Документы в организациях различной правовой формы — это первостепенный источник информации. А на современном уровне производства они считаются обязательным элементом «цифровой» инфраструктуры, именуемой СЭД. К нему относятся все виды систем электронного документооборота в компании. Такие современные решения позволяют облегчить и заметно оптимизировать работу с входными и внутренними документами фирмы.
Подобные направления всегда относились к сложноорганизованным, трудоемким и «проблемным» сферам деятельности любой компании. Однако новый подход с созданием цифрового документооборота значительно улучшает управленческую работу организации. С нею также повышаются перспективы по увеличению прибыльности производства и оптимизации информационных потоков и бумаг. Вот почему на современном уровне делопроизводства СЭД стала необходимостью, а не просто модной опцией.
Что представляет собой система СЭД
Система электронного документооборота СЭД — представляет собой специальное ПО, охватывающее работу организации любой формы собственности с электронными файлами на всех без исключения этапах производственного цикла: разработка, редактирование и хранение.
Современные системы способны выполнять маршрутизацию входящих и исходящих документов с применением инновационных поисковых функций и автоматической классификацией, обеспеченной набором инструментов для эффективной работы в полях процесс/информация.
Обратите внимание! Отечественный рынок систем ЭДО имеет свои отличия от западного, ведь в нем наблюдается слияние представлений СЭД и ECM.
Для того чтобы СЭД эффективно функционировала в организации, система должна иметь 2 непременные образующие: информативную и реквизитную. СЭД выполняет учет, процедуру регистрации и контроль организационной и распорядительной документации.
По степени совершенствования в СЭД также стали внедрять и самостоятельные виды систем электронного документооборота, включающие функции для обработки договоров, счетов и клиентских обращений.
СЭД также предназначена для осуществления и автоматизации процессов взаимодействия между работниками компании, в связи с чем сотрудники оперативно могут получать любую нужную информацию по клиентам фирмы. При этом, такие документы могут существовать как в форме структурированных объектов с определенным набором фирменных реквизитов, так и неструктурированных в типовом формате, например, в текстовом Word или Excel, и графическом pdf или jpg.
Упомянутый потенциальный диапазон присутствует и в ECM-системах, но они имеют другую глобальную задачу — создание единого информпространства организации. Если СЭД взаимодействует только со структурированными файлами, то ECM — с любым контентом корпоративного хранения, что обеспечивает существование и работу полноформатного механизма workflow и управленческой функции с доступом к базе данных.
История развития внедрения СЭД
По данным предоставленными аналитической компанией с мировым именем CNews Analytics, российский рынок СЭД за последние годы стал самым динамично развивающимся сегментом ИТ-индустрии. Основными пользователями СЭД по-прежнему остаются государственные предприятия, что всегда было традиционным для российского электронного документооборота. Тем не менее, текущего уровня внедрения ЭДО в стране недостаточно, и отечественная СЭД по показателям серьезно отстает от стран ЕС.
Несмотря на то, что история российского электронного документооборота стартовала еще в 1980-х гг., несовершенство законодательной базы и человеческий фактор выступили тормозом в развитии отечественного СЭД, на десятилетия закрепив ее только на уровне власти и государственных организаций.
Первые СЭД возникли еще в 1980-х гг по инициативе ЦК КПСС. Вскоре они были индивидуализированы лишь для конкретных предприятий. Система не была масштабируемой, внести изменения в структуру автоматизируемых процессов на практике было невозможным, что тормозило в общем развитие СЭД. Кроме того, стоимость их была настолько высокой, что внедрение могли позволить себе разве только предприятия-гиганты.
Универсальные СЭД возникли в России к 1990 гг, когда на рынок вышло более 2-х десятков отечественных программ. При этом, западные аналоги практически отсутствовали. Несмотря на то, что рынок уже был открытым, отсутствие западных СЭД объясняется тем, что документооборот в РФ и на Западе разительно отличается. У нас он имеет исключительно вертикальную направленность, а в странах Запада — строгую горизонтальную, когда документ направляют к исполнителю, минуя руководителя.
Несмотря на то, что в стране до сих пор нет официального термина «система электронного документооборота СЭД», обозначенного стандартом, рынок ЭД стремительно развивается. В промежуток с 2012 по 2019 г. обороты увеличились вдвое с 25.6 до 52 млрд. руб. По оценкам TAdviser стремительный рост продолжает сохраняться: ежегодно уровень внедрения повышается на 8%, что вполне неплохо. Сегодня перспективы развития отечественных СЭД стали еще выше, что объясняется пандемией COVID-19.
