Трудовая книжка сопровождает людей с первого дня работы и до момента окончания трудовой деятельности. Любой человек имеет хотя бы общее представление о том, что собой представляет документ и для каких целей предназначен. Но поверхностных сведений недостаточно, чтобы иметь возможность проверить корректность оформления и разобраться в отдельных специфических вопросах, связанных с выдачей и ведением книжки. Ведь допущенные сотрудниками кадровых подразделений погрешности могут повлечь вполне определённые негативные последствия.
Трудовая книжка: принципиальные моменты
В современных условиях трудовая книжка продолжает рассматриваться как главный документ работника, хотя с 2002 года её ценность постепенно утрачивается. Трудовая книжка выдаётся и ведётся в целях:
- отражения трудовой деятельности человека;
- подтверждения трудового стажа, в первую очередь для пенсионного обеспечения.
Обязательность оформления и ведения трудовых книжек установлена ст. 66 ТК РФ. Ведение документа осуществляется всеми работодателями, привлекающими наёмных сотрудников на постоянной основе на срок свыше пяти дней. Исключение составляют работодатели-физлица, которые не зарегистрированы как предприниматели. Такие граждане нанимают работников для удовлетворения собственных бытовых потребностей и в целях личного обслуживания (уборка жилья, приготовление пищи и т. п.).
Некоторые сложности вызывает вопрос о ведении трудовых книжек на своих сотрудников некоторыми категориями работодателей, в частности адвокатами, нотариусами и аналогичными по статусу самозанятыми лицами. На основании ст. 20 ТК РФ можно предположить, что частнопрактикующие адвокаты и нотариусы относятся к работодателям-физлицам, а не к предпринимателям. Соответственно, и ведение трудовых книжек на привлечённых ими работников не допускается в силу прямого указания в ст. 66 ТК РФ. Но взаимоотношения между сторонами и выполняемые нанятыми сотрудниками функции не позволяют относить подобных работодателей к обычным физическим лицам. На законодательном уровне ситуация не разъясняется, а позиции различных ведомств противоречивы. Так, Федеральная нотариальная палата дала разъяснения об обязательности ведения трудовых книжек на работающих у частных нотариусов по основному месту граждан (Письмо ФНП № 923/06–06 от 10.06.2008 г.), а Федеральная палата адвокатов, поддержанная Минюстом, пришла к выводу о недопустимости ведения трудовых книжек на привлечённых сотрудников частных адвокатских кабинетов (Информационное письмо от 08.01.2004 г. № 5–5-22/9).
Актуальная форма трудовой книжки, вкладыша в неё и основные положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек определены Правилами, утверждёнными Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила). Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция). Это основополагающие нормативные акты, регулирующие отношения, связанные с выдачей и оформлением документа. Дополнительные разъяснения содержатся в различных актах Минтруда.
Действующий в настоящее время бланк трудовой книжки был утверждён в 2003 году
Трудовая книжка последнего образца представляет собой сшитую брошюру объёмом 46 листов и размерами, приближенными к формату А6 в развёрнутом виде (точнее, 176х125 мм), состоящую из элементов:
- корочки, на лицевой стороне которой изображён золотой герб РФ и надпись «Трудовая книжка»;
- первого листа, содержащего личные данные сотрудника:
- Ф. И. О.;
- дату рождения;
- образование;
- профессию, специальность;
- дату выдачи;
- подпись работника;
- подпись лица, ответственного за выдачу документа.
- раздела «Сведения о работе» на десяти разворотах;
- раздела «Сведения о награждении» на десяти разворотах.
Вкладыш выдаётся в случаях, если в каком-либо из разделов не остаётся свободного места для внесения новых записей. Он соответствует по размерам и форме трудовой книжке и включает:
- корочку с надписью «Вкладыш в трудовую книжку»;
- первый лист с аналогичным трудовой книжке содержанием;
- раздел «Сведения о работе» на девяти разворотах;
- раздел «Сведения о награждении» на восьми разворотах».
