Инвентаризация товарно-материальных ценностей в компании: как пересчитать имущество быстро и правильно

Чтобы без всякой опаски приступить к проведению инвентаризации материальных ценностей (МЦ), надо представить её выполнение как необходимый инструмент всякой предпринимательской деятельности. Требования к процессу выполнения инвентаризации товарных остатков регулируются многочисленными инструкциями, знать которые обязан каждый работник склада и бухгалтер-материалист.

Понятие и особенности проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей

Под инвентаризацией товарно-материальных ценностей (ТМЦ) понимается процедура сличения имеющегося у компании имущества с показаниями бухгалтерской документации. Причём товарно-материальные ценности фирмы в этот момент могут размещаться в офисе, складских помещениях, участвовать в производственных процессах и продаваться на площадках магазинов.

По условиям расположения имущество компании можно разделить на следующие категории:

  • пребывающие в складских сооружениях различного назначения: сырьевых, горюче-смазочных материалов (ГСМ), деталей и инструментов, продовольственных, товарных;
  • участвующие в хозяйственно-производственной деятельности: в цеховых помещениях, на строительных площадках и других объектах;
  • выставленные в торговых заведениях или в демонстрационных залах.
Плановая инвентаризация

Инвентаризация материально-производственных запасов производится не реже 1 раза в квартал

Различают плановые и внеплановые инвентаризационные проверки МТЦ.

В какой срок следует провести плановую инвентаризацию

Плановые проверки осуществляются через определённые промежутки времени. Цикличность осуществления инвентаризации предписывается распоряжением руководителя фирмы. Большей частью мероприятия осуществляются согласно графику ежегодно, ежеквартально и ежемесячно.

Практически всегда инвентаризационная проверка выполняется в конце года, так как её осуществление по окончании четвёртого квартала является обязательным мероприятием (ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте»). По итогам этой проверки производится сличение ТМЦ с годовой бухгалтерской отчётностью.

Памятка по организации внеплановой проверки товарных и материальных запасов

Внеплановые инвентаризации осуществляются:

  • при продаже и сдаче в аренду;
  • когда МТЦ передаются под ответственное хранение новому исполнителю;
  • при воровстве имущества;
  • при подозрении на умышленную порчу МТЦ;
  • после случившихся пожаров, наводнений и других природных катаклизмов, а также после аварий и техногенных катастроф;
  • при закрытии фирмы;
  • в случае перехода предприятия к иному владельцу.

Тотальные и выборочные проверки на предприятии

По охвату проведения инвентаризации бывают полные и частичные.

При полной проверке осуществляется глобальная сверка всего имущества компании на зафиксированную в приказе дату. Обычно такой аудит перед составлением годового бухгалтерского отчёта, а также при коренной реорганизации фирмы или её ликвидации.

Частичная проверка исполняется на отдельных объектах, которые обычно выбрало руководство компании. Такая инвентаризация обычно выполняется по причине назначения нового материально ответственного лица на отдельный склад, магазин, стройку. Иногда она осуществляется после выявления недостачи или случаев кражи.

Формы инвентаризации

Кроме перечисленных выше проверок, различают натуральную и документальную инвентаризацию.

Натуральная проверка состоит в непосредственном пересчёте, вычислении объёмов и определении веса МТЦ.

Документальная — ограничивается изучением документации подтверждающей наличие имеющегося имущества.

Натуральная инвентаризация

Натуральная инвентаризация подразумевает сплошной пересчёт всех ТМЦ независимо от места их нахождения

Подготовка

Подготовка инвентаризационной проверке начинается с опубликования приказа руководителя о необходимости её осуществления.

Согласно постановлению Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 этот документ оформляется на унифицированном бланке ИНВ-22.

Как должен оформляться приказ об инвентаризации

Решение руководства о пересчёте имущества принимает руководитель. Оформляться оно должно приказом на выполнение инвентаризационной проверки МТЦ, примерный образец которого приведён ниже.

Приказ о проведении инвентаризации

Образец приказа на проведение инвентаризации МТЦ

Документ подписывается руководителем предприятия. Исходящий номер и дата регистрации документа записываются в специальный журнал для приказов по проведению инвентаризации. Этот журнал унифицирован согласно инструкциям Госкомстата в форме бланка ИНВ-23.

