У начинающих кадровиков, а также у частных коммерсантов, набирающих в свой штат работников, зачастую возникают вопросы: обязательно ли вести учёт трудовых книжек специалистов, как это правильно сделать, нужен ли вообще регистр учёта и ещё множество вопросов, касающихся кадрового документооборота. Сегодня рассмотрим вопрос о документе, с которого начинается фиксация трудовой книжки каждого специалиста в штатном делопроизводстве предприятия, — о так называемом журнале учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Книга учёта движения трудовых книжек — законодательство о её ведении
Трудовое законодательство безапелляционно регулирует вопрос учёта трудовых книжек всех специалистов организации и частного бизнеса. Это отражено в статье 66 ТК РФ, которая вменяет в обязанность каждому работодателю, все зависимости от его статуса и количества трудоустроенных сотрудников, фиксировать во внутреннем документообороте каждую поступившую к нему на хранение трудовую книжку.
С этой целью в каждой компании должен вестись двусторонний учёт личной трудовой документации работника, сюда входит:
- Приходно-расходный журнал, куда должна быть внесена каждая закупленная организацией трудовая книжка, а также вкладыши в неё. Запомните, что сюда должны быть занесены реквизиты и выданных, и ещё не заполненных (пустых) бланков. Ведётся этот регистр бухгалтерией, здесь проставляется число закупленных и выданных бланков, указывается их стоимость. Заметим также, что каждое предприятие, использующее наёмную силу, обязано иметь в наличии новые бланки и книжек, и вкладышей. В этом вопросе существует и ежемесячная отчётность по использованию новых бланков (смотри пункт 41 распоряжения Правительства РФ №225).
Форма приходно-расходной книги по учёту бланков трудовых книжек утверждена Приложением №2 Постановления Минтруда РФ №69
- Журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, где фиксируются этапы прохождения этого трудового документа с момента его выдачи, если книжка выдаётся впервые, или получения на хранение у работодателя уже заполненной трудовой. Как правило, ведёт этот учёт уже кадровая служба. Если же такой нет на предприятии, то книгу учёта может вести либо бухгалтер, либо референт, либо сам руководитель компании (ИП). То есть именно тот, кто осуществляет приём работников на работу.
Форма книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей утверждена Приложением №3 Постановления Минтруда РФ №69
Форма ведения учётной документации и порядок её заполнения регламентированы положениями, утверждёнными Постановлением Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года. Инструкция по внесению данных в книгу учёта приведена в Постановлении Минтруда РФ №69, введённом в действие в том же году.
Нужно учитывать, что в нормативных актах установлено не право, а обязанность всех нанимателей осуществлять учёт всех трудовых бланков, которые поступили в их ведение. Это закреплено в пункте 40 Правил учёта, установленных в Постановлении №225. За нарушение этих требований предусмотрена административная ответственность как для самой организации, так и для должностных лиц, игнорирующих нормы трудового учёта.
Как работает учёт трудовых книжек
При регистрации и учёте личных трудовых реестров нужно понимать, что наниматель должен исполнять определённые действия с каждой поступившей к нему книжкой, сюда относятся:
- Приём трудовой от специалиста, который устраивается на работу. При отсутствии места для внесения новой записи в документе книжка дополняется специальным вкладышем (это обязанность работодателя).
- Оформление новой книжки, если место трудоустройства у человека первое. В этой вариации данные сотрудника вносятся в титульный лист трудовой, фиксируется первый период трудового стажа человека.
- В личный трудовой регистр работодателем вносятся данные о периоде, месте, должности работника, а также его повышение (понижение) в должности, перемещение по карьерной лестнице и благодарности.
- Важный момент для работодателя — правильное хранение трудовых всех работников в специально отведённом для этого месте, которое защищает документы от несанкционированного доступа к ним, а также исключает их уничтожение или повреждение.
- В трудовой фиксируется дата и статья увольнения специалиста — расторжение трудового соглашения.
- Трудовой регистр должен быть выдан на руки уволенному работнику в день его ухода либо отправлен почтовым отправлением, если сотрудник изъявляет на это своё желание. Может быть выдана трудовая и близким человека, ушедшего из жизни.
Все вышеперечисленные пункты и составляют процесс учёта основного трудового документа работника. В учётном журнале при этом в обязательном порядке отражаются следующие пункты:
- дата передачи трудовой книжки от принятого в штат сотрудника ответственному лицу работодателя;
- регистрация новой книжки, заведённой нанимателем на трудоустроенного работника, если это место работы для него является первым (у человека ещё не было трудовой);
- отметка о том факте, что трудовая книжка передана на хранение работодателю;
- фиксация факта, что трудовая выдана в момент, когда контракт был прекращён.