Вкладыш в трудовую книжку оформляется, если в любом из разделов заканчивается место для записей
Трудовая книжка и вкладыш в неё имеют индивидуальные серию и номер. Вкладыш следует вшивать нитками в трудовую книжку между последней страницей и задней корочкой. На внутренней части корочки книжки проставляется штамп о выдаче вкладыша с приведением его реквизитов. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.
Информация в документ вносится в табличной форме. В разделе «Сведения о работе» содержатся следующие графы:
- порядковый номер записи;
- дата события (приём, увольнение, перевод и т. д.) с разбивкой на подграфы отдельно для числа, месяца и года;
- информационная часть, содержащая описание события (принят на работу, переведён на должность, уволен и т. д.);
- основание для внесения записи — приказ, распоряжение с номером и датой.
Раздел «Сведения о награждении» состоит из граф:
- порядковый номер;
- дата награждения;
- информационная часть, описывающая произведённое награждение;
- сведения о документе, послужившим основанием для внесения записи (приказ, распоряжение и др.).
Используемый в настоящее время бланк трудовой книжки имеет несколько степеней защиты:
- корочки серого цвета выполнены из материала и по технологии, применяемой при изготовлении бланков паспортов;
- прошивка предохраняет от самостоятельного удаления/вставки листов;
- внутренние страницы выполнены на специальной бумаге с водяным знаком «ТК» и видимыми разноцветными волокнами, имеющими чередующееся свечение при ультрафиолетовом освещении;
- номер выполнен магнитной краской, остальные надписи переливаются в ультрафиолетовом свете;
- серия и номер присутствуют на каждом листе в развороте;
- текст напечатан методом офсетной печати;
- на страницы нанесены две сетки, одна из которых выполнена по радужному методу, как при изготовлении банкнот (сетка меняет цвет);
- на первом листе имеются три полоски с микротекстом;
- на нечётных страницах присутствует видимый в ультрафиолетовом свете элемент зелёного цвета.
С 2008 года практикуется наклеивание голограмм на первой странице трудовой книжки (обычно справа от подписи ответственного лица), но требований по наклейке не установлено. Работодатель может использовать голограммы по своему усмотрению.
С 2008 года практикуется наклеивание голограмм
Таким образом, действующий бланк трудовой книжки в достаточной степени защищён от подделки. Бланки изготавливаются на «Гознаке». Распространение бланков осуществляется производителем или распространителями, которые должны отвечать определённым требованиям. Доставка бланков работодателям осуществляется специальной службой доставки защищённой полиграфической продукции. Из Приказа Минфина от 22.12.2003 № 117н следует, что приобретателем бланков может являться только работодатель, сделка оформляется соответствующим договором. Свободная продажа не предполагается, хотя в 90-е годы действующие на тот момент бланки трудовых книжек можно было приобрести в открытом доступе.
История трудовых книжек и перспективы
Своеобразным прообразом трудовых книжек в Европе и России являлись рекомендательные письма, выдаваемые некоторым категориям работников при увольнении и являвшиеся если не обязательным, то крайне желательным документом для последующего трудоустройства. Постоянные документы, содержащие сведения о предыдущей работе, впервые появились во Франции в конце XVIII в. и просуществовали до начала XX в.
Обязательное использование трудовых книжек вводилось в Германии во времена III рейха, в ГДР до 1967 г., Италии до 1997 г. и в некоторых других странах. В Словении они действовали до 2009 г. Постепенно трудовые книжки повсеместно вытеснялись специализированными информационными базами или базами пенсионных фондов. Возможно, Россия и страны СНГ остаются последними государствами, в которых трудовая книжка сохраняется в качестве обязательного документа.
В России история трудовой книжки началась в 1918 г. Первоначально трудовой документ заменял собой все удостоверяющие личность документы. В трудовые книжки местными Советами народных депутатов ежемесячно вносились сведения о выполнении гражданином общественно полезной работы. В таком формате книжки просуществовали до конца 1922 года, когда вновь вернулись к традиционным личным документам. С 1926 по 1939 г. в качестве своеобразной замены применялись трудовые списки — индивидуальные документы, содержащие информацию о работе гражданина (утв. Постановлением СНК СССР от 21.09.1926). Государственные работодатели, включая общества и товарищества с преобладанием госкапитала, обязаны были отражать в списках данные как о текущей занятости, так и о предыдущих работах на основании документальных подтверждений. Приём на работу в госструктуры был возможен только при предъявлении списка.