Порядок проведения проверок в ООО или ЗАО

Основными положениями, определяющими правила выполнения инвентарных проверок, являются два нормативных документа.

  1. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации» (зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598).
  2. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества».

В этих приказах не указывается минимальное и максимальное количество членов инвентарной комиссии, но зато определяется, какие специалисты обязаны в ней находиться.

Персональный список членов комиссии определяется руководителем. В этом списке обязательно должны присутствовать бухгалтер, юрист, товаровед или технолог, то есть не менее трёх человек.

При выполнении инвентаризации по просьбе правоохранительных органов разрешается присутствие их представителей. Однако в члены комиссии они не включаются. Когда проводится инвентаризация, в комиссию обычно вводят специалиста из ревизионной организации.

Допустимо ли участие в проверке материально ответственных лиц?

Зачисление в список инвентаризационной команды материально ответственного лица (МОЛ) в инструкциях специально не оговаривается. В то же время является обязательным его присутствие на стадии непосредственного пересчёта имущества.

Материально ответственное лицо, пребывающее в момент инвентаризации под арестом, сотрудники правоохранительных органов обязаны доставить к месту проверки, иначе инвентаризация не будет иметь юридической силы. То же самое касается членов комиссии. Если на месте проведения инвентаризации будет отсутствовать любой из них, то итоги проверки будут считаться недействительными.

Прохождение инвентаризации МТЦ

Инвентаризация МТЦ происходит путём непосредственного пересчёта, а также измерения объёма и веса МТЦ в точках сбережения. Основная процедура инвентаризации заключается в сличении имеющегося по факту имущества с бухгалтерскими цифрами.

Как организовать процесс учёта имущества

Категорически запрещается пересчитывать материально-технические ценности согласно накладным и счетам-фактурам, так как тогда можно не увидеть и не зафиксировать не учтённое в них имущество, МТЦ с так называемым нулевым остатком. Пересчитывать материально-технические ценности необходимо согласно их местонахождению. Такая методика позволяет полностью исключить пропуск материалов, которые не учтены в бухгалтерской документации.

Правильный анализ товаров и запасов

Сама процедура пересчёта имущества зависит от вида МТЦ. Легче всего посчитать имущество поштучно. При таком подходе производится выборочное вскрытие заводской упаковки и пересчёт находящихся там предметов по описи в каждой открытой упаковке. Если наблюдается несоответствие комплектации по описи и факту, то вскрываются и пересчитываются все упаковки.

Процесс проведения инвентаризации

Пересчёт имущества на складе

При проверке МТЦ, представленных сыпучей массой и жидкостями, необходимо проводить взвешивание таких веществ. Если невозможно взвесить упаковку, измеряют её объём и пересчитывают итоговую массу. При этом производятся поправки на температуру воздуха и принимаются во внимание другие особенности имущества.

Свои нюансы имеет инвентаризация сельскохозяйственной продукции. Здесь объём и вес фруктов и овощей, заложенных в хранилищах, вычисляется с помощью расчётных таблиц с переводом объёма отдельных разновидностей сельхозпродукции в килограммы и тонны.

Организация работы на складе в момент проведения инвентаризации

На период выполнения инвентаризации продажа, покупка и передача по доверенности подсчитываемых МТЦ приостанавливается. На это время запрещается оформление и выдача любой приходно-расходной бухгалтерской документации. И также на период проверки категорически запрещается нахождение посторонних лиц и тем более их передвижение на вход и выход.

Инструктаж персонала

Чтобы во время проверки не возникали конфликтные ситуации, в приказ на инвентаризацию МТЦ предписывается внести запись о запрещении хранения личных вещей в складских сооружениях, местах нахождения товаров и другого имущества.

При вынужденных остановках инвентаризации на обеденный перерыв, а также после завершения рабочего дня помещение запирается на замок и опечатывается. Ключ передаётся материально ответственному лицу, а опись помещается в сейф, который опечатывается председателем комиссии. Такие предосторожности не дают никому проникнуть в помещение без ведома всех заинтересованных сторон.

Инвентаризация забалансовых счетов

Нередко бухгалтеры интересуются, нужно ли проверять во время инвентаризации имущество и вложения в доходные ценности, числящиеся на забалансовых счетах. Ответ, безусловно, положительный: в ходе проверки ТМЦ, числящиеся за балансом, должны оцениваться по их учётной стоимости. Выявленные излишки следует оприходовать в установленном порядке, по поводу обнаруженных недостач материально ответственным лицам нужно составить объяснительные записки.

