Нулевой отчёт 6-НДФЛ: особенности заполнения

Заполнение отчёта 6-НДФЛ вызывает много вопросов у бухгалтеров организаций и их руководителей. Особенно это касается оформления нулевого отчёта. Работодатели не могут решить, действительно ли они свободны от необходимости подачи документа с нулевыми показателями или же предпочтительнее оформить такой отчёт для налоговой службы, дабы не испытывать судьбу.

Общая характеристика формы 6-НДФЛ

Документ 6-НДФЛ представляет собой обязательный отчёт, обобщающий все налоговые выплаты в пользу сотрудников. Заполненная форма отчёта подаётся в ФНС каждый квартал.

Оформление такого документа регламентируется следующими документами:

• приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7–11/450@ (это основной документ, где содержится основная информация по отчёту);
• приказом ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7–11/18@ (предусматривает некоторые нововведения с 2018 г.).

Отчёт 6-НДФЛ должен предоставляться следующими налоговыми агентами:

• индивидуальными предпринимателями;
• коммерческими и государственными организациями;
• нотариусами;
• адвокатами;
• представителями иностранных компаний, начисляющими гражданам различные виды доходов.

Налоговая декларация оформляется в отношении всех граждан, получивших от экономического субъекта такие доходы:

• заработок по трудовым договорам;
• вознаграждения по гражданским контрактам;
• дивиденды и пр.

Форма документа была введена для полноценного контроля со стороны налоговой службы за своевременностью начисления и уплаты подоходного налога работодателями.

Отчёт 6-НДФЛ фиксирует начисление и уплаты налога с доходов физических лиц

Нулевой отчёт 6-НДФЛ: надо ли подавать

Если на протяжении отчётного периода субъект не выплачивал вознаграждение за труд или другие виды дохода работникам, подавать отчёт 6-НДФЛ нет необходимости. Тем не менее отчёт может быть сдан с нулевыми показателями.

Закон не обязывает налогоплательщиков сдавать нулевой отчёт. Однако есть ситуации, когда безопаснее направить такой документ в ФНС.

Сотрудники налоговой службы не могут отклонить нулевой отчёт, если он всё же поступил от экономического субъекта.

Когда лучше сдать нулевой отчёт 6-НДФЛ

Таким образом, 6-НДФЛ с нулевыми показателями оформляется по желанию работодателя.

При обращении к практике мы обнаружим, что многие экономические субъекты предпочитают не заполнять форму 6-НДФЛ, если:

• какое-то время отсутствует доход от деятельности (например, в самом начале предпринимательства);
• отсутствует персонал;
• принято решение приостановить деятельность.

Однако есть бухгалтеры, полагающие, что лучше всё-таки оформить отчёт. Если доход был лишь в одном из кварталов, отчёт 6-НДФЛ обязательно должен быть представлен. Это важно сделать для того, чтобы у налоговиков не возникло подозрений в том, что работодатель забыл направить документ.

Если у ФНС появятся какие-либо подозрения, они вправе блокировать счёт экономического субъекта до выяснения обстоятельств. В этом случае налоговому агенту всё равно придётся предоставлять необходимые сведения налоговикам.

Если работодатель принял решение оформить нулевой 6-НДФЛ, он должен будет сдавать такой документ каждый квартал. Это связано с тем, что отчёт составляется нарастающим итогом. Однако налоговый агент может поступить и другим образом. Вместо нулевого отчёта он вправе направить в ФМС письменное уведомление.

Делается это с целью:

• информирования работников ФНС о том, что в текущем периоде у организации по форме 6-НДФЛ наблюдалась нулевая отчётность;
• выделения оснований, объясняющих отсутствие у налогоплательщика обязательств по удержанию подоходного налога (например, отсутствие подчинённых);
• обозначения границ временного отрезка, когда отмечались нулевые показатели.

Письменное уведомление об отсутствии доходов, работников или приостановлении деятельности отправляется работодателями, чтобы предотвратить блокировку счёта

Порядок заполнения нулевого 6-НДФЛ

Как и обычная форма декларации, нулевая должна состоять из:

• титульного листа;
• раздела 1, в котором приводятся обобщённые показатели;
• раздела 2, где указываются даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного подоходного налога.

При нулевом отчёте полностью заполняется лишь титульный лист. Сведения в эту часть документа фиксируются независимо от того, содержат ли его основные разделы какую-либо информацию или нет.

