Для того, чтобы оформить пополнение кассы наличными деньгами, используется приходный кассовый ордер (ПКО). Как правило, он выписывается в единственном экземпляре кассиром, а затем подписывается главным бухгалтером или тем, кто имеет право подписи такого документа на предприятии.
Приходный кассовый ордер имеет утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 года N88 бланк, который называется «унифицированная форма № КО-1» формата А-5. Такой бланк, согласно Постановлению, применяется независимо от способа обработки информации — можно выписать ПКО вручную или же заполнить на компьютере. Сам бланк установлен по форме Приложения № 4 к Указаниям ЦБ РФ от 30.07.14 года N 3352-У, номер формы 402008 которого утвержден Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД). Этот номер был введен изменениями в ОКУД от 25.06.2014 года и при поиске данного классификатора или действующей формы ПКО следует руководствоваться непосредственно ОКУД последней редакции, поскольку старый код формы (310001) больше не действует. Таким образом, приходный кассовый ордер на сегодняшний день известен как ПКО, документ 402008 или форма № КО-1.
Нумерация и состав документа
Полное кодовое обозначение ПКО в ОКУДЕ — 04020086, это означает, что:
- документ относится к классу форм «04» — «Документация по безналичным расчетам и бухгалтерскому учету»,
- принадлежит к подклассу «02» — «Документация по эмиссионным и кассовым операциям»,
- имеет регистрационный номер «008»,
- имеет контрольный номер «6».
Образец приходного кассового ордера в незаполненном виде можно посмотреть на официальном сайте, где в электронном виде размещена база законодательства Российской Федерации http://pravo.gov.ru, найдя через поиск соответствующее Постановление Госкомстата. Приложение к Постановлению содержит пустой бланк приходного кассового ордера, тем не менее, не удобный для скачивания или копирования — лишь для просмотра и чтения. Скачать бланк приходного кассового ордера можно путем его поиска по запросу «бланк ПКО» в любом поисковике или по следующей ссылке — http://blankiroom.ru/news/2010-01-19-46, внизу страницы. Там же представлен заполненный образец.
Сам документ состоит из двух частей — основной и отрывной. Основная часть содержит следующую информацию:
- наименование организации или её подразделения;
- № документа и дату его составления;
- дебет и кредит, с указанием счетов, для предпринимателей, которые ведут бухучет,
- лицо, от которого поступили финансовые средства, а также основание, согласно которому эти средства получает данная организация — например, договор займа;
- сумма средств, которую оформляют;
- наличие и сумму НДС, или его отсутствие, в случае если операция им не облагается,
- прилагаемые к операции первичные и прочие документы, если таковые имеются, с указанием их номеров и дат;
- подписи бухгалтера или уполномоченного лица, а также кассира , в конце документа.
Основная часть ПКО размещена слева, а справа, после линии отреза, размещается отрывная часть квитанции, которая заполняется аналогичным образом. Посредине двух половин проставляется печать, но делать это следует таким образом, чтобы большая часть печати размещалась на отрывочной части квитанции, а меньшая — на основной части ордера. Такое требование отсутствует в законе, поскольку существует обязанность ставить печать лишь на отрывочной части, но во избежание проблем при проверках фискальными органами, опытные бухгалтера ставят печать со сдвигом, чтобы её краешек также попал на основную часть ордера.
Правила заполнения бланка и операции с ним
После заполнения, проставления подписей и заверения печатью, ПКО регистрируется в журнале регистрации (форма № КО-3) и после внесения в кассу соответствующих наличных средств, кассир отрывает квитанцию от основной части ПКО для вручения тому, кто внес деньги. Таким образом, правая сторона ПКО передается организации, благодаря которой поступили средства, а левая, основная часть ПКО, остается в кассе организации, получившей деньги.
Задачей кассира при получении приходного ордера является, в первую очередь, проверка верности оформления документа, а также наличие подписи бухгалтера или другого ответственного лица. Кроме того, кассиру нужно проверить наличие тех документов, которые перечислены как приложения к ордеру. В случае отсутствия подписей или документов, а также при выявлении ошибок, кассир должен вернуть ордер для повторного надлежащего оформления и только после получения правильно оформленного и подписанного ПКО, кассир ставит свою подпись и принимает деньги. После этого происходит выдача лицу, внесшему деньги, его части ордера — квитанции, которая для него является доказательством факта передачи денег.
Согласно действующему законодательству, оформление ордером приема денежных средств должно осуществляться непосредственно в день их получения, причем ошибки и их исправления в данном документе не допускаются. ПКО оформляется даже при получении наличной выручки предприятием от собственной торговой точки, кроме того, в случаях:
- поступления средств из банка;
- возврата неиспользованных сумм;
- погашения недостачи по итогам инвентаризации;
- поступления взноса в уставный фонд
- оприходования излишков кассы
- и так далее.
К каждой операции, согласно которой происходит пополнение кассы средствами, бухгалтер определяет кредит соответствующего счета и прикладывает к ордеру документ, подтверждающий проведенную операцию — например, акт о результатах инвентаризации, авансовый отчет и другие.
Бланк ПКО относится к бланкам строгой отчетности, информация о таких бланках включается в электронный банк бланков и документов с определенной степенью защиты. Как правило, печать таких бланков осуществляется специализированными фирмами, на заказ предприятия, как в розницу, так и оптом, с использованием, так называемой, самокопирующейся бумаги, которая позволяет изготовить многослойные комплекты бланков разных цветов. Это удобно для визуального различия копий бланков, которые нужно оставить на предприятии или тех, которые передаются другому лицу. Реализация таких бланков может оформляться товарно-транспортной или же товарной накладной.