Руководство предприятия заинтересовано в том, чтобы получать точную информацию относительно активов и обязательств предприятия. Бухгалтерский учёт отражает сведения относительно оприходования, выбытия, изменения стоимости основных средств. Но достоверность этой информации подтверждается только инвентаризацией. Расскажем, как провести инвентаризацию основных средств, выявить возможные излишки и недостачи имущества, а также грамотно оформить итоги проверки.
Основные этапы инвентаризации в организации
Учёт предприятия сосредоточен в бухгалтерии. Сотрудники бухгалтерской службы обрабатывают, систематизируют учётные показатели, формируют отчёты. Имущество предприятия распределяется по участкам, цехам, строительным площадкам и другим местам. Столы, компьютеры, сейфы, установленные в помещении, бухгалтерии видны каждый день. А вот на месте ли оборудование, в каком состоянии находится транспорт и другие основные средства (ОС), можно узнать только при инвентаризации.
Инвентаризация имущества проводится комиссией, в состав которой входят представители различных отделов предприятия
Как должна проводиться сверка наличия оборудования и инвентаря на предприятии
Инвентаризация обязательна в нижеперечисленных случаях.
Читайте в статье как проводится инвентаризация денежных средств в кассе: http://ipshnik.com/vedenie-ip/poryadok-provedeniya-inventarizatsii-denezhnyih-sredstv-v-kasse.html
- При подготовке отчёта за текущий год.
- В случае выявления хищений имущества.
- Если увольняется материально ответственный работник.
- Перед проведением обязательного аудита.
- При продаже либо сдаче имущества в аренду.
- В случае повреждения или гибели ОС.
- Когда предприятие прекращает функционировать.
Периодичность инвентаризации и срок её проведения
Инвентаризация ТМЦ должна проводиться не реже 1 раза в год (перед составлением годового отчёта). Пересчитывать собственные и взятые на хранение основные средства следует минимум раз в три года.
Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в 3 года, а библиотечных фондов — один раз в 5 лет.
Более частые проверки могут проводиться при наличии соответствующей производственной необходимости.
Нормативные документы, регламентирующие порядок инвентаризации в ООО
Инвентаризация предусмотрена законом № 402-Ф3 от 06.11.2011, «Положением по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации» (зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598). И также она регламентируется локальными правовыми актами компании: учётная политика каждого предприятия содержит краткий порядок инвентаризации имущества. Результаты инвентаризации отражаются в статистических формах, утверждённых приказом № 88 18.08.1998.
Узнайте в статье как правильно заполнять акт инвентаризации наличных денежных средств: http://ipshnik.com/vedenie-ip/akt-inventarizatsii-nalichnyih-denezhnyih-sredstv.html
Инвентаризация любых основных средств должна проводиться в строгом соответствии с требованиями нормативных документов
Особенности процесса инвентаризации основных средств
Периодичность инвентаризации основных средств устанавливается предприятием в учётной политике.
Состав комиссии
В инвентаризационную комиссию предприятия принято включать:
- главного инженера или руководителя подразделения предприятия;
- экономиста;
- бухгалтера;
- инженера;
- юриста.
Образцы инвентаризационных ведомостей
Комиссия действует на основании распоряжения руководителя о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22. Бланк доступен по бесплатной ссылке.
Форма приказа и методика его заполнения
Приказ регистрируется в книге контроля № ИНВ-23. Утверждать членами комиссии целесообразно сотрудников, работа которых не носит разъездной характер. Если участник комиссии в день инвентаризации будет в командировке, то итоговые документы не подлежат утверждению. Бланк формы ИНВ-23 можно получить здесь.
Технология подготовки к документальной инвентаризации
До инвентаризации в бухгалтерии членами комиссии проверяются:
- учётные книги;
- картотека;
- описи основных средств;
- техническая документация;
- сведения относительно арендованного имущества.
Видео: оприходование неучтённых ОС
Обеспечение процедуры инвентаризации
Инвентаризация проводится по местам эксплуатации основных средств. По прибытии комиссии материально ответственное лицо (МОЛ) даёт расписку относительно оприходования и выбытия имущества. Виза председателя позволяет зафиксировать остатки имущества в учёте до начала инвентаризации. Расписка предусмотрена формой инвентаризационной описи № ИНВ-1.
Бланк формы можно бесплатно скачать по ссылке.
Как осуществляется проверка ОС
МОЛ присутствует при осмотре и подсчёте основных средств. Комиссия записывает в опись номера, названия основных средств, а также их технические характеристики. Проверяет документальное подтверждение права собственности предприятия на недвижимое имущество.
Примите к сведению, что подпись МОЛ в описи № ИНВ-1 обязательна.
