Как проводится ревизия кассы и кассовых операций у ИП?


Ревизия кассы у ИП

Наличные деньги в организации принимаются и выдаются при использовании кассовых операций. В соответствии с требованиями 373 Положения предприниматель производит расчеты через свою кассу и отражает движение средств в учете бухгалтерии (заполняется книга учета, в которой отражаются принятые и выданные кассиром деньги, РПВ, кассовая книга, РКО и ПКО). Для кассы необходимо иметь отдельное помещение для того, чтобы исключить доступ посторонних лиц и соблюсти требования Положения. К работе в кассу допускаются лишь те сотрудники, кто прошел необходимое обучение. Для осуществления контроля над кассовой дисциплиной на предприятиях проводятся ревизии кассы.

Кассовые операции

В России операции с наличными денежными средствами производятся в соответствии с требованиями «Порядка ведения кассовых операций в РФ». Под кассовым обслуживанием клиента понимаются операции:

  • осуществление списания безналичным способом денежных средств, выдача наличных средств,
  • прием наличных средств от клиентов и их зачисление на расчетный счет,
  • инкассация денежной наличности.

В организациях прием наличных средств производится на основе заполненного в установленном порядке официального документа — так называемого Объявления на взнос наличными. Именно таким образом наличные денежные средства попадают на счет клиента. При необходимости снятие средств со счета может быть произведено с использованием чеков. На основании чека банк выдает наличные деньги и списывает их с расчетного счета. Инкассация средств осуществляется на основе специального, заключенного с банком договора. За такого рода услуги клиент выплачивает банку комиссию, которая устанавливается договором.

Кассовое обслуживание может осуществляться только в том случае, когда у клиента есть специальное, оборудованное место для кассы. Без исключения все юр. лица при ведении своей деятельности обязаны руководствоваться и соответствовать порядку проведения кассовых операций, включая ведение кассовой книги, где указываются все операции по кассе, к ней также требуется прикладывать подтверждающие документы. Важно помнить, что остаток наличности в кассе не может превышать лимит, которые предусмотрен в договоре с банком.


Особенности кассового обслуживания ИП

Начиная с 01 января 2012 года в соответствии с Положением ЦБ № 373-П без исключения все индивидуальные предприниматели были обязаны вести кассу, оформлять и вести учет кассовых документов, соблюдать кассовую дисциплину. Операции по кассе необходимо оформлять документами:

  • при поступлении и выдаче наличных — необходимо заполнить ПКО и РКО,
  • все операции с наличными средствами требуется отражать в кассовой книге,
  • все выплаты в пользу сотрудников требуется отражать в расчетно-платежной и платежной ведомостях.

Важным является то, что начиная с 01 июня 2014, руководствоваться следует новым Указанием ЦБ № 3210-У. Руководствуясь новым порядком, индивидуальные предприниматели больше не обязаны вести кассу, заполнять ПКО и РКО. Сейчас от ИП требуется формирование только расчетно-платежных и платежных ведомостей лишь в случаях, если производятся выплаты физ. лицам с использованием наличных средств. В связи с новым порядком важно отметить, что книга учета бланков строгой отчетности, книга учета доходов и расходов и журнал кассира-операциониста по законодательству не относятся к кассовой дисциплине, в связи с чем их, как и ранее, следует вести, если ИП работал с ними ранее. Помимо прочего, ИП теперь не обязан определять лимит остатка денежной наличности в кассе. Такое нововведение распространяется и на субъекты малого бизнеса.

Отметим также, что при отмене обязанности ИП не запрещается оформлять кассовые документы. В таком случае это означает лишь, что наказания за их отсутствие не существует. В общем случае ответственность предусмотрена КоАП РФ — штраф при выявлении нарушения порядка ведения кассовой дисциплины для ИП — 4000 — 5000 рублей.

Порядок проведения ревизии кассы

Проведение ревизии кассового аппарата

Для осуществления контроля за соблюдением кассовой дисциплины в организациях проводится ревизия операций с кассой. Такая ревизия кассы может производиться как банками и соответствующими финансовыми органами, так и самим предпринимателем.

В соответствии с требованием пункта 1.11 373 Положения ЦБ, предприниматель сам принимает решение относительно срока проведения ревизии — необходимо издать приказ о проведении ревизии кассовых операций и наличия денежных средств или же произвести соответствующее распоряжение. Кроме того, необходимо учитывать требования 402 ФЗ «О бух. учете», в котором содержится требование проводить инвентаризацию кассы в обязательном порядке в ряде случаев, предусмотренных законодательно, в частности Приказ Минфина 34н содержит ряд таких случаев. Проведение инвентаризации является обязательным при:

  • замене материально-ответственного лица,
  • произошедшем ЧС,
  • осуществлении реорганизации либо ликвидации,
  • перед составлением отчетности (годовой),
  • выявленных фактах злоупотреблений и хищений.