Кто может вести регистр учёта трудовых книжек
Первое, что следует соблюдать при внесении данных в книгу учёта, — вести её имеет право только ответственный работник, который назначен для выполнения этой функции отдельным приказом по предприятию. Только этот человек имеет право в дальнейшем совершать какие-либо действия с регистром кадрового учёта. Он же несёт полную внутреннюю ответственность за правильное его ведение. При временном отсутствии такого должностного лица (в отпуске, на больничном и т. п.) необходимо выпустить распоряжение, предусматривающее его замещение, в котором опять же указывается его конкретный заместитель. Это можно сделать в этом же приказе, внеся второй пункт, как это сделано в образце распоряжения ниже.
Работник и его зам должны быть ознакомлены с приказом и расписаться в нём
Но не стоит забывать, что ответственность перед контролирующими органами несёт руководитель организации (а не назначенное лицо). Ответственность кадровика или бухгалтера, ведущего учёт, ограничивается мотивацией (или демотивацией) внутри предприятия. Причём если официального назначения такого человека не будет, оштрафована будет компания. А штрафы, которые возлагаются на предприятие, горазде серьёзнее, чем суммы личной ответственности гендиректора (более подробно об этом расскажем в конце статьи).
Таким образом, если руководитель организации сам и принимает на работу специалистов, и ведёт учёт трудовых книжек, он выпускает распоряжение, в котором указывает, что возлагает эту обязанность на себя.
Следует принять к сведению ещё один важный момент этого вопроса: осуществлять работу с трудовыми книжками и их учётом имеет право только сотрудник, который является штатным работником предприятия. Даже если все другие кадровые вопросы переданы на аутсорсинг, вести трудовые и их учёт должны «свои» сотрудники. И ещё здесь нужно помнить, что при передаче кадровых дел другому сотруднику (когда это не временное замещение) все трудовые книжки и журнал должны быть переданы по приёмопередаточному акту. При этом в бланке должно быть указано не просто число трудовых книжек, в нём должны быть перечислены все Ф. И. О. их обладателей.
Акт приёма-передачи трудовых книжек выглядит так
Видеоинструкция: как организовать учёт и хранение трудовой документации
Образец правильного заполнения книги учёта движения трудовых книжек
Помимо требований к учётчику кадровой документации, второй немаловажный момент здесь — соблюдение формальных требований при заполнении книги учёта. Обратимся к инструкции, регламентирующей корректное внесение данных в учётный регистр трудовых книжек. Как уже упоминалось, требования к оформлению журнала отражены в Постановлении Минтруда РФ под номером 69 (в его Приложении №3):
- Титульный лист журнала учёта должен содержать основные данные регистра:
- Полное название организации — как зафиксировано в уставе или свидетельстве о постановке на учёт индивидуального предпринимателя. Даже если у ИП есть название, в книге нужно ставить официальный статус — ИП.
- Обязательно указание даты начала ведения регистра (как правило, это день, когда в компании принят на работу первый работник) и дата окончания ведения учёта, здесь может быть две причины — компания выдала все трудовые и прекратила деятельность или просто заполнены все строки журнала и нужно начинать вести новый том.
- Перед тем как регистр полностью сформирован для хранения, на титульнике проставляется количество внесённых в журнал записей. Считаются они по порядковым номерам регистра (сколько книжек было зарегистрировано в журнале, столько и записей).
Форма титульного листа книги учёта выглядит так
- Законодательным актом установлено, что все листы книги учёта действий с трудовыми книжками и вкладышами должны быть пронумерованы. Удалять листы или добавлять новые страницы в регистр категорически запрещено.
Во избежание претензий со стороны контролёров сразу же нужно пронумеровать все страницы книги учёта
- Для этой цели каждый реестр должен быть прошнурован и завизирован подписью руководителя организации. Здесь же на последней странице должна стоять печать организации (если она существует). Логично, что как только на предприятии появляется наёмный персонал, в этот же день должна быть заведена такая книга учёта. Эта же дата и должна стоять после визы директора (или предпринимателя), завершающей документ.
- Напомним, что как минимум в этот же день должен быть выпущен приказ о назначении лица, ответственного за внесение данных, в учётный регистр.