Специалисты прогнозируют, что буквально через 5–7 лет технологии и законодательство в области СЭД получат существенные изменения. СЭД/ECM-системы должны стать модульными, оборудованными хранилищем документов и функциями, спроектированными с ориентиром на продолжительное применение и масштабирование.
Что предполагает функционал СЭД
Информационная система электронного документооборота отличается от привычного многим бумажного формата тем, что она создается в форме электронного файла, позволяющего на ПК автоматизировать все действия с ним.
К базовым функциям электронного документооборота относятся:
- Разработка, фиксирование (путем регистрации) и хранение цифровых документов, а также создание карточек.
- Передвижение документа по установленному маршруту с возможностью его отслеживания.
- Сопровождение истории изменений в документах.
- Организация системы уведомлений о движении документа и его фактическом статусе.
- Ведение журналов с контролем сроков пользовательской дисциплины, разработка отчетов.
- Аналитические функции.
- Импорт/экспорт документальных носителей с использованием технологии сканирования и печати.
- Разбивка на виды систем электронного документооборота, гарантия их безопасности и конфиденциальности, контроль и размежевание зон доступа с использованием электронной подписи.
- Протоколирование основных позиций производственной деятельности компании, а также стратегических совещаний.
- Оптимизация управленческих и бизнес процессов, сопровождающихся комментариями в форме разнообразной документации.
- Синтезирование информации на базе архивных данных.
- Удешевление затрат на организацию документооборота.
- Упрощение доступности работников компании к нужной информации.
Обратите внимание! СЭД имеет возможность получить дополнительный специфичный функционал в зависимости от уровня адаптации на конкретном предприятии. Многие из таких функций встроены в систему изначально, другие же могут быть реализованы поддержкою подключаемых модулей либо путем интеграции с внешними системами.
Виды систем управления электронным документооборотом
Бесспорно, что систем СЭД в принципе может быть внедрено столько же, сколько существует видов деятельности. Поэтому в большинстве своем они предусмотрены для автоматизации общих видов документооборота и формируются с ориентировкой на массовость с обеспечением надежной защиты от несанкционированного проникновения и кражи.
Типовые виды электронного документооборота:
- производство;
- управление;
- архив;
- кадры;
- бухгалтерия;
- склад;
- секретный отдел;
- технический отдел.
Любая система межведомственного электронного документооборота содержит разделы каждой из выше обозначенных категорий, но, при этом, имеет обособленную специализацию, сопряженную с позиционированием производственных видов продукции. Поэтому больше внимание при создании СЭД уделяется таким разделам: архив документов, workflow-инструментам, расширению базы данных, системам коллабораций (collaboration), а также программам с расширенным дополнительным инструментарием.
Электронные архивы (ЭА)
СЭД с перспективными средствами хранения БД и поиска нужной информации обязаны обладать мощным электронным архивом — ЭА. Это — специальный вариант пакета документооборота, который ориентирован на высокоэффективное сохранение и быстрый поиск нужных данных за всю историю существования организации.
Современные системы ЭА должны комплектоваться прогрессивными развитыми поисковыми средствами, обеспечивающим полнотекстовый формат. В то же время, среди них существует уклончивый, семантический поиск и другие варианты, которые могут быть внедрены только в результате мощной организации упорядочивания (HSM, обеспечения обширного диапазона внедренного оборудования, способного качественно хранить информацию).
С эффективными workflow-средствами (WF)
СЭД с WF разрабатываются для направления передвижения нужной информации по предварительно заданному маршруту, обеспечивающийся режимом «жесткой маршрутизации». На отдельном участке пути объект может изменяться, в связи с чем его именуют групповым термином «работа» (work), а в системе — «поток работ» (workflow).
На заметку! К подобным работам могут привязываться конкретные документы, но, при этом, они не будут являться базисными объектами. С их помощью организуются рабочие этапы, исход которых известен. Именно поэтому он может быть эффективно прописанным.
Нацеленные на поддержку управления компанией и расширение базы знаний
Такие СЭД относятся к «гибридным» системам. Они, как правило, совмещают в себе компоненты двух предшествующих. Одновременно базисом в этой системе выступает и документ, и работа, которую требуется осуществить.
Управление компанией с подобной СЭД потребуется и «жесткая», и «свободная» маршрутизация, позволяющая прописывать схему передвижения документа начальником подразделения. Этот вариант предпочтителен для крупных организаций, выделяющихся сложной иерархией и обладающих утвержденными правилами передвижения документов.