В привычном для современников виде трудовая книжка была введена Постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 с 15.01.1939. Форма документа, основные положения о ведении и хранении с тех пор принципиально не изменялись. Современные требования к содержанию трудовых книжек, порядку заполнения и обороту в целом основаны на первоначальном Постановлении Совнаркома 1938 г. Постановлением Госкомтруда СССР от 09.07.1958 № 620 введена Инструкция по ведению трудовых книжек, до мелочей напоминающая действующие Правила.
Трудовые книжки с момента введения по настоящее время делались по разным образцам
Указанной Инструкцией также вводились практически в современном виде и применяемые до настоящего времени приходно-расходные книги по учёту бланков и книги учёта движения трудовых книжек.
Следующим этапом в истории отечественных трудовых книжек стало Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 и принятая в его исполнение Инструкция, утверждённая Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 № 162. Указанными документами были восполнены некоторые существовавшие пробелы и неясности. Постановлением Госкомтруда СССР от 02.08.1985 № 252 Инструкция была изложена в новой редакции. Советские акты действовали в современной России до 2003 г., когда были приняты указанные в начале статьи Постановления.
В результате всех модификаций на территории РФ могут встречаться и являться действительными трудовые книжки образца 1938, 1973 и 2004 г. В разное время предъявлялись различные требования к материалам, применяемым при изготовлении бланков. В объёмах информации, содержащихся в документах разных лет, расхождений нет, что позволяет использовать для расчёта пенсии даже самые старые книжки.
С 2010 года ведутся разговоры о полном переходе на электронный учёт трудовой информации. С 2002 года сведения о занятости всех работников и производимых отчислениях предоставляются работодателями и хранятся в Пенсионном фонде, в связи с чем актуальность трудовой книжки утрачивается. Но окончательного решения об отказе от бумажной формы не принято. Переход предполагался с 01.01.2018, затем с 01.01.2019. Сейчас встречается информация о начале действия электронной книжки с 01.01.2020. Неизбежность реформы не оспаривается и многократно подтверждалась высшими должностными лицами. Предполагается, что электронная книжка будет интегрирована в госуслуги и с течением времени полностью вытеснит бумажного прародителя.
Заведение трудовой книжки
Оформление трудовой книжки осуществляется работодателем при приёме человека на его первую работу. Документ заполняется с участием вновь принятого. Срок для выдачи установлен в одну неделю после начала работы (отсюда и установленное условие об оформлении записей для работников, проработавших более пяти дней). Работодатель вправе потребовать с работника возмещения расходов, связанных с приобретением бланка, кроме случаев, когда при первоначальном оформлении допущена ошибка, использован другой бланк либо оформленная трудовая книжка потеряна (испорчена) по вине работодателя.
Заключение трудового договора возможно с 14 лет при определённых обстоятельствах
В общем случае в трудовые отношения гражданин вправе вступить с 16 лет. Лица, получившие общее образование, а также оставившие общеобразовательные учреждения или отчисленные из них и продолжающие обучение в вечерней школе или по иной форме, вправе заключить трудовой договор с 15 лет. С согласия родителей и органа опеки и попечительства в трудовые отношения вправе вступить подросток с 14 лет, продолжающий получать общее образование (в свободное от учёбы время) или уже получивший его. Для таких работников устанавливается особый режим работы, но тем не менее они являются полноценно трудоустроенными. Соответственно, на них также должны быть заведены трудовые книжки.
В случае потери или повреждения трудовой книжки новый документ не выдаётся. В таких случаях оформляется дубликат, в котором указывается совокупный стаж работы без указания организаций, конкретных периодов занятости и занимаемых должностей.
Обязанность по выдаче и ведению книжек лежит на работодателе в силу прямого указания ст. 66 ТК РФ. В соответствии с п. 45 Правил работодатель также несёт ответственность за организацию ведения и хранения основного документа работника.