Во время проверки на забалансовое имущество составляются отдельные инвентаризационные описи и сличительные ведомости (пп. 2.11 и 4.1 Методических указаний по инвентаризации).

http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/predusmotreno_li_dlya_zabalansovyh_schetov_provedenie_inventarizacii/

Рекомендации по оформлению инв. списка

Итоги физического пересчёта тут же заносятся в инвентаризационную опись по форме ИНВ-3.

Форма ИНВ-3 для инвентаризации МТЦ

Унифицированный бланк ИНВ-3 для оформления итогов физического пересчёта

Обычно эта опись представляется в двух экземплярах: для материально ответственного лица и для бухгалтерии. Дополнительный экземпляр передаётся в правоохранительные органы по их просьбе.

Нюансы заполнения бланка инвентаризационной описи МТЦ

Опись в зависимости от объекта проверки выполняется на различных стандартных бланках. Так, для основных средств применяется форма ИНВ-1, а для нематериальных активов — форма ИНВ-1.

Для учёта МТЦ опись выполняется по форме ИНВ-3.

Составление инвентаризационной описи

Образец заполнения инветаризационной описи на бланке ИНВ-3

Как заполнить документ о проведении инвентаризации

Составление протокола инвентаризации при кажущейся простоте имеет свои сложности. Один из нюансов — суммирование итогов по всем колонкам, приводящее к сложению метров, экземпляров, центнеров и литров. Конечно, никакого физического смысла такая арифметика не имеет, но зато затрудняет подделку подписей лиц скрепляющих опись.

Внизу этого документа вдобавок к подписи пишется ещё одна запись МОЛ в том, что он присутствовал на инвентаризации и никаких претензий к её достоверности не имеет.

При смене материально ответственного лица внизу описи ставится расписка о принятии материально-технических ценностей под его ответственность.

Как оформить инвентаризацию МТЦ, принятых на ответственное хранение

Иногда кроме формы ИНВ-3 составляется ведомость по форме ИНВ-5. В ней перечисляется имущество, принятое на ответственное хранение другим предприятием.

При ответственном хранении проверка делается аналогично стандартной инвентаризации. Различие заключается в том, что владелец склада и владелец ТМЦ заранее договариваются о сроках плановых проверок. Руководство фирмы, в которую были переданы ТМЦ для ответственного хранения, обязано организовать условия для осуществления инвентаризации. Ведомость на бланке ИНВ-5 оформляется также, как форма ИНВ-3 в количестве 2–3 экземпляров. Позицию материально ответственного лица здесь занимает сотрудник фирмы-хранителя.

Инвентаризационная опись № ИНВ-5

Образец бланка ИНВ-5, используемого для инвентаризации ТМЦ на ответственном хранении

Как проводить инвентаризацию отгруженных товаров

При инвентаризации отгруженных ТМЦ, срок оплаты которых ещё не истёк или срок закончился, но имущество всё равно осталось не оплаченным, применяется форма ИНВ-4. Она составляется почти так же, как ИНВ-4. Единственное различие заключается в том, что в графе «Примечание» по каждому названию ТМЦ указывается покупатель.

В форме ИНВ-4 на странице 1 указаны основные сведения об организации и перечислены направления проведения ревизии.

Составление описи ТМЦ

Акт инвентаризации по форме ИНВ-4 для инвентаризации отгруженных товаров

Страница 2 формы ИНВ-4 заполняется по стандартным правилам: здесь указываются наименование, характеристики, количество и стоимость ТМЦ. В графу «Примечания» можно вносить любые пояснительные записи.

Составление акта описи ТМЦ

На оборотной стороне акта инвентаризации по форме ИНВ-4 должны расписаться все члены комиссии

Как оценить результаты

Обработка итогов инвентаризации заключается в сличении инвентаризационной описи с бухгалтерскими данными. На этой стадии фиксируются различия между бухгалтерским учётом и подсчитанными остатками ТМЦ. Руководство предприятия и инвентаризационная комиссия выполняют тщательный анализ итогов инвентаризации и выясняют причины, по которым возникли расхождения. При необходимости поднимаются описи предыдущей проверки и прослеживается движение МТЦ за время прошедшее между последними инвентаризациями.