Системы типа коллабораций (collaboration)
СЭД-collaboration относятся к новым разработкам в сфере документооборота. Они способны преодолеть быструю смену рыночных условий и совместить их с нужными функциями без утяжеленного балласта, обеспечивающего гибкость ДО в целом. Рассматриваемые подвиды давно ушли от закрепления иерархии в компании и не связаны с индивидуализацией потока работ. Их главная цель — гарантировать общую работу специалистов в организации, пусть даже они имеют территориальное разделение.
Базовая концепция collaboration — это создание «порталов», содержащих сервисы для сохранения и публикации документации в intranet. Также в них предусмотрены поисковые возможности нужных документов, функции их корпоративной оценки, а также инструменты организации реальных/виртуальных встреч. Подобные системы нашли пользователей в числе стремительно развивающихся организаций коммерческой направленности, а еще — рабочих групп в больших учреждениях и госструктурах.
Программы с развитыми дополнительными инструментами
Сегодня не менее востребованными являются СЭД с развитыми дополнительными сервисами. В частности, это CRM, представляющий управленческий сервис клиентскими связями, рабочими проектами, биллингом, интернет почтой и многими другими.
Требования к системам документооборота
Компании, которые приняли решения внедрить у себя системы ЭДО, должны знать базовые требования к ним, в число которых специалисты, прежде всего, относят:
1. Наличие HSM. Данный “компонент” определяет допустимые условия объемов хранения с поддержкой иерархической структуры. Его принцип заключается в том, что самые активные данные хранятся на быстро работающих и дорогостоящих носителях, а менее популярные — в архиве (на низкоскоростных и дешевых).
2. Присутствие формализуемых процедур для создания автоматизации контроля типовых функций организации производства.
3. Автоматизацию опции админ управления компании в соответствии с уровнем ее сложности.
4. Интеграцию функции удаленного доступа к БД для всех региональных подразделений.
5. Внедрение опции, предоставляющей возможность подсистемам выполнять групповой ввод документов.
6. Наличие Workflow management, являющейся развитой системой маршрутизации документов.
7. Присутствие функции параллельного создания дополнительного архива на микрофильмах для документов с большим сроком хранения.
8. Открытость системы, обеспеченной ее расширяемостью и интеграцией с имеющейся информационной БД.
9. Наличие возможности создания, передачи и хранения графических документов для сопровождения инженерных и конструкторских задач.
10. Присутствие современных полноформатных средств поиска данных с поддержкой разных систем языков программирования.
Помимо всего этого, ни одна ЭДО не будет существовать без:
- современного уровня безопасности с шифрованием и ограничением доступности;
- интегрирования с SSO — корпоративной функцией единого допуска;
- обеспечения доменной аутентификации, вмонтированной в систему;
- наличия рабочего места админа по безопасности с экстренными ресурсами мгновенного контроля и влияния;
- допустимости приобщения комментариев к текстам;
- наличия функции формирования связей между различными документами:
- возможности администрирования документов: согласование, подписание.
- групповой загрузки информации в систему;
- исполнительского контроля документов с обеспечением отчетности и анализа;
- печать электронных документов с указанием метаданных;
- интеграции с общей почтовой системой, MS Office, с подсистемами ERP\CAD\CRM\OCR, а также — LDAP.
Правовое регулирование и принципы стандартизации
Несмотря на то что после начала внедрения ЭДО в РФ прошло более 20-ти лет, законодатель не особо потрудился для того, чтобы урегулировать данную ИТ-отрасль. Поэтому разрабатывая такую систему, создатели, прежде всего, ориентируются на отечественные документы «классического» делопроизводства.
Базовые нормативные акты в области СЭД:
- система электронного документооборота федерального органа, в частности, законодательство федерального уровня по электронной подписи.№63-ФЗ, о защите информации №149-ФЗ, о персональных данных №№152/363-ФЗ;
- отраслевые нормативные материалы ведомств и министерств РФ: Росстандарт, Росархива, Минюст, Минфин и других госорганов;
- постановления правительств на федеральном и региональном уровнях;
- стандарты и ГОСТы в сфере делопроизводства, архивов и систем распорядительной документации:№№Р 7.0.8.2013,Р 7.0.97.2016 и прочие.
