Кассовая дисциплина в 2015—2016 году. Основные понятия и определения


Правила кассовой дисциплины

Для контроля оборота наличных средств, их учёта, а также составления отчётности важно соблюдать установленные законодательством правила. Движение наличных денег должно проходить только через кассу. Даже если индивидуальный предприниматель не имеет наемных рабочих и ведет свой бизнес один. Все денежные операции, проводимые за наличные, взятые из кассы должны оформляться через расходный кассовый ордер.

Кассовая дисциплина — набор требований и правил, которые носят обязательный характер при совершении любых действий с использованием наличных денежных средств (выдача, приём, хранение).

Кому надлежит выполнять требования кассовой дисциплины

Её выполнение не зависит от рода деятельности, выбранной системы налогообложения и наличия контрольно-кассовой машины (ККМ). Правило здесь одно: можно не иметь ККМ и пользоваться бланками строгой отчетности (БСО), но оформлять деньги, проходящие через кассу, все равно придётся. Вступившие в силу нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность индивидуальных предпринимателей, значительно упростили ведение кассовой дисциплины. С 01июня 2015 года по новым правилам ИП не должны в обязательном порядке проводить оформление кассовых документов.

В основном предпринимателям стало необходимо вести те финансовые документы, которые на прямую касаются выплаты заработной платы наёмным работникам оформленных по трудовому договору. Такими документами являются:

  • расчётно-платёжные ведомости;
  • платёжные ведомости.

Снятие различного рода ограничений и упрощение финансовой отчётности благотворно должно сказаться на развитии предпринимательства. Тем боле, что для ИП было снято обязательное установление лимита остатка по кассе, если общее число сотрудников не более 100 человек, а годовая выручка не превышает 800 миллионов рублей. При всём послаблении требований к ведению финансовой отчётности за нарушение кассовой дисциплины в 2015 году штрафы не уменьшились, а наоборот стали больше.

Кассовая дисциплина

Но не для всех форм бизнеса упрощенная кассовая дисциплина разрешена. Поэтому знание нюансов ведения кассы — необходимое условия успешной деятельности любого предпринимателя. Даже при условии не обязательного оформления кассовых документов исполнение кассовой дисциплины упростит бухгалтерский учёт. При переходе бизнеса на более высокий уровень не потребуется кардинальной перестройки процессов документального оформления финансовой деятельности.


Правила кассовой дисциплины обязательные для соблюдения предпринимателями

Для полного понимания необходимости ведения кассовых документов следует чётко представлять, что и как надо делать. Это предотвратит ошибки и даст возможность избежать взысканий. Основные правила можно сгруппировать в следующий список:

  • составление и оформление необходимых кассовых документов;
  • строгое выполнение требований по соблюдению установленного лимита кассы;
  • организация выдачи наличных денежных средств подотчётным работникам;

контроль за превышением установленных ограничений при расчёте наличными денежными средствами с другими субъектами предпринимательства.

Документы для оформления кассовых операций

Все выплаты, приём и хранение денег должны осуществляться уполномоченным лицом — кассиром. При отсутствии такой должности предприниматель может сам взять на себя эту функцию или доверить её бухгалтеру, который выполняет обязанность по оформлению финансово-хозяйственной деятельности. В любом случае, назначение уполномоченного лица необходимо. Кассовая дисциплина в 2015 году требует заполнение следующих обязательных документов:

Документальное оформление может проводиться в письменной форме, с использованием компьютерной техники на бумажных носителях. Заверение документа происходит собственноручно посредством личной подписи предпринимателя или уполномоченного лица. Также имеется возможность электронного ведения кассовых документов. В этом случае они должны быть заверены электронными подписями.

Лимит остатка по кассе

Другими словами, остаток по кассе еще называют переходящим остатком, так как он отображает количество денежных средств, которое остаётся в кассе по итогам рабочего дня. Он строго лимитируется в максимальных значениях. Суммы, превышающие лимит подлежат обязательной инкассации или самостоятельной сдачи в банк.

Следует отметить, что необходимость установления лимита продиктована тем, что, если его не оформить, по умолчанию он будет равен нулю. Следовательно, любые деньги, оставшиеся в кассе, будут классифицироваться, как ведение кассовой дисциплины с нарушением.

Для того чтобы узаконить переход на упрощённый порядок ведения кассовой дисциплины, который возможно применять для ИП и малых предприятий с численностью не более 100 человек и годовым оборотом менее 800 млн рублей, необходимо издать приказ, основанием которого должны служить Указания Банка России, принятые 11.03.3014 под номером 3210-У. В нем должна в обязательном порядке быть фраза, устанавливающая отсутствие лимита для хранения остатка в кассе.

Осуществление выдачи наличных денежных средств подотчётным работникам

Кассовые операции

Денежные средства, которые выдаются для обеспечения работников во время командировки, необходимых затрат на представительские расходы и хозяйственные нужды, называют подотчётными. Они должны обеспечиваться соответствующими финансовыми документами, доказывающими факт расходования денег по назначению. Такими документами считаются чеки, товарные накладные и т.п. Если недостающую сумму при расчёте работник потратил из личных средств, составляется заявление для компенсации затрат. Отсчёт о потраченных средствах должен быть произведён в течение трех дней с момента окончания периода, на который выдавались деньги или прибытия работника из командировки.

Важно следить за выполнениями сроков предоставления отчётов и документальное подтверждение потраченных денег. Потому что в случае несвоевременной подачи отчётности, выданные наличные денежные средства нельзя будет зачесть в расходную часть, следовательно, уменьшить на их значение выплачиваемые налоги. Так же с них придется выплатить НДФЛ и начислить страховые взносы.

