном экземпляре. В бланке предусматривают строку для продления действия путёвки в случае непредвиденной задержки в рейсе. На автотранспортных предприятиях путёвку для легковых машин выписывают ежедневно. В других организациях устанавливают периодичность выдачи так, чтобы рационально организовать работу подразделений. Документ оформляют не реже, чем один раз в месяц.

Его передают уполномоченному лицу по истечению срока действия. На нём ставятся подписи сотрудников:

• лица, ответственного за заполнение бланка;
• руководителя предприятия.

Бланк путёвки относится к документам строгой отчётности, ему присваивают номер и хранят 5 лет.

На документе ставят штамп. Круглую печать применяют, если это указано в Уставе.

Лицевая сторона

Лицевая сторона путёвки содержит следующую информацию:

1. Номер и серия документа. Нумерацию разрабатывает уполномоченное лицо и утверждает директор предприятия, она не должна дублироваться. Поле «Серия» заполняют для бланков, отпечатанных в типографии.
2. Дата. Указывают дату выдачи и срок действия документа, который не может превышать одного месяца. В случаях, когда лист выдают на несколько дней, вписывают необходимый период.
3. Данные об организации. Заполняют наименование, юридический и фактический адреса предприятия, телефон, ОГРН (ОГРНИП), код ОКПО.
4. Сведения об автомобиле. Указывают марку, реквизиты договора аренды (если машина арендована), государственный номер, гаражный или инвентарный номер.
5. Фамилия, имя, отчество и табельный номер водителя.
6. Данные о водительском удостоверении.
7. Сведения о классе водителя.
8. Наименование организации и фамилия водителя, в распоряжение которого поступает автомобиль.
9. Адрес подачи. Указывают адрес, куда должен подъехать автомобиль для выполнения дальнейших указаний.
10. Время выезда из гаража. Указывают также дату начала рейса, если документ был выдан более чем на один день.
11. Диспетчер-нарядчик. Два поля, в одно из которых вписывают фамилию сотрудника, выдавшего лист. Во втором уполномоченное лицо удостоверяет подписью время прибытия автомобиля в гараж, делает пометки об опоздании, простое или другой непредвиденной ситуации.
12. Механик. В строке подписывается механик, осмотревший автомобиль перед рейсом. Вносит свою фамилию и инициалы. Подпись водителя означает его согласие с заключением об исправности транспортного средства.
13. Время возвращения в гараж. Помимо времени, ставят дату, если путевой документ выписали на несколько дней.
14. Автомобиль сдал водитель. В поле ставит подпись водитель, визируя время приезда в гараж.

Прилагаемый бланк и образец заполнения — это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года и до сих пор не потеряла своей актуальности

В нижнюю часть путёвки вносят информацию по движению топлива:

• марку бензина;
• количество горючего в баке перед началом работы;
• количество топлива, выданного во время рабочего дня;
• объём топлива в баке при возвращении в гараж;
• расход топлива по норме (показатель рассчитывают по нормам согласно по распоряжению № АМ-23-р Минюста России);
• фактический расход топлива;
• показания спидометра до и после выезда;
• экономия или перерасход топлива.

Перед выездом транспорта в путёвке расписывается врач.

Оборотная сторона

Согласно форме 3, на оборотной стороне путевого бланка указывают маршрут. Водитель описывает все передвижения за период, на который распространяется действие путёвки. Работник вносит данные о времени отъезда и приезда, указывает расстояние в километрах. Необходимость внесения этих сведений учитывают при разработке формы для учёта поездок и расхода ГСМ на предприятии.

Каждую поездку автомобиля записывают под индивидуальным номером, указывают код заказчика (если присвоен). Если путёвка выдана на несколько дней, указывают дату поездки.

На оборотной стороне подпись ставит сотрудник, который использовал автомобиль.

С 2013 года каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться

Особые правила заполнения листов на линии

Внесение данных в бланк на линии имеет свои особенности:

• заказчик отмечает точное время — графу заполняют только в случае предъявления путёвки водителем;
• в графе «Заказчик» клиент ставит подпись, которой подтверждает достоверность указанных в документе сведений;
• в графах «По прибытии» и «По убытию» заказчик проставляет показания спидометра автомобиля;
• графа «Особые отметки» нужна, чтобы зафиксировать замечания клиента.

