Грамотная работа руководителя по подбору специалистов кадровой службы позволит избежать многих ошибок при ведении документооборота на предприятии. Принятые законы и нормативно-правовые акты, регламентирующие процесс оформления больничного листа, стали более сложными. Но наряду с этим значительно облегчилась обработка данных с помощью автоматизированных систем. Строгий учет выписанных листков о временной нетрудоспособности, территориальными органами управления Фонда соцстраха, позволил значительно сократить мошеннические действия, связанные с фальсификацией данных при выплате больничных пособий.
Необходимо отметить, что за покупку подложного больничного листа работник несет уголовную ответственность. В соответствии со статьей 324 Уголовного Кодекса России он может быть оштрафован судом на сумму равную восьмидесяти тысячам рублей, или его могут приговорить к трехмесячному аресту. Согласно статье 15.1 Закона от 29 декабря 2006 года номер 255-ФЗ с мнимого больного будет взыскана вся сумма выплат по нетрудоспособности. Так что «притвориться» больным может быть очень накладно.
Введенные нормы кодировки вносимых данных позволяют отследить каждый больничный лист не только до учреждения, где он выписан, но и точно определить медицинского работника, который отвечает за правомерность его выдачи.
Много времени для этого не понадобится. Всю необходимую информацию предоставит поисковая система программного обеспечения, установленного во всех подразделениях Фонда соцстраха. Исправления в больничном листе допускаются, но к ним предъявляются жесткие требования.
Типичные ошибки при заполнении листка нетрудоспособности
Каждый может ошибиться при заполнении документа. Для того чтобы больничный лист не признали испорченным необходимо соблюдать следующие правила заполнения информационных ячеек:
- заполнение производится на русском языке,
- буквы должны быть заглавными, печатными,
- разрешается использовать чернила только черного цвета,
- необходимо использовать перьевые, гелевые, капиллярные ручки или печатающие устройства,
- запрещается использование шариковых ручек,
- вносимая информация не должна заходить за границы полей ячейки,
- записи делаются, начиная с первой клетки (ячейки),
- при нанесении печати запрещается выходить за установленные границы, при попадании оттиска печати на информационное поле листок считается испорченным.
Исправление ошибок допускается. Фондом социального страхования для некоторых случаев даются инструкции, как действовать в том или ином случае. Это сокращает возможные претензии по оформлению. Кроме того, правильное заполнение способствует наиболее быстрой обработке информации, а, соответственно, и полагающиеся сотруднику выплаты можно получить быстрее.
Если больничный лист выдаётся сотруднику, который работает на индивидуального предпринимателя, то печать можно ставить только при её наличии. Если печать у ИП отсутствует, что законом вполне допустимо, то никаких дополнительных пометок делать не нужно.
Что делать, если работодателем допущена ошибка при заполнении листка нетрудоспособности?
В письме Фонда соцстраха от 18 октября 2012 года под номером 15-03-14/05-12954 дается разъяснение, как исправить больничный лист. В нем сказано, что, если ошибку допустил работодатель необходимо аккуратно зачеркнуть неверные данные, а с другой стороны (на оборотной) написать правильную информацию. Затем написать «исправленному верить» и подтвердить подписью руководителя или лица в этом уполномоченном (имеющего доверенность на право подписи, заверенную нотариусом) и печатью организации.
Должно ли оплачивать ФСС больничный лист, если у медучреждения нет лицензии на оформление таких документов?
Данный случай нередкий. Он может возникнуть по причинам халатного отношения медучреждения к вопросу лицензирования своей деятельности в соответствии с действующим законодательством, регламентирующим процесс выписки листка нетрудоспособности. Поэтому необходимо заранее уточнять о наличие лицензии у медицинской организации. И только после этого подавать документы в фонд соцстраха на возмещение денежных средств, потраченных на выплату пособия работнику.
Дело не обойдется простым обращением в ФСС с разъяснением о том, что вам не было известно о наличие лицензии у медиков. Свою правоту придется отстаивать в суде. Есть предприятия, которые выиграли судебные тяжбы с ФСС и которые проиграли. Поэтому рекомендуется перестраховаться и принять меры к своевременной проверке информации о наличие у медорганизации права оформлять больничный лист.
Что делать если при оформлении больничного листа работник ошибся в написании названия организации работодателя?
В соответствии с письмом, которое поступило с комментариями от ФСС России под номер 10-09/10/7103 от 26.03.2013, разъяснение такое. В случае ошибки в написании организации она признается незначительной, так как Фонд соцстраха имеет возможность идентифицировать предприятие по регистрационным данным. Поэтому больничный лист не считается испорченным. И по нему необходимо провести оплату пособия.
В настоящее время законодательство РФ допускает в больничных листах не более двух ошибок. Если их допущено большее количество, то документ будет признан недействительным. Для уточнения значимости допущенной ошибки можно обратиться в региональный ФСС. Это позволит своевременно решить проблемы по неточному заполнению листка по временной нетрудоспособности и избежать возможных судебных разбирательств.
Правильное заполнение больничного листа сохранит время и нервы, потраченные на решение вопросов по исправлению ошибок. Этого можно избежать, если принять меры к информированию работников о единообразном указании правильно написанного названия организации в соответствии с учредительными документами. Часто и врачи допускают ошибки. Самая распространенная из них, если медик оставил пробел между инициалами. Согласно разъяснениям, которые дает ФСС это считается недочетом и не является поводом в отказе возмещения выплаченных пособий. При условии сохранения читаемости других записей.
Образец исправления больничного листа работодателем
Для примера можно рассмотреть случай, когда работник ООО «Звезда» ошибся при заполнении строки «даты начала работы». Ранее по тексту был рассмотрен способ исправления ошибки при заполнении больничного работодателем. В данном случае ошибку можно классифицировать, как внесение лишних данных, так как работник имеет действительное трудоустройство в компании «Звезда». А запись, которую он сделал, пишут в случае, если трудовой договор утратил свое действие во время болезни. Для исправления ошибочно внесенных данных следует сделать следующее:
- аккуратно зачеркнуть информацию, внесенную в строку «дата начала работы» сделанную сотрудником ООО «Звезда»,
- на обратной (другой) стороне больничного листа делают запись указанного содержания: «Строку дата начала работы считать незаполненной»,
- сделанные исправления заверяются подписью руководителя ООО «Звезда» и ставится печать предприятия.
Исправления в больничном листе могут быть разными: использование прописных букв при заполнении, пропущенные клетки или использование запрещенных знаков (тире, кавычки и т.д.). Если допущенные ошибки не искажают информацию, они могут быть признаны техническими недочетами и не потребуют переоформления. Такой порядок установлен в письме ФСС под номером 14-03-18/15-12956 от28.10.2011 года. В противном случае потребуется заново заполнить лист.
Особое внимание следует обратить на оттиски печатей. Они должны располагаться в специально отведенных местах, быть хорошо читаемы и не заступать на заполненные ячейки. На бланке имеется место для четырех печатей:
- первая ставится во время открытия больничного лечащим врачом.
- вторая – в день его закрытия.
- третья – работодателем.
- четвёртая будет присутствовать только в том случае, если сотрудник был направлен на медико-социальную экспертизу.