Не секрет, что количество работающих граждан, которые получают заработную плату на банковские карты, из года в год только растет. Услугами банковских организаций пользуются значительное количество предпринимателей и юридических лиц. Но, не смотря на все удобства, предоставляемые зарплатными программами, многие работодатели предпочитают выплачивать заработную плату своим сотрудникам в кассе предприятия. В то же время расчет и выдача вознаграждения работникам через кассу требует правильного составления предусмотренных законом документов.
Порядок применения расчетно-платежной ведомости
Проведение хозяйственных операций должно сопровождаться оформлением первичных документов. Для расчета и выплаты заработной платы применяются, так называемые, ведомости. В зависимости от способа, выбранного работодателем для выплаты заработной платы своим сотрудникам, могут применяться следующие ведомости:
- расчетная ведомость,
- платежная ведомость,
- расчетно-платежная ведомость.
Как видно даже из самого названия, последняя объединяет в себе информацию первых двух и при её использовании расчетную и платежную ведомости не применяют. Расчетная ведомость может применяться самостоятельно если вся заработная плата перечисляется на банковские карты работников.
Типовые формы расчетно-платежных ведомостей разрабатываются Госкомстатом РФ. В настоящее время применяются две формы таких ведомостей:
- расчетно-платежная ведомость форма 0504401,
- расчетно-платежная ведомость форма 0301009.
Первая из них применяется для государственных бюджетных и казенных учреждений. Что касается формы 0301009, то следует помнить, что уже с 1 января 2013 года применение утвержденных типовых форм первичных документов не является обязательным для предпринимателей и юридических лиц. Субъекты хозяйственной деятельности вправе самостоятельно разрабатывать и применять в своей деятельности необходимые им первичные документы.
Не следует забывать, что самостоятельно разработанные и утвержденные документы должны обладать всеми необходимыми реквизитами.
Согласно закону «О бухгалтерском учете», в разрабатываемые самостоятельно первичные документы субъекты хозяйственной деятельности должны включать следующие реквизиты:
- ФИО предпринимателя или наименование организации подготовивших документ,
- наименование первичного документа,
- дата его составления,
- содержание хозяйственной операции,
- величина измерения хозяйственной операции с указанием единиц её измерения,
- ФИО, должности и подписи лиц, ответственных за совершение операции.
Только при наличии определенных законом реквизитов, такие документы могут быть приняты к учету.
Большинство субъектов экономических субъектов в своей работе используют расчетно-платежную ведомость формы 0301009 (№ Т 49). О том, как её заполнить расскажем далее.
Как заполнить ведомость
Сам документ состоит из титульной и итоговой частей, а также таблицы, в которой производятся расчеты вознаграждения сотрудникам и отмечаются факты получения или депонирования заработной платы.
В титульном разделе ведомости указываются наименование и структурное подразделение юридического лица, ФИО предпринимателя. Общая сумма выплат, которую предполагается сделать по данной ведомости. Срок, в течение которого будут производиться выплаты.
Обратите внимание: Максимальный срок для выплаты заработной платы не может превышать пяти дней.
В титульной части ведомости указывается дата составления документа и его номер, а также отчетный период.
Что такое отчётный период для бухгалтерской отчётности? Подробно рассказываем тут: http://ipshnik.com/vedenie-ip/buhgalterskaya-otchetnost/chto-takoe-otchetnyiy-period-dlya-buhgalterskoy-otchetnosti.html
Итоговая часть предназначена для отражения выплаченных и депонированных сумм, в случае, если кто-либо из работников не получил зарплату в установленный срок. Не полученные денежные средства депонируются и сдаются в банк.
Табличная часть формы заполняется на основании данных табелей рабочего времени, содержащих сведения о количестве отработанных рабочих дней и часов. В соответствующих графах указывается денежные суммы, подлежащие начислению тому или иному работнику, и суммы удержаний из его оплаты труда.
Как правильно заполнять ведомость по зарплате можно прочитать здесь: http://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/zarplata-i-vyiplatyi/vedomost-po-zarplate-blank-i-poryadok-zapolneniya.html
Типовая не предназначена для отражения выплаты заработной платы в натуральной форме. Но, как известно, некоторые предприниматели и организации предпочитают производить оплату труда частично наличными деньгами, а частично продукцией. В этом случае, при разработке и утверждении формы ведомости можно предусмотреть соответствующие графы. Сведения, содержащиеся в данных графах, должны отражать информацию о единицах измерения и стоимости передаваемых материальных средств.
Выдача заработной платы должна быть подтверждена подписью работника. Для проставления росписи работника, а так же для отметки о депонировании денежных средств, предусмотрена соответствующая графа.
Сроки сдачи и правила оформления бухгалтерской отчётности можно найти по ссылке: http://ipshnik.com/vedenie-ip/buhgalterskaya-otchetnost/sdacha-buhgalterskoy-otchetnosti-trebovaniya-pravila-podachi-i-sroki.html
В документе проставляются росписи кассира, главного бухгалтера (бухгалтера) при их отсутствии проставляется роспись руководителя организации или предпринимателя. По итогам выплаты денежных средств, на всю выданную сумму составляется расходный кассовый ордер по форме № КО — 2. Дата составления и порядковый номер ордера указываются в итоговой части документа.
Расчетно-платежная ведомость: образец заполнения
Учет и хранение расчетно-платежных ведомостей
Ведомость, как и каждый первичный документ, подлежит соответствующему учету в соответствующем журнале регистрации. Так как ведомость является первичным документом, то соответственно образовавшиеся в процессе деятельности ведомости должны храниться на предприятии не менее пяти лет. Но по истечении этого срока ведомости не подлежат уничтожению. Документы, содержащие информацию о расчете и выплате заработной платы, должны находиться на архивном хранении не менее 75 лет.