Особые правила при заполнении листов, когда машина возвращается в гараж

В случае возвращения автомобиля в гараж действуют следующие правила заполнения путевых листов:

• блок «Работа водителя и автомобиля» заполняет механик — он фиксирует дату и время прибытия машины в гараж, списывает данные спидометра и датчика горючего, визирует записи;
• в графе «Сдал» расписывается водитель, подтверждая, что возвратил автомобиль в удовлетворительном состоянии;
• завершающим этапом является принятие и визирование листка диспетчером.

Предрейсовый медосмотр водителя

Медицинскому осмотру подлежат все, кто числится в компании на водительских должностях, независимо от места, дальности поездки, типа транспортного средства. медосмотры и психиатрические освидетельствования осуществляются за счёт средств работодателя.

Медработник осматривает водителя перед рейсом и после этого фиксирует действия в путевом листке.

Кабинет врача обустраивают на предприятии либо заключают договор с медицинской организацией.

После предрейсового осмотра врач оставляет запись о том, что водитель может выполнять свои обязанности по управлению транспортным средством.

Время, затраченное на медосмотр, считается рабочим временем водителя

Нахождение на линии водителя, не прошедшего медицинское освидетельствование, ведёт к административному штрафу. За отсутствие записи об осмотре также предусмотрена административная ответственность. Аналогичные последствия ожидают организацию, если осмотр провёл неквалифицированный врач.

Согласно законодательству, юридическое лицо штрафуют на 110–130 тыс. руб., руководителя — на 15–25 тыс. руб.

Как правильно вести журнал выдачи путевых листов

Выданные путёвки регистрируют в журнале движения путевых листов по отраслевой форме № 8. Ответственным за ведение журнала назначают специалиста, который выпускает автомобиль на маршрут.

Титульный лист журнала оформляют с указанием названия организации и фамилии ответственного за заполнение документа. Оставляют строки для записи дат, когда начат и окончен журнал. Документ прошивают, подписывают и проштамповывают.

В журнале регистрации путевых листов заполняют следующие графы:

• номер путевого документа (путёвки нумеруют, начиная с №1);
• дату выписки путёвки;
• фамилию и инициалы водителя, его номер по табелю;
• номер транспортного средства;
• дату получения путёвки бухгалтерией;
• подпись водителя, бухгалтера и диспетчера (сотрудника, ответственного за выпуск транспортного средства).

После заполнения последней страницы журнал сдают в архив организации и хранят не менее пяти лет.

В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах

Основные бухгалтерские проводки по путевому листу

Путевой лист — первоисточник сведений, на основании которых бухгалтер списывает горюче-смазочные материалы. Для проводки используют счета 20, 10 и субсчёт 10.3. Реже используют счета 23 и 26, для торговых организаций — 44-й счёт.

Горюче-смазочные материалы списывают при помощи проводки: ДТ 20 (23, 26 или 44) – КТ 10.3. По бухгалтерской документации проходят фактические затраты на объём ГСМ, израсходованный и зафиксированный в бланке путёвки.

Штрафные санкции со стороны ГИБДД и ФНС

Налоговую инспекцию интересует корректность и своевременность оформления путевых листов, так как документ отражает расход ГСМ подотчётной организацией. Случаи, когда у ФНС возникают вопросы по поводу использования транспорта:

1. В организации не оформлялись путевые листы для собственных автомобилей работников, но имело место их использование в служебных целях. Претензии могут возникнуть, если сотруднику начислена компенсация.
2. Невозможно получить однозначные сведения по расходу ГСМ, так как информация в чеках и путевых листах разнится.
3. Показания спидометра служебного автомобиля в конце рабочей смены отличаются от данных на утро следующего дня.

ГИБДД накладывает штрафные санкции за отсутствие путёвки. Штраф составляет: для водителя — 500 руб., для руководителя предприятия — 20 тыс. руб., для организации — 100 тыс. руб.

Если в работе предприятия путевой документ не используют, то на водителя оформляют доверенность.

Неправильное оформление путёвки грозит штрафом от 3 до 30 тыс. руб.

Заполняем путевой лист на видео

Путевой лист — важный документ, который оформляют в организации в установленном или самостоятельно разработанном виде. Бланк содержит обязательные реквизиты. Надлежащее оформление документа обеспечивает правильный учёт работы автотранспорта, а также предотвращает вопросы со стороны ФНС и ГИБДД.