Сотрудники каждой организации периодически отправляются в служебную командировку по поручению руководителя. У каждого из них есть определённое задание для выполнения. После возвращения назад работнику предстоит составить отчёт о том, что было сделано во время командировки. В таком случае пригодится бланк служебного задания (форма Т-10а). Выясним, какие правила его оформления действуют 2019 году.
Для чего нужно служебное задание
Служебное задание является официальным документом. Гриф «Обязательно» с него снят ещё в 2013 году. С этого момента все акты, которые утвердил Роскомстат РФ Положением №1 от 05.01.2004, стали только рекомендованными к применению. Теперь наниматель самостоятельно может разрабатывать более удобные формы отчёта о командировке, но при этом следует соблюдать все необходимые требования нормативных документов.
Во избежание спорных вопросов после возвращения сотрудника из командировки работодатель должен чётко прорабатывать все пункты служебного задания. Допустимо составление индивидуального графика с указанием конкретных дат исполнения поручений, которого должен придерживаться командированный сотрудник.
Примерный образец служебного задания
Составлением служебных заданий на предприятии занимаются руководители подразделений, под руководством которых трудится отправляющийся в поездку работник. В недавнем прошлом для отправки сотрудника в командировку составлялся целый пакет документов: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание.
Порядок направления работников в командировки в настоящий момент регламентируется главой 24 ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, с изменениями и дополнениями, вступившими в действие в начале 2019 года.
И, как следствие из приведённой выше законодательной нормы, командировочное удостоверение и служебное задание перешли в разряд желательных, но не обязательных документов.
Служебное задание, при его оформлении, хранится в архиве кадровой службы организации 5 лет. Если сотрудника отправляли с заданием за пределы страны, то срок хранения увеличивается в 2 раза.
Готовится служебное задание в 2 экземплярах. Один — для архива, другой непосредственно для сотрудника. В бухгалтерию копия задания не представляется, так как все данные для начисления командировочных указаны в приказе о командировании сотрудника.
Вначале подписи на документах ставят руководитель организации и начальник отдела, затем с ними знакомится отправляемый в командировку сотрудник. И если он согласен со всеми условиями, указанными в задании, то ставит ниже свою подпись.
Полученное служебное задание для командировки может поставить в тупик даже опытного сотрудника
Кадровые службы иногда задаются вопросом: ставить ли печать организации на бланке служебного задания?
Однозначного ответа тут нет. Исходите из важности сведений в документе. Возможно, вашему сотруднику придётся предъявить бланк служебного задания для полного выполнения поставленных задач. А печать в этом случае добавит аргументированности документу.
Отметим, что на бланке «М.П.» не отмечено. Более того, печать уже не обязательный реквизит организации в целом. Потому, если у Вашей организации печати нет вовсе, то беспокоится о заполнении подобного оттиска вообще не стоит.
Какой из бланков заполнить
Если в командировку отправляется несколько сотрудников сразу, не поленитесь заполнить служебное задание на каждого. Приказ на командирование может быть один на всех командированных.
Все графы в служебном задании подлежат обязательному заполнению. То же самое касается и графы «Отчёт о командировке». Написать отчёт о проделанной работе можно в свободной форме.
Образец заполнения служебного задания
Краткий отчёт о командировке
Для составления отчёта о командировке законом унифицирована специальная форма Т-10а. Как было оговорено выше, по желанию руководителя та или иная часть формы Т-10а может быть модифицирована. Если предполагается расширенное описание цели поездки или отчёта о командировке, то целесообразнее увеличить эти разделы в бланке. Это позволит предоставить весь объём необходимой информации.
Бланк Т-10а по прежнему оформляется во многих организациях
Если материал отчёта о командировке обширен, то дополнение бланка по форме Т-10а листом с информацией нарушением законодательства не считается. Произвольную форму отчёта никто не отменял.
Выполнение требований по заполнению формы: обязательно или нет?
Такой вопрос задают кадровики, когда сомневаются в необходимости оформления командировочного отчёта. Ответ: с 8 января 2019 года составлять отчёт необязательно.
Многие организации по привычке пользуются стандартным комплектом сопроводительных документов (приказ, задание и отчёт). Им так удобнее и понятней. Но вы можете отчёт о командировке не заполнять — нарушением это не станет.