Как должна составляться сличительная ведомость

Обнаруженные различия отражаются по форме ИНВ-19, закреплённой в перечне основных документов по инвентаризации в качестве сличительной ведомости результатов инвентаризации товарных и материальных ценностей.

Фотогалерея: методические рекомендации по оформлению формы № ИНВ-19

Правила документального подведения итогов

Период подведения итогов начинается приказом об утверждении полученных результатов. Примерный образец соответствующего приказа приведён ниже.

Приказ о подведении итогов инвентаризации

Образец приказа об утверждении результатов проведённой инвентаризации должен содержать пункт об отражении итогов проверки в бухгалтерском учёте

Одновременно с приказом окончательно подбиваются итоги инвентаризации по форме ИНВ-26.

Как отразить факты излишков, недостач и пересорта ценностей

В форму ИНВ-26 вписываются значения по излишкам и недостаче МТЦ. Здесь же перечисляется испорченное имущество с выделением средств, списываемых на естественную убыль, а также сумм, которые должны быть компенсированы. Кроме этого, пересчитывается баланс от пересортицы.

Образец ведомости ИНВ-26

Образец ведомости ИНВ-26

Бланк ведомости учёта результатов инвентаризации ИНВ-26 удобен для наглядного представления итогов инвентаризации

Документ скрепляется подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия. Оформление приказа и ведомости учёта результатов свидетельствуют о документальном завершении инвентаризационной проверки.

Отражение недостачи в бухучёте

Обнаруженные проверкой недостачи делятся на три категории.

  1. Естественное убытие и порча имущества.
  2. Небрежное содержание и воровство со стороны установленных лиц.
  3. Порча и кража имущества, по которым виновных не обнаружено. К этой категории относятся случаи, когда суд не нашёл убедительных доказательств причастности конкретных граждан к порче и краже МТЦ.

Списание недостачи в рамках естественной убыли

Списание недостачи в первом варианте производится на стандартных торговых бланках ТОРГ-6, 15, 16, 20. В ТОРГ-6 производится списание по причине завеса тары, в ТОРГ-15 — списание по причине боя, ломки, порчи, в ТОРГ-16 — списание в общем плане, в ТОРГ-20 — списание из-за подработки, подсортировки и перетаривания. Списывание МТЦ производится согласно нормам естественной убыли, которые устанавливаются приказами отраслевых министерств.

Документальное отражение недостачи виновных лиц

Если виновным признано конкретное лицо, то недостача покрывается за его счёт. При этом сумма ущерба берётся по закупочным ценам, а упущенная выгода не принимается во внимание. Для списания недостачи виновный работник пишет заявление, где указывает причины недостачи. Решение о взыскании средств оформляется соответствующим приказом. В дальнейшем, если дойдёт до суда, то этот приказ будет там обязательно затребован.

Как действовать, если нельзя привлечь виновных к ответственности

Когда виновным является не материально ответственное лицо, будет весьма проблематично привлечь его к выплате недостачи в принудительном порядке. Поэтому чаще всего недостача списывается в расходы.

Бухгалтерские проводки

Итоги инвентаризации в бухучёте оформляются на основании положений, зафиксированных «Законом о бухгалтерском учёте» (п.5. ст.8 и ст.12).

В статье 12 выделяются следующие категории счетов, в которых отражается разница между фактическим наличием МТЦ и указанным в бухгалтерских накладных данными:

  • излишек МТЦ приходуется, а их стоимость прибавляется к финансовым результатам предприятия;
  • недостача МТЦ, а также их порча вследствие естественных причин, считающихся естественной убылью, причисляются к издержкам производства;
  • недостача МТЦ и их порча, вызванная небрежным обращением или кражами, относится к покрытию за счёт виновных лиц. Если виновные не установлены (в том числе на основании решения суда), то все убытки списываются на финансовые результаты предприятия.

Оприходование излишков

В плане ведения бухгалтерских счетов излишки включаются в состав прочих доходов. В бухгалтерских проводках они отражаются в кредитном счёте 91, субсчёт 1.

Списание пришедших в негодность и неликвидных ТМЦ

Предварительно, до определения источника их покрытия, все суммы недостачи отражаются на счёте 94. Расходы от недостачи, потери и порчи имущества, когда виновного нет или его невозможно определить, дебетуются по счёту 91, субсчёт 1.