Титульный лист оформляется по всем правилам даже в том случае, если отчёт 6-НДФЛ будет с нулевыми показателями

Оформление титульного листа при нулевом 6-НДФЛ:

1. Проставляются идентификационные налоговые коды — ИНН и КПП (КПП — только для юридических лиц).
2. Номер корректировки должен иметь формат «000», «001», «002» и т. д. Он показывает, вносились ли изменения в отчёт и сколько раз.
3. Период сдачи отчёта отражается в двух полях: год (2018) и отчётный период.
4. Далее фиксируется код ФНС.
5. Вписывается код местонахождения (для российского юридического лица используется код 214).
6. Указывается наименование налогового агента или Ф. И. О. без сокращений.
7. Правопреемникам необходимо указать код реорганизации.
8. Вносится код ОКТМО, который свидетельствует о месте жительства, регистрации и пр.
9. Указывается контактный телефон лица, ответственного за подготовку документа.
10. Фиксируется количество листов отчёта и подтверждающих документов (при их наличии).
11. Вписывается Ф. И. О., подпись ответственного лица и дата заполнения формы.

Разделы 1 и 2 формы нулевой 6-НДФЛ не содержат значимой информации.

Оформление этих разделов происходит следующим образом:

• в полях, где необходимо указать числа, ставятся нули и прочерки;
• поля, где должны быть зафиксированы временные показатели, заполняются в формате «00.00.0000»;
• заполнению подлежат поля, касающиеся порядкового номера страницы, сведений об ИНН предпринимателя и КПП предприятия;
• внизу страницы указывается дата, а также ставится подпись оформителя.

В полях нулевого отчёта, где должны быть зафиксированы показатели в виде чисел, ставятся нули и прочерки

Пример нулевого отчёта 6-НДФЛ

Рассмотрим ситуацию, когда налоговый агент приостанавливает деятельность на два квартала. Во втором и третьем кварталах все сотрудники ушли в отпуск без заработка. Выплата персоналу денежных средств, начисленных за март, была осуществлена в апреле вместе с перечислением НДФЛ.

Особенности оформления формы 6-НДФЛ:

1. Заполнению подлежат разделы 1 и 2 в отчёте за первый квартал и полугодие.
2. В отчёте с первого по третий квартал экономический субъект повторит данные только раздела 1, в разделе 2 необходимо проставить нули.
3. В четвёртом квартале деятельность организации возобновилась, доходы также выплачивались своевременно по графику. Значит, в 6-НДФЛ за год будет заполнен раздел 1 с нарастающим итогом, в разделе 2 следует указать данные о перечислении, которые были произведены только за последние три месяца.

Сроки и способы сдачи 6-НДФЛ

Как уже отмечалось, отчёт подаётся ежеквартально. Крайний срок информирования налоговиков — последнее число первого месяца следующего квартала. Нулевые отчёты сдаются в те же сроки.

Таблица: отчётные периоды для налоговой декларации 6-НДФЛ

Способы подачи налоговой декларации:

• в электронном виде посредством телекоммуникационных каналов связи;
• на бумажном носителе, если численность людей, получивших доходы в налоговом периоде (за год) не превышает 25 человек.

Сдаётся отчёт 6-НДФЛ в ФНС по месту учёта налогового агента, а именно:

• для организаций — это место нахождения;
• для ИП — это место регистрации.

Ответственность за нарушение сроков сдачи

Если работодатель не направил отчёт в ФНС вообще или сделал это с опозданием, он будет оштрафован за каждый месяц просрочки. Сумма штрафа составит 1 тыс. р.

Отчёт не будет принят налоговиками в следующих случаях:

• на титульном листе зафиксированы неточные реквизиты налогового агента (ИНН, наименование, Ф. И. О.);
• допущена ошибка в коде ФНС;
• указан неправильный код отчётного периода.

Стоит напомнить, что блокировка счёта налогоплательщика может быть произведена, если подача декларации 6-НДФЛ задерживается на десять и более дней. За отправку отчёта с недостоверными данными экономическому субъекту грозит штраф в размере 500 р. за каждый некорректно заполненный документ. Штраф не будет начислен в том случае, если работодатель успел выявить ошибку и направить в ФНС корректировочный отчёт до обнаружения ошибки налоговиками.

ФНС может пойти на снижение размера штрафа, если:

• не произошло занижение налога;
• не были нарушены права физических лиц.

По закону подача нулевого отчёта 6-НДФЛ в ФНС не является обязанностью работодателей. Если у предпринимателя нет данных для заполнения формы 6-НДФЛ, он не может считаться налоговым агентом. В этом случае он полностью освобождён от необходимости подавать подобный отчёт. Тем не менее некоторые из экономических субъектов предпочитают либо оформить документ с нулевыми показателями, либо направить в налоговую службу специальное письмо, уведомляющее об отсутствии доходов, работников или о приостановлении деятельности.