В общем случае ревизию необходимо проводить, помимо законодательно установленных случаев, раз в квартал или полугодие. На практике принято ее проводить один раз в месяц — в последний или же первый рабочие дни.

Предприниматель, ведущий кассовые операции самостоятельно, также обязан осуществлять проверку с оформлением результатов такой проверки документально. Кроме того, пересчет кассы обычно осуществляется ежедневно, в связи с чем инвентаризации один раз за год вполне достаточно.

С целью поддержания ответственности работников на должном уровне и финансовой дисциплины можно проводить внезапные, внеплановые ревизии касс. Такое решение провести проверку принимает предприниматель путем издания соответствующего приказа за день до фактического проведения инвентаризации денежных средств, кроме того, проверку может потребовать и главный бухгалтер.

Методика проведения инвентаризации кассы

Проверяющие, ревизоры (как внутренние, так и внешние) осуществляют следующие действия:

  • проводят проверку наличия кассовой книги и правильности ее ведения, в том числе правильность заполнения (принимается во внимание наличие исправлений — что фактически не допустимо в кассовых документах; смотрят, пронумерованы ли страницы и т.д.). Проводят проверку соответствия первичной учетной документации и записей в кассовой книге, записей журнала регистрации РКО и ПКО с записями кассовой книги,
  • осуществляют проверку правильности заполнения кассовых ордеров и наличия в них необходимых подписей,
  • осуществляют пересчет итогов кассовых отчетов,
  • выясняют достоверность соответствующей оправдательной документации к РКО и проверяют наличие в них факта «оплачено»,
  • осуществляют поиск наличия так называемых двойных выплат, анализируют командировочные расходы, хозяйственные расходы, подтверждают обоснованность включения соответствующих подотчетных лиц в отчеты и ведомости,
  • проводится проверка чековых книжек, выявляется при ее наличии разница между суммой в приходном ордере и выпиской банка,
  • осуществляется проверка остатков кассы, его соответствие установленному лимиту, проводится проверка расчетов наличными средствами,
  • изучается соотнесение выдачи депонированных сумм учетной политике, выясняется, насколько своевременно они сданы и оприходованы, проводится сверка платежных ведомостей и реестра депонированных денежных средств,
  • проводится сверка соотнесения остатков на конец дня и выведенной суммой на начало следующего дня,
  • проверяется отражение кассовых операций в бухгалтерских учетных документах.

Кроме вышеперечисленных действия, при ревизии денежных средств, проверке подвергается также процесс переноса ценностей и денежных средств. В этом случае предусмотрены следующие действия:

  • осуществляется пересчет банкнот по корешкам и полным пачкам. Полистно пересчитываются начатые пачки денежных средств, и проверяется одна любая пачка из не начатых — на выбор проверяющих,
  • осуществляется пересчет чековых бланков по пачкам, а одна пачка — пересчитывается полистно,
  • пересчет монет проводится в соответствии с надписями на упаковках, также пересчитывается одна упаковка на выбор ревизоров,
  • другие ценности проверяются по надписям на упаковках, поштучно и полистно — также на выбор.

В случае обнаружения надорванной или же испорченной пачки, упаковки — ее необходимо проверить полистно.

Ревизия ККМ

По итогам проведения инвентаризации денежных средств в кассе оформляется соответствующий акт. В нем находят свое отражение все денежные средства и выручка ценностей, которые на дату проведения такой проверки фактически числятся на учете бухгалтерии. В акте указываются:

  • суммы, числящиеся в учете у бухгалтерии,
  • фактическая сумма ценностей, выявленная при проведении проверки,
  • выявленные нарушения,
  • недостачи / излишки средств, выявленных в ходе проверки.

Другая информация включается в акт проверки по решению комиссии. Установленный образец акта можно найти легко в интернете. Его форма ИНВ-15.

В заключении заметим — в связи с тем, что законодательство в части кассовых операций существенно изменяется, индивидуальным предпринимателям, как и другим экономическим субъектам, очень важно отслеживать такие изменения для достижения наиболее качественного и эффективного ведения учета. Инвентаризация, или ревизия кассы — это своего рода механизм, позволяющий предпринимателям оценивать правильность ведения кассы, выявлять хищения и неточности в проведении операций. При наличии регулярного механизма проверки каждый сотрудник будет чувствовать свою ответственность и максимально внимательно и добросовестно выполнять свои обязанности.

Вебинар «Учет кассовых операций 2015»


Заполните поле под статьей и получите БЕСПЛАТНУЮ консультацию юриста!