Как правильно оформлять ПКО и РКО? Основные требования


Процесс работы с первичными учётными документами имеет ряд особенностей, которые необходимо иметь в виду. При оформлении кассовых операций по движению наличных средств используются приходные и расходные кассовые ордера. В соответствии с установленными правилами они должны быть зарегистрированы в предназначенном для этой цели журнале. В статье предлагается рассмотреть порядок заполнения и работы с формами первичной документации по учёту кассовых операций, а именно с приходными и расходными ордерами и кассовой книгой. Освещены важные изменения, вступившие в силу с прошлого года относительно применения указанных бланков индивидуальными предпринимателями.

Всего используется пять форм. В их число входят приходный кассовый ордер (ПКО; форма — КО-1), расходный кассовый ордер (РКО; КО-2), журнал регистрации ПКО и РКО (КО-3), кассовая книга и книга учёта полученных и выданных наличных средств. Регламентирует применение данных документов Постановление от 18.08.1998 № 88. Нумерация кассовых документов ведётся с начала каждого года по порядку. При проставлении даты число (номер дня) указывается в формате 0Х, в случае, если оно меньше десяти (например, 01.01.2015 — 1 января). ПКО и РКО составляются строго в день принятия или выдачи наличных средств. Все записи при составлении форм делает бухгалтер. Ниже описаны особенности обращения с каждым. Также есть возможность скачать актуальные бланки и примеры заполнения форм.

Порядок работы с ПКО (КО-1)

Форма КО-1 используется для фиксации поступающих наличных средств в кассу. Она выписывается в одном экземпляре. Как в основной части, так и в квитанции к приходному кассовому ордеру не допускаются исправления. При наличии ошибок следует выписать новый ПКО. Возможно заполнение от руки или с использованием программного обеспечения. В бланк заносятся сведения в соответствии с названиями граф. Чистую форму и образец заполнения можно скачать ниже.

Бланк ПКО

Образец заполнения ПКО

Процесс внесения данных в бланк не слишком трудоёмкий. Достаточно отразить в ордер общие данные об организации и лице, которое сдаёт деньги. При формировании ПКО указывается:

  • наименование организации (или инициалы ИП);
  • порядковый номер документа, который был присвоен в журнале регистрации;
  • текущее число;
  • для организаций — в графах «Дебет», «Кредит» и «Код целевого назначения» соответствующая информация; для ИП — ставятся прочерки);
  • сумма;
  • фамилия лица, от которого были приняты деньги (в родительном падеже);
  • хозяйственная операция или документ, которые являются основанием для принятия наличных средств;
  • прописью полученная сумма (копейки — цифрами; в пустых строках ставятся прочерки);
  • процентная ставка НДС или «Без НДС»;
  • названия первичных документов в строке «Приложения»;
  • инициалы бухгалтера и кассира.

Аналогичные сведения заносятся и в квитанцию. После того как ПКО был заполнен и зарегистрирован в журнале регистрации кассовых операций, он подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом. Кассир при получении ордера должен удостовериться в подлинности внесённых в документ данных. Также проверяется подпись бухгалтера и наличие документов, перечисленных в приложении. Если бланк заполнен с соблюдением перечисленных требований, то кассир принимает наличные средства. Если нет, то он обязан вернуть форму на доработку. Деньги принимаются полистно. После получения сумма на бланке и квитке проставляются печати (в том числе «ОПЛАЧЕНО»). Причём печать на квитанции необходимо поставить таким образом, чтобы часть оттиска осталась и на самом ордере. Штампом «Получено», погашаются документы, приложенные к ордеру. В кассе остаётся ПКО. Лицу, сдавшему наличные средства в кассу, в подтверждение о приёме денег выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру.

С 1 июня 2014 индивидуальным предпринимателям можно не вести форму КО-1.


Порядок работы с РКО (КО-2)

Заполнение квитанции к приходно-кассовому ордеру

Выдача наличных средств из кассы фиксируется составлением РКО. Бланк имеет форму установленного образца — КО-2. РКО, также как и ПКО, заполняется бухгалтером или уполномоченным лицом. Сведения о составлении (номер и дата) заносят в журнал регистрации. Допускается как бумажный, так и электронный вариант. В первом случае важно заносить сведения в бланк разборчивым почерком. Исправления в ордере недопустимы. При формировании документа с помощью технических средств необходимо обеспечить сохранность информации от несанкционированного доступа или потери. В документ ставят электронные подписи. Изменения вносить после подписания формы запрещено.

Выдаются деньги только лицу, указанному в бланке РКО. Обязательно наличие документа, удостоверяющего личность. Кассир при выдаче наличных средств обязательно должен зафиксировать паспортные данные получателя. Сотрудник должен от руки составить расписку. В ней должна быть прописью указана сумма. Без расписки выданные по ордеру средства считаются недостачей по кассе. При возникновении ситуации, когда работник не имеет возможности получить деньги лично, он может получить наличные через доверенное лицо (составить доверенность).

Заполнение РКО производится по аналогии с ПКО. Указываются наименование организации (или инициалы ИП), сумма. В дательном падеже заносится Ф.И.О. сотрудника, которому выдаются средства (строка «Выдать»). Если наличные получает доверенное лицо, то рядом с фамилией работника ставятся его инициалы. Кассир проверяет правильность оформления и достоверность данных бланка. Сумма выдаётся полистно. Получатель получает деньги и ставит свою подпись в РКО. Ордер остаётся в кассе.

С июня 2014 индивидуальные предприниматели освобождаются от обязанности вести КО-2.

Кассовая книга (КО-4)

В кассовой книге ведётся учёт всех кассовых операций. Если предполагается использовать бумажных вариант книги, то необходимо её опечатать (то есть прошить, пронумеровать и заверить экземпляр подписями главного бухгалтера и руководителя). При неполном заполнении свободное место на листе перечёркивается. В конце рабочего дня подводится общий итог расходным документам и общий итог по приходным; рассчитывается остаток. Обязанность ведения кассовой книги берёт на себя бухгалтер. Книга может оформляться как в бумажном, так и электронном виде. Образец книги представлен ниже. От ведения кассовой книги с 2014 индивидуальные предприниматели также освобождены.

Образец КО-4

Важные изменения 2015 года

Как заполнять кассовые ордера

Для индивидуальных предпринимателей применение учётных документов (кассовой книги, РКО, ПКО) с 01.06.2014 стало необязательным. Согласно Указаниям ЦБ № 3210-У в 2015 году используется новый порядок ведения кассовых операций. Если предприниматель производит учёт доходов или доходов и расходов (или физических показателей) в соответствии с Налоговым кодексом, то он может не применять перечисленные документы. А так как данный учёт ИП ведут на всех системах налогообложения, то о формах КО-1, КО-2 и КО-4 можно забыть.

Не всегда изменения носят негативный характер. При снятии обязанности ведения РКО, ПКО и кассовой книги для индивидуальных предпринимателей, работа с наличными средствами стала значительно проще. Отпала необходимость оформлять, по сути, ненужные бумаги. Это справедливо для ИП без работников. Но если у предпринимателя есть сотрудники, то ведение данных документов позволит наглядно контролировать движение наличных средств. Решение о применении данных форм необходимо принимать, исходя из конкретной ситуации. Если указанные документы облегчают процесс учёта наличных денег, то отказываться от них совсем не обязательно.

Видео — «Заполнение РКО и ПКО»


Заполните поле под статьей и получите БЕСПЛАТНУЮ консультацию юриста!