- И последнее, что нужно сделать в начале заполнения данных, — опломбировать или скрепить сургучом книгу. В связи с тем, что работа с сургучными печатями уже давно ушла в прошлое, обычно концы скрученной нити, которой прошит журнал, выпускают наружу, а сверху плотно наклеивают листок формата А6, на котором ставят отметку следующего содержания: «Прошито, пронумеровано. Количество листов NN. Дата: дд.мм.гггг». Поверх текста, но не перекрывая его полностью, ставится печать организации (при её наличии, так уточняет Приказ Минтруда РФ №589н).
Прошнурованная книга скрепляется визами и печатью организации
Отметим, что унифицированных требований к формулировкам при внесении данных в книгу учёта не предусмотрено. Жёстко регламентировано только содержание по каждому столбцу регистра. Итак, книга содержит в себе всего 13 столбцов, в которых должна проставляться определённая информация:
- Начинается строка по движению каждой отдельно взятой трудовой книжки с порядкового номера записи в журнале. Этот пункт призван систематизировать весь учёт по регистру. Как уже упоминалось, последний номер записи должен быть отражён на титульном листе реестра при его архивировании.
- Далее, следует блок, в котором указывается дата приёма специалиста в штат и, соответственно, дата внесения сведений в трудовую книжку (или вкладыша в неё). Этот столбец разбит на 3 части, которые аналогичны сведениям, указанным в трудовой, — число, месяц (указывается двумя числами, к примеру, «01»/»04»), год (четырёхзначное число) — «2018».
- Следующий столбец — полные Ф. И. О., инициалы расшифровываются. Хотя это и не регламентировано правилами заполнения Ф. И. О. нужно указать полностью во избежание путаницы с однофамильцами.
- Далее, нужно указать реквизиты трудовой книжки (вкладыша) — серию и номер. Здесь нужно понимать, что для учёта трудовой документ и вкладыш, вшитый в него — абсолютно разные вещи, поэтому заталкивать в строку, в которой зарегистрирована трудовая работника, вкладыш к ней, неправильно. Для этого заводится отдельная строка, с датой и всеми соответствующими реквизитами документа, в том числе со стоимостью этих дополнительных листов.
- Должность принятого работника должна быть указана в соответствии со штатным расписанием и полностью совпадать с формулировкой в трудовой и контракте.
- Название места трудоустройства проставляется с учётом отдела (службы), куда поступает на работу человек.
- Обязательны реквизиты распоряжения, которое устанавливает приём на работу. Здесь важен только номер и дата его утверждения.
- После внесения данных при трудоустройстве работника ответственное лицо ставит свою подпись, которая удостоверяет, что внесённая информация проверена и соответствует действительности.
- Что касается суммы стоимости трудовой книжки (вкладыша), полученной с работника, если книжка или вкладыш приобретались и выдавались именно на этом рабочем месте. Стоимость должна быть взята из приходно-расходной книги по учёту бланков. Здесь нужно учитывать, что нельзя вычесть цену документа из зарплаты человека (это незаконно). Ответственный работник должен взять эту компенсацию наличкой с человека сразу при его трудоустройстве. При этом нужно заполнить приходник и сдать деньги в бухгалтерию. Также незаконно отправлять работника за трудовой в киоск. Выдать трудовую должен работодатель. Если же человек пришёл устраиваться со своим документом и во время работы к трудовой не прикладывался вкладыш, лучше поставить в этом столбце прочерк.
- Следующие блоки заполняются уже при увольнении сотрудника. В столбце №12 проставляется день, когда трудовой документ был выдан работнику на руки. Если человек не забрал трудовую, ставится дата прекращения трудовых взаимоотношений, вытекающая из приказа на увольнение.
- Если бывший работник сам забирает документы, он расписывается в журнале. Если же документ был направлен (по письменному заявлению работника) почтой или курьером, указывается именно этот факт. Рекомендуется в этом варианте указать в последнем столбце реквизиты уведомления о доставке и расписку о получении. Если же человек не написал заявление и не пришёл забирать свою трудовую, пишется резолюция о невостребованности документа. тогда трудовую нужно хранить в специальном несгораемом шкафу (вместе с другими книжками)( в течение пятидесяти лет.
Образец заполнения книги учёта движения книжек выглядит так
Заполнять регистр учёта нужно непосредственно перед принимаемым на работу (в его присутствии).
Бывают ситуации, когда служащему необходим оригинал трудовой книжки для предоставления в Пенсионный фонд для расчёта пособия. Здесь ответственный работник обязан выдать человеку его трудовой документ на руки, обязательно сделав соответствующую отметку в реестре учёта. Через 3 рабочих дня по завершении всех действий в ПФР сотрудник должен вернуть трудовую книжку учётчику. Который в своё время должен внести в регистр запись о возврате.