Сложность в другом: контролирующие органы наверняка проверят все командировочные документы, по которым вы отправляли сотрудников в поездку. Ведь работнику в командировку даются деньги под отчёт. И суммы, которые были потрачены на нужды организации и на свои личные цели, облагаются налогом по-разному. Вот тут вам и пригодятся подтверждающие документы (например, чеки). И полезным будет тот бланк, где всё чётко и понятно прописано.
Перечень применяемых унифицированных форм на предприятии составляется и утверждается руководителем. Вся эта информация отражается в локальных правовых актах конкретной организации.
Если организация использует форму Т-10а, то работник обязан уложиться с составлением отчёта в 3 дня.
Произвольная форма заполнения отчёта о командировке удобна для работника
Как быть: работник не справился со служебным заданием
Напомним, что сотрудник отправляется в командировку по производственной необходимости. И возвращать положенные законом выплаты на питание, проживание, проезд он не обязан. А вот все суммы, которые сотрудник получил непосредственно на решение задач поездки, вернуть придётся.
Для этого прибывший из командировки работник составляет в письменном виде отчёт о командировке с подробным описанием каждой израсходованной суммы. На первом месте — объяснение, почему не выполнена цель поездки с указанием объективных причин.
Даже о неудачной командировке следует отчитываться по всем правилам
Какие финансовые документы приложить к отчёту
Согласно законодательству работник, отбывающий в командировку, получает деньги под отчёт. Выдают их непосредственно перед отъездом. По прибытии из командировки сотрудник обязан составить авансовый отчёт. В этом ему помогает сотрудник бухгалтерии.
Работнику придётся отчитаться обо всех потраченных суммах в трёхдневный срок.
К учёту принимаются все финансовые документы; чеки, билеты, квитанции, оплаченные счета (оригиналы с печатью). Никакие рукописные записки бухгалтер в расчёт не примет.
Если в положении о командировках содержитcя указание о том, что командировка сотрудника должна сопровождаться служебным заданием, то бланк необходимо оформлять в любом случае. Это действует и тогда, когда информация, указанная в нём, будет по сути дублировать сведения из иных, уже составленных, документов. Каждое служебное задание имеет строго определённый набор глав, которые позволяют заполнить документ только на одного сотрудника.
Это означает, что стандартный бланк Т-10а нельзя использовать для нескольких работников. Поэтому для каждого командируемого составляется индивидуальное служебное задание.
Лицевая сторона авансового отчёта, составленного по форме АО-1
Все документы, которые бухгалтер счёл оправдательными, вносятся в специальные графы на оборотной стороне авансового отчёта.
Оборотная сторона авансового отчёта. Пример заполнения
В случае выдачи командировочному сотруднику иностранной валюты записи делают на лицевой стороне отчёта (графа 1а) и на оборотной стороне (графа 6 и 8).
После сделанной сверки с бухгалтерией авансовый отчёт утверждается руководителем предприятия.
По итоговым подсчётам происходит взаиморасчёт прибывшего сотрудника с организацией. Если остались неиспользованные денежные средства, то они вносятся в кассу предприятия. В тех случаях, когда сотрудник потратил свои личные средства, из кассы предприятия или на банковский счёт ему выплачивается согласованная сумма.
Приведённый выше алгоритм оформления служебного задания и командировочного отчёта поможет работнику отчитаться о служебной поездке. Не являясь обязательными к заполнению, эти бланки пользуются широкой популярностью у кадровых сотрудников. Несложные в заполнении, они несут в себе массу информации, необходимой для слаженной работы кадровой и бухгалтерской служб предприятия.
Ответственность сотрудника за невыполнение
Согласно действующему законодательству, как работник, так и руководитель должны обязательно исполнять предписания локальных актов компании. Таким образом, если у организации имеется «Положение о командировках», включающее в свой перечень служебное задание — то работники обязуются заполнять его графы. В случае отказа от выполнения своих обязанностей, сотрудник, согласно 192 статье ТК РФ может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Ненадлежащее заполнение нужных строк можно расценивать как невыполнение задания, полученного для служебной поездки.