Преимущества и недостатки ЭДО
Показатели эффективности являются определяющими при внедрении в организации СЭД. И, конечно же и заказчики, и исполнители стремятся к тому, чтобы плюсов было больше, а минусов – меньше. В противном случае внедренная СЭД может превратиться в баснословно дорогую информационную “помойку”.
Главные преимущества единой системы электронного документооборота (ЭДО) сводятся к следующему:
1. Сокращению трудозатрат в производственной и управленческой деятельности организации.
2. Прозрачности бизнес-процессов, высокому уровню контроля и аналитики.
3. Повышению уровня исполнительской дисциплины по оценкам специалистов от 20 до 40%.
4. Гарантии сохранности и конфиденциальности корпоративной информации.
5. Соответствию предприятия европейскому качеству по стандарту ISO 9000.
6. Развитой корпоративной культуре.
7. Быстрой адаптации новых сотрудников.
8. Повышению конкурентоспособности компании через ускорение документооборота и производственных процессов.
9. Экономии рабочего времени на поиск нужных бумаг.
10. Полному использованию физического пространства и вычислительной техники.
11. Повышению прозрачности корпоративной работы.
12. Высокому уровню удовлетворенности служащих и руководителей.
К недостаткам ЭДО специалисты относят:
- Увеличение затрат производства на внедрение СЭД и проведение переобучения персонала при внедрении.
- Невозможность эффективно взаимодействовать с клиентами и поставщиками предприятия, поскольку электронный документооборот еще не имеет массово обхвата организаций.
- Энергозависимость системы. При отключении электроэнергии система не работает. Однако в крупных компаниях этот вопрос решается установкой автономного энергоснабжения.
- Высокие требования к профессиональной подготовке сотрудников.
Технические возможности современных систем документооборота
Рынок заставляет разработчиков постоянно вносить изменения в свои системы САДО для того, чтобы они соответствовали современному уровню документооборота. В противном случае их место на рынке будет быстро занято.
Современная СЭД должна быть способной быстро реализовать в организации следующие направления:
- единый производственный стандарт документооборота во всех региональных структурах компании;
- простой обмен информацией и исполнительными документами и между специалистами, и подразделениями;
- стандартизация реквизитной информации документов;
- корпоративная регистрация внутренней/поступающей/исходящей документации с передачей руководителям и исполнителям;
- коллективная, корпоративная и индивидуальная возможность внесения изменений;
- открытость всех процессов контролирования, исполнения и утверждений;
- формирование аналитической, статистической и других видов корпоративной и государственной отчетности;
- архивацию информации в Базе Данных предприятия, с обозначением всех сроков и областью доступа.
Важно! Современная СЭД обязана обладать способностью масштабирования, расширения и внедрения различных надстроек. Только в этом случае будет создан современный уровень управления, а система в организации станет удобной и способной оставаться эффективной даже спустя несколько лет после внедрения.
Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным
ЭДО, получивший в последние годы широкую популярность, не должен полностью заменять бумажные носители. Именно так считают практически все специалисты в этой отрасли. Невзирая на то, что организация бумажного ДО связана с решением ряда трудных задач и несет определенные затраты, она становится настоящим спасением, когда продуманная система ПО и техническое оборудование, сервера, а также система защиты дают внезапный сбой.
Поэтому сочетание двух вариантов хранения (бумажный и электронный), на самом деле организуют максимально совершенный и эффективный ДО, который способствует экономии ресурсов компании и налаживанию оптимальных путей перемещения документов.
Базовые основы совмещения электронного и бумажного ДО:
1. Документы, которые редко используются, должны храниться в бумажном виде в спецархиве, для них создаются электронные копии.
2. Документы частого пользования, преимущественно кратковременного, хранятся преимущественно в электронном виде.
3. Места хранения информации двух видов должны быть защищены от злоумышленников.
Внедрение СЭД и основные проблемы, с которыми сталкиваются представители бизнеса
Приблизительно половина отечественных организаций не применяют у себя весь потенциал электронного документооборота. В основном, надежно функционирует система электронного документооборота в органах власти и на госпредприятиях.
Ключевая первопричина кроется в сомнительном отношении к электронным носителям в части их ненадежности. Кроме того, половина компаний считают, что сервисы для их сопровождения дорогие и трудные в освоении. К этим выводам пришли специалисты сервиса «БухСофт» медиагруппы «АктионМЦФЭР».
Основные проблемы, которые мешают организациям внедрять СЭД:
1. Консервативность сотрудников, относительно низкий уровень образованности, неготовность обучаться и переквалифицироваться.