Видео: как провести инвентаризацию товаров
Как проводить проверку учётных и фактических сведений
Инвентаризационная комиссия проверяет полученные сведения. Когда обнаружены основные средства, которые не числятся в учёте, отражаются характеристики для идентификации: материал, размеры, мощность, назначение, другие. Если показатели количества и стоимости основных средств совпадают с учётными, комиссия в протоколе заседания по итогам инвентаризации указывает на отсутствие расхождений.
Пример сличительной описи
По всем выявленным отклонениям составляется сличительная ведомость № ИНВ-18, в которой обязательна подпись МОЛ.
Форма сличительной ведомости для отражения итогов инвентаризации ОС состоит из двух частей. В «шапке» указываются:
- общие сведения о компании, проводящей ревизию: наименование, основной тип деятельности и другие данные;
- сведения об инвентаризации — основание для её проведения, а также даты начала и окончания;
- номер и дата составления ведомости.
- вид операции, который проставляется, если организация использует коды для отражения операций в учёте; в противном случае ставится прочерк.
В табличной части обычно отражаются данные «нестыковок» ОС по их количеству.
Бланк формы № ИНВ-18, нужной каждому бухгалтеру, прилагается по этой ссылке.
Отражение результатов инвентаризации
Инвентаризационная комиссия подводит итоги на заседании. Результаты инвентаризации представляются в форме №ИНВ-26. Бланк прилагается по данной ссылке.
Председатель инвентаризационной комиссии подписывает заполненную и проверенную ведомость. Протокол заседания, форма № ИНВ-26, инвентаризационная опись, сличительная ведомость передаются руководителю. Итоги инвентаризации утверждаются приказом.
Видео: правила сличения имущества с данными первичных документов
На заключительном этапе документация по инвентаризации поступает в бухгалтерскую службу. Все расхождения, выявленные во время проверки, должны быть должным образом зафиксированы в учёте.
Таблица: как оприходовать излишки имущества или списать его недостачу
| Тип расхождения | Порядок бухгалтерского учёта |
| Излишек | Оприходование по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации с отнесением на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации |
| Недостача в пределах норм естественной убыли | Отнесение на издержки производства или обращения (расходы) |
| Недостача сверх норм естественной убыли | Отнесение за счёт виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации |
Способы регулирования расхождений в бухгалтерском учёте
Расхождения учётных и фактических сведений отражаются в бухгалтерском учёте. Если найдены виновные в недостаче, стоимость имущества будет взыскана в добровольном порядке или по решению суда. Если виновные в недостаче отсутствуют, стоимость относится на прочие расходы. Неучтённое имущество оприходуется по стоимости оценки. Бухгалтерские записи приведены в таблице.
Таблица: как должны составляться проводки по итогам инвентаризации
| № | Операция | Д | К |
| 1 | Неучтенное имущество принимается на баланс | 01 | 91 |
| 2 | Списывается первоначальная стоимость при выбытии ОС | 01 В | 01 |
| 3 | Списывается амортизация | 02 | 01 В |
| 4 | Учитывается недостача | 94 | 01 В |
| 5 | Стоимость ОС относится на виновных лиц | 73–2 | 94 |
| 6 | Разница рыночной и остаточной стоимости ОС | 73–2 | 98 |
| 7 | Возмещение виновным лицом недостачи | 50; 51 | 73–2 |
| 8 | Списывается разница стоимости ОС | 98 | 91 |
| 9 | Недостача ОС за счёт предприятия | 91 | 01 |
Причины ошибок при проведении инвентаризации и оформлении её итогов
Существует риск несерьёзного отношения к инвентаризации. Нежелание брать на себя дополнительные хлопоты, уверенность, что имущество находится под контролем, желание обойтись минимальными действиями приводят к появлению заполненной описи № ИНВ-1 без выхода на места хранения и эксплуатации имущества.
В этой статье можно ознакомиться с порядком проведения ревизии кассы и кассовых операций: http://ipshnik.com/vedenie-ip/ispolovanie-kasssovyih-apparatov/kak-provoditsya-reviziya-kassyi-i-kassovyih-operatsiy-u-ip.html
Ошибочным подходом к инвентаризации будет составление от пяти до десяти инвентаризационных описей второпях, одной и той же датой. Помните, что инвентаризационная комиссия физически не способна проверить за один день имущество на разных площадках и объектах.
Инвентаризация подтверждает состояние активов и достоверность учёта, поэтому небрежно проведённая или незаконченная проверка чревата искажением бухгалтерских регистров.
Значение своевременной и полноценной инвентаризации для составления годового отчёта предприятия сложно переоценить: благодаря ей возможны своевременная переоценка товара, утратившего часть потребительских качеств, а также списание пришедшего в негодность имущества. Взаимодействие руководства, бухгалтерской службы, специалистов при инвентаризации обеспечивает надлежащий контроль за движением основных средств и достоверность бухгалтерской отчётности компании.