Ограничение расчетов с использованием наличных денежных средств

При осуществлении коммерческой деятельности индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами нельзя превышать расчёты за товары и услуги в рамках одного договора на сумму больше 100 тысяч рублей. Данный запрет не распространяется при расчёте с физическими лицами, если они не действуют от имени предприятия на основании доверенности. Из денежной выручки нельзя производить выплату дивидендов, погашать кредиты и осуществлять взносы за аренду помещений.

Можно ли взять деньги из кассы для личных потребностей?

В зависимости от форм юридической ответственности есть существенные ограничения и возможности. Например, при организационной форме в виде ООО даже с одним учредителем брать деньги из кассы, которые будут потрачены на личные нужды, категорически запрещается. Такой запрет не распространяется на ИП. Индивидуальные предприниматели могут распоряжаться средствами, находящимися в кассе по своему усмотрению. Главное в этом случае, чтобы были уплачены все налоги и начислены необходимые страховые взносы.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Налоговая инспекция может организовать выездную проверку для выявления фактов нарушения в соблюдении установленных правил учёта и хранения наличных денежных средств. И как указано в статье 15.1 КоАП, если нарушена кассовая дисциплина в 2015 году, наложить штраф в размере 4 000 — 5 000 рублей для должностных лиц ИП и организаций. Неважно, в каком виде у вас организованно кассовое обслуживание. Касса может находиться и в ящике стола у предпринимателя. Главное правильное документальное оформление движения наличных и своевременная сдача всей необходимой отчётности.

Изменения кассовой дисциплины в 2016 году

В следующем, 2016 году, для всех субъектов малого предпринимательства допустимо не устанавливать лимит остатка наличных в кассе, таким образом, теперь можно накапливать наличные средства в кассе столько, сколько понадобится. Как и прежде, в данном случае ИП должен руководствоваться п.2 (абзац 10) Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У, содержащим неимперативную норму – то есть при желании лимит кассы можно все-таки установить. Порядок этой процедуры рассмотрен выше, в соответствующем разделе статьи.  Кассовые документы, как и в 2015 году, можно будет оформлять не только на бумажных носителях, но и в электронном виде, при этом следует помнить, что они требуют оформления с учетом обеспечения их защиты путем электронной подписи в том числе. В отличие от бумажных версий, в подписанный электронный документ исправления уже не допускаются.

В целом, вся кассовая дисциплина в следующем году будет вестись в полном объеме, важным новшеством может стать лишь принятие Федерального Закона, который внесет изменения в применение ККТ, а также в КОАП РФ. Данный Закон пока существует лишь в проекте, но согласно полученным результатам в ходе уже проведенных экспериментов есть большая вероятность его принятия. Проект предусматривает следующие нововведения:

  • печать кассовых чеков для передачи их покупателям;
  • одновременно формирование чека в электронном виде;
  • отправка чека в электронном виде непосредственно в налоговый орган;
  • дополнительно, при получении соответствующего требования от покупателя, согласно проекту, ИП должен будет продублировать чек в электронном виде, на указанный покупателем электронный адрес.

Указанные изменения могут привести к необходимости замены всей ККТ на такую, которая сможет обеспечить указанную процедуру, а отправку чека планируется осуществлять через уполномоченных операторов фискальных данных.  При этом, нарушение порядка и/или сроков передачи информации о расчетах потянет за собой административную ответственность. Многие ИП вполне обоснованно обеспокоены возможными нововведениями, но, в случае их принятия, как и ранее, законодатель установит определенный переходный период не менее 5 лет, для комфортного перехода на новую технику. Этот период будет дан для закупки новых машин, между тем, опытные предприниматели, уже проходившие подобные этапы, рекомендуют непосредственно перед принятием закона обновить по возможности все имеющиеся на предприятии кассы, так как понадобится время для накапливания средств на более дорогие ККМ.


Заполните поле под статьей и получите БЕСПЛАТНУЮ консультацию юриста!

кира
2016-01-04 22:10:07
Как узнать об изменениях в 2016году. Появились они или нет изменения? И кто осуществляет контроль за ведением кассовой дисциплины?
Ipshnik
2016-01-07 14:29:47
Все изменения за 2016год были указанны в данной статье.
елена
2016-01-18 14:02:31
добрый день! подскажите каким порядком происходит сдача выручки из обособленных касс предприятия в главную кассу
Ipshnik
2016-01-20 09:59:42
Здравствуйте. Для примера можно взять следующий порядок оформления передачи денежных средств. При выдаче денег из обособленной кассы оформите РКО в строке «выдать» укажите Ф.И.О кассира головой кассы, в графе «основание» напишите «передача денег в головную кассу». В головной кассе при приеме денег кассир выписывает ПКО, где в строке «Принято от» указывает Ф.И.О сотрудника передающего деньги, а в строке «основание» пишет «Поступление денег из обособленной кассы». Для облегчения учета номеруйте ПКО и РКО в хронологическом порядке. Если несколько обособленных касс можно перед номером писать букву, присвоенную каждой обособленной кассе. Особый порядок проведения данной операции законом не предусмотрено каждое предприятие устанавливает свои правила, главное правильно оформить ПКО и РКО.
CAT
2016-02-08 15:43:08
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как с 01.01.2016 году оформляется выдача денег на личные нужды ИП: 1. В случае, если РКО и ПКО применяются? 2. в случае, если ИП кассовые документы не оформляются, а ведется учет доходов и расходов (книга учета доходов и расходов)?