Таблица: проводки по утверждению итогов

Итог инвентаризации Дебет Кредит
Выявлен излишек ТМЦ 41 91.01
Обнаружена недостача товара 94 41
Произведено сторнирование торговой наценки 94 42
Учтён НДС при недостаче и порче имущества до момента оплаты продавцу 94 19

Инструкция по налогообложению выявленных излишков и недостач ТМЦ

В налоговом учёте излишки, обнаруженные по итогам проведения инвентаризации, включают во внереализационные доходы (п.20, ст. 250 НК РФ). Суммы убытков от недостачи, при отсутствии виновных лиц, в налоговом учёте относятся к внереализационным расходам (пп. 5, п.2, ст. 265 Налогового кодекса).

Отражение итогов инвентаризации в бухучёте

Отражение итогов инвентаризации в бухучёте проводится на основании актов, подписанных ревизионной комиссией

Пересортица товаров и тары

При пересортице товаров бухгалтерские проводки приобретают более сложную конфигурацию. Дело в том, что в этом случае обнаруживается недостача одного товара и излишек другого товара. Например, 500 кг муки первого сорта посчитали крупой второго сорта. Тогда при инвентаризации обнаружится недостача 500 кг крупой первого сорта и излишек того же количества муки второго сорта.

Следует отметить, что согласно положениям «Методических указаний при инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ Минфина от 13.06.1995 №49 (пункт 5.3), пересортица имеет место, если:

  • излишек и недостача товара обнаружены в один и тот же проверяемый период;
  • ответственен за это один человек;
  • излишки и недостачи обнаружены у товаров одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Тогда, если случай с крупой признаётся пересортицей, то осуществляется следующая цепочка проводок:

  • дебет 94 — кредит 41 отражается недостача крупы первого сорта;
  • дебет 41 — кредит 94 отражается излишек крупы второго сорта;
  • дебет 41 (субсчёт «крупа первого сорта») – кредит 41 (субсчёт «крупа второго сорта») – отражается компенсация недостачи крупы первого сорта излишками крупы второго сорта.

В итоге на складе будет не хватать вычисленного в результате проводок количества муки первого сорта. Так как в пересортице виновным является только материально ответственное лицо, то на него и будет возложена компенсация за недостачу.

Средства и программы, оптимизирующие учёт товаров в магазинах, оптовой торговле и на производственных предприятиях

Инвентаризация — это сложный и длительный процесс, который требует немалых денежных затрат. Чтобы облегчить проведение инвентаризации, используют специальные программы. Такой софт позволяет быстро выявить ошибки и оперативно их исправить, с его помощью можно также вовремя зафиксировать случаи хищения.

Программа «Клеверенс. Учёт имущества» для инвентаризации товарно-материальных ценностей

Программа «Клеверенс. Учёт имущества» помогает получать оперативную и достоверную информацию о наличии и движении ТМЦ

В настоящее время создано много специальных программ, которые помогают в работе кладовщику и бухгалтеру. Среди них можно отметить:

  1. «Клеверенс. Учёт имущества». Программа помогает облегчить и ускорить инвентаризацию применением штрих-кодов и RFID. Она может эффективно работать не только с большими, но и малыми предприятиями.
  2. «Драйвер инвентаризации с помощью ТСД для «1С: Предприятия» на основе Mobile SMARTS». Этот программный инструмент совместим с Android и Windows.
  3. «Клеверенс. Инвентаризация имущества». Программное обеспечение с применением терминала сбора данных и сканера типа штрих-код.

Совершенствование складского учёта в розничной торговле и на аптечном складе

«Программа складского учёта онлайн: Класс 365». Этот софт поможет автоматически создать и напечатать стандартные инвентаризационные формы.

Помощь малому бизнесу и ИП

«Мой склад». Программа обладает возможностями автоматического составления стандартных приходно-расходных документов. В неё встроены функции по определению достоверности наличия запасов материально-технических ценностей на складе и выдаче соответствующего заключения.

Инвентаризация МЦ составляет неизбежную и необходимую часть хозяйственной деятельности любого предприятия. Проведение инвентаризации имеет свои сложности, которые можно преодолеть, профессионально владея информацией. Готовых инструкций по правилам проведения инвентаризации довольно много, но для ускорения этого процесса рекомендуется воспользоваться автоматизированными сервисами или специальными складскими программами.

Интересное