Видеоурок: заполняем журнал учёта
Что делать, если в книге учёта допущена ошибка
Первая ситуация — при получении трудовой книжки увольняемый работник «промахнулся» и расписался в строке, предназначенной для учёта документа другого сотрудника.
В этой ситуации:
- Ответственным работником оформляется акт, где указываются основные обстоятельства. Нельзя забывать здесь про дату составления документа, а также регистрационный номер локального кадрового учёта.
Так можно оформить акт об обнаружении ошибки в книге учёта
- В учётном регистре после составления акта ставится соответствующая запись, обосновывающая корректировку.
В комментариях по исправлению ошибки в книге учёта указываются реквизиты акта
Другая ситуация — когда ошибку допускает не работник, а ответственное лицо, ведущее учёт. К примеру, при оформлении человека на работу отметка о принятии на хранение трудовой книжки не была сделана своевременно. В связи с чем, далее вся нумерация и даты учёта трудовых не соответствуют действительности. Здесь Роструд даёт следующие разъяснения: ТК РФ и постановления о применении книги учёта не предусматривают конкретных правил корректировок в этом документе. Но тем не менее следует применять формальные требования Минтруда РФ, требующие, чтобы данные, в которые были внесены исправления были:
- читабельными, поэтому неверную информацию нужно зачёркивать тонкой линией, чтобы она читалась впоследствии;
- делается запись, фиксирующая, что корректировкам нужно доверять («исправленному верить»);
- возле каждого исправления должна стоять виза ответственного лица, внёсшего коррективы, и дата их внесения;
- при нарушениях оформления учётного регистра рекомендуется составить определённый акт, где кратко изложить причины и реквизиты документа, согласно которому коррективы признаются действующими.
Конкретно здесь можно порекомендовать: перечеркнуть все записи, которые по дате должны были быть составлены после отсутствующей записи. А затем продолжив порядковую нумерацию поставить нужную запись и внести все последующие. Довольно сложно, но правильно. Но уж чего точно нельзя делать — оставлять всё как есть. Правила ведения журнала учёта не прощают подобных ошибок.
Ответственность при нарушении правил заполнения реестра учёта
Заметьте, что регуляторы трудовой деятельности очень трепетно относятся к ведению кадрового учёта. И первым делом при проверках они обращают внимание на корректность и правильность внесения данных в кадровый документооборот. Относится это и к журналу учёта движения трудовых книжек.
Если организация или частный предприниматель не ведёт учёт трудовых книжек или делает это ненадлежащим образом, контролёры из Инспекции по труду имеют право, согласно пунктам 1 и 2 статьи 5.27 КоАП РФ, вменить нарушителю следующие административные санкции:
- 1 000—5 000 ₽ — штраф, который грозит должностному лицу или индивидуальному предпринимателю, если нарушения в трудовом учёте были обнаружены впервые;
- 30 000—50 000 ₽ — штраф, который будет наложен на юр. лицо.
- отметим здесь, что компания может отделаться и предупреждением, если инспекторы признают, что ошибки несущественны.
При повторном и последующих зафиксированных нарушениях санкции ужесточаются:
- 10 000—20 000 ₽ — штрафное взыскание, которое может быть наложено на ИП или на руководителя организации;
- причём директор на время может быть отстранён от занимаемой должности за такие преднамеренные ошибки, допущенные при ведении книги учёта;
- 50 000—70 000 ₽ — штраф, предназначенный для компаний, нарушающих требования нормативных актов по этому вопросу.
Поэтому всем работодателям рекомендуем внимательно и серьёзно относиться к кадровому учёту и не допускать досадных ошибок. Тем более что делопроизводство здесь не так уж и мудрено.
Заполнение реестра учёта движения трудовых книжек не потребует от кадровика особой погружённости в процесс и серьёзной теоретической подготовки по трудовому праву. Нужно просто соблюдать несколько простых алгоритмов, к числу которых относится и фиксация в книге учёта всех трудовых книжек, которые могут быть как получены от принимаемых на работу сотрудников, так и оформлены самим нанимателем. Необходимо соблюдать корректный формат внесения данных по срокам, указанию должности специалиста, правильному заполнению блока с Ф. И. О. работника (без сокращений и ошибок в них). А если всё-таки неточности были допущены, уметь вовремя их обнаружить и устранить, применяя рекомендации регуляторов.