2. Страх у руководителей перед прозрачной деятельностью.
3. Присутствие застарелого «советского типа» руководителя, неумение напрямую работать с ПК, изучать и корректировать документы.
4. Постоянно протекающие структурные изменения в компании, отсутствие формализации производственных процессов.
5. Важность гарантии юридической силы документа, утратившего свою силу после из-за законодательного введения в действие требований по электронной подписи.
6. Желание вести взаимодействие с внешним «бумажным» сообществом, особенно при наличии разветвленной структурной сети компании.
Обзор самых популярных СЭД
Такой анализ выполняется ежегодно профильными компаниями по пользовательским предпочтениям и внедренным системам ЭДО. Как правило, выбор пользователей базируется на цене и эффективности систем, а также стоимости работ по внедрению ее в компании.
Сводная таблица самых популярных СЭД
| Место в рейтинге | Производитель | Краткое описание, комплектация | Стоимость за комплект, руб. |
| 1 | А2Б СЭД
| В комплект входят:
| 15 000 |
| 2 | ELMA365 ECM
| В комплект входят:
| 18000 |
| 3 | Контур.Диадок
| Комплектацией предусмотрены:
| 18 600 |
| 4 | ЭТЛАС
| Это — современная, комфортная и довольно бесхитростная в применении СЭД с элементами управления бизнес-процессами для небольших компаний до 50 пользователей. При покупке предоставляется годовая подписка на 1 пользователя. Остальное необходимо приобретать отдельно. | 5800 |
| 5 | Е1 Евфрат
| Это — инструмент автоматизации управленческих процессов и оптимизации ДО, который эффективно работает и в небольших предприятиях, и в рамках регионально распределенной компании со сложной программой информативных потоков. Единоразово предоставляется лицензия на 49 пользователей . | 6800 |
| 6 | 1С | Это — известная современная ECM-система с обширным потенциалом для управления бизнес-процессами и корпоративной службой сотрудников. На ней, в основном, базируется федеральная система электронного документооборота. Стоимость пакета указана для 100 активных пользователей. | 547 000 |
| 7 | DocSpace | Данная система предполагает автоматизирование процесса управления документами на базе СЭД/ECM с упорядоченным хранением и быстрым поиском требуемого Сервер DocSpace. В цену включена лицензия на 50 пользователей.
| 450 000 |
Критерии выбора СЭД в зависимости от особенностей и потребностей бизнеса
Согласно анализу, который проводил TAdviser, заказчики при выборе системы ЭДО больше всего обращают внимание на такие параметры:
1. Простота адаптирования и наличие инструментария для самостоятельной настройки. При этом, для многих предпочтителен именно коробочный вариант, ведь он дешевле, проще в настройке, обслуживании и обновлении.
2. Стоимость пакета. Данный фактор считается все более весомым при приобретении системы.
3. Универсальность дизайна и функционала. Это позволяет совершенствовать бизнес-процесс и какой угодно иной компонент решения за предельно сжатые временные сроки.
4. Возможность настройки СЭД без вспомогательного программирования. Платформы с большим числом встроенных инструментов для самонастройки системы более востребованы.
5. Удобный интерфейс и легкость изучения.
6. Наличие мобильной версии. Причем она должна быть не «довеском», а полнофункциональным десктопным либо веб-клиентом, способным расширяться за счет потенциала современного смартфона.
7. Легкость интеграции с подобными решениями.
8. Существование готовых коннекторов к разнообразным ERP и CRM-системам и к генеральным операторам ЭДО.
9. Архитектура платформы. Она должна обеспечивать возможность плавного масштабирования, продуктивности, независимого развития и формирования эффективных решений на основе системы.
Внедрение СЭД в организации — это довольно непростой программный, технологический и управленческий процесс, результат которого в значительной мере зависит от безошибочной организации и подбора эффективного программного продукта. Заказчику предельно важно знать, что он получить в результате такого внедрения.
ECM — это очень широкая область с многочисленными рабочими компонентами. Поэтому при ее внедрении нужно понимать, какие конкретно функции будут нужны для управленческой деятельности: получение, анализ, хранение, обеспечение безопасности и другие инструменты.
Чтобы исчерпывающе ответить на этот вопрос, нужно опросить руководителей структур и только после этого принимать решение. При этом, в идеальном варианте число компонентов СЭД должно сводится к минимуму. Только тогда подобная система не трансформируется в информационную помойку, в которой все больше будут накапливаться документы, а позволит организации занять лидирующее положение в своей области.