На практике сотрудники кадровых служб зачастую предлагают написать заявление об оформлении книжки (пример такого заявления здесь). Подобное заявление нормативно не предусмотрено, но кадровики тем самым подстраховываются на случай сообщения оформляемым недостоверных сведений об отсутствии у него трудовой книжки.
Видео: оформление трудовой книжки впервые
Ведение и хранение трудовых книжек
Правила и Инструкция содержат детальные указания по порядку оформления и хранения трудовых книжек, включая технические особенности.
Все записи выполняются сотрудником, ответственным за ведение трудовых книжек, шариковой, перьевой или гелевой ручкой с чернилами синего, фиолетового или чёрного цвета.
При указании дат используются только арабские цифры (на первой странице месяц указывается словом), год обозначается четырёхзначным числом. Никакие сокращения, даже общеупотребительные, не допускаются (нельзя писать «ст.» вместо «статья», «пр.» вместо «приказ» и т. д.).
Первый лист заполняется в соответствии с паспортом и документом об образовании. Исправления недостоверных или изменившихся данных на первой странице производятся путём зачёркивания и написания верных (изменения фамилии, даты рождения и пр.). При получении владельцем нового образования предыдущая информация не зачёркивается, дополнительно дописывается соответствующий уровень.
При получении нового образования работником сведения о нём вносятся в трудовую книжку
Сведения о приёме должны начинаться с полного и сокращённого наименования работодателя (оформляется в виде заголовка без проставления номера записи). Запись о приёме должна содержать указание на структурное подразделение, в которое устраивается сотрудник, наименование профессии, должности, специальности, квалификации и разряда. В этом же разделе должны быть отражены все трудовые движения сотрудника: переводы, получение следующего разряда, другой квалификации и т. д.
При переименовании работодателя или изменении формы организации производится соответствующая запись. Запись об увольнении должна быть дословно воспроизведена с Трудового кодекса с указанием соответствующей статьи, пункта и подпункта.
Документ-основание для внесения записи должен содержать указание на его вид (приказ или распоряжение) и реквизиты. Название документа («Об увольнении», «О переводе» и т. д.) и наименование компании не указываются.
В трудовую книжку вносятся записи о приёме на работу, увольнении, переводе, смене должности и других изменеиях
Сведения о награждении вписываются в аналогичном порядке. В информационной части следует указать, кто произвёл награждение, за какие успехи и в какой форме (например, «Генеральным директором за организацию и проведение семинара премирован в размере должностного оклада»). Исправления на всех страницах, кроме первой, вносятся путём признания неверной записи недействительной и указанием правильной записи.
В период трудоустройства трудовая книжка хранится у работодателя. На практике к хранению трудовых книжек применяют правила, предусмотренные для бланков строгой отчётности. Документы должны находиться в условиях, исключающих возможность хищения или уничтожения, порчи. Обычно для хранения книжек выделяют отдельные металлические запирающиеся шкафы или сейфы.
Видео: ошибки в трудовой книжке
Ведение трудовых книжек на ИП и самозанятых лиц
ИП, а также самозанятые граждане (частные нотариусы и адвокаты с личным кабинетом) сами на себя не вправе делать записи в трудовой книжке. Факт занятости вытекает из регистрации лица в качестве предпринимателя, членства в палате адвокатов, статуса нотариуса. Пенсии формируются на основании производимых отчислений. Сотрудники частнопрактикующих адвокатов подтверждают стаж справками, ведомостями, отчислениями в фонды и т. п. (Информационное письмо от 08.01.2004 № 5–5-22/9).
Работодатель-физлицо, не зарегистрированное как ИП, также не вносит запись в трудовую книжку нанятых им работников. Подтверждением стажа является в данном случае заключённый и зарегистрированный в местной администрации трудовой договор (ст. 309 Трудового кодекса). На практике занятость работников у физлиц обычно никак не оформляется и не подтверждается.
Трудовая книжка является обобщающим документом, в котором сконцентрированы данные обо всех трудовых этапах человека. От корректности записей может зависеть размер пенсии, что накладывает на сотрудников кадровых служб повышенную ответственность. До полного перехода на электронную форму учёта занятости книжка остаётся незаменимым источником информации о трудовой жизни человека.