Руководителям компаний, часто отправляющим работников за границу, будет полезно узнать, как правильно оформляется командировка за рубеж, как происходит расчёт суточных и нормы командировочных расходов. Выясним, какие условия оплаты загранкомандировок действуют в 2019 году.
Кого можно направить в командировку за границу
Не получится командировать следующие категории граждан:
- беременных женщин;
- инвалидов;
- лиц, моложе 18 лет (кроме актёров и представителей других творческих профессий);
- работников, которые находятся в академическом отпуске.
А эти категории можно отправить в загранкомандировку, если получить от них письменное согласие:
- женщин с маленькими детьми (моложе трёх лет);
- отцов-одиночек;
- одиноких родителей, которые воспитывают детей моложе пяти лет;
- родителей, которые содержат детей-инвалидов;
- опекунов или попечителей;
- сотрудников, которые обязаны присматривать за тяжелобольным родственником.
Нужно ли работнику удостоверение
В 2015 году в российском законодательстве произошли серьёзные изменения, касающиеся оформления командировок. Теперь нет необходимости выписывать удостоверение работнику, отправляющемуся за рубеж. Соответствующие нормы должны быть внесены в локальные нормативные акты компании.
Оплата командировки за рубеж в 2019 году: расчёт и примеры
Общая сумма суточных расходов выводится посредством умножения суточной нормы на количество дней, проведённых за границей. При этом считать длительность поездки следует исходя из отметок пограничной службы.
Величина суточных в частных компаниях не регламентируется. Ограничения размера этой выплаты действуют только для работников госструктур, поскольку они финансируются из федерального бюджета. Узнать конкретный размер суточных для каждого иностранного государства можно из таблицы, приведённой в Постановлении Правительства №812 от 26.12.2005.
Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.
Если поездка за рубеж укладывается всего лишь в один день, то суточные уплачиваются в половинном размере.
Если специалисту, выезжающему за рубеж, необходимо оформить загранпаспорт, то все расходы на его изготовление берёт на себя организация после предъявления работником оправдательных документов в бухгалтерию.
В какой валюте выдаётся аванс
Если поездка запланирована заранее, сотрудник имеет право написать заявление о предоставлении аванса на возможные командировочные расходы. К ним относятся:
- траты на поднаём жилья или оплату гостиницы;
- расходы на дорогу туда и обратно;
- затраты на питание.
Обратите внимание, что аванс может выдаваться как в рублях, так и в валюте той страны, куда отправляется сотрудник. В первом случае причитающаяся сумма переводится в иностранную валюту, например, в доллары США, путём умножения курса ЦБ РФ на день выдачи аванса на сумму суточных. Во втором случае при наличии иностранной валюты она выдаётся работнику из кассы организации.
Как рассчитать суточные в иностранной поездке
Общая сумма суточных расходов выводится посредством умножения суточной нормы на количество дней, проведённых за границей. Расчёт производится в соответствии с отметками в паспорте сотрудника, которые проставляют офицеры пограничной службы.
Учимся считать командировочные расходы
О подобных расходах после возвращения обратно на работу сотрудник обязан написать авансовый отчёт, где он указывает итоговую сумму расходов.
При этом в случае, когда потраченная сумма окажется больше, чем величина выданного аванса, работнику обязаны оплатить недостающую сумму. Если работник потратил меньше выданной под отчёт суммы, то сотрудник обязан вернуть оставшиеся средства работодателю. Ниже представлен образец авансового отчёта, по которому можно возместить расходы, понесённые в загранпоездке.
Авансовый отчет о загранкомандировке составляется по стандартной форме АО-1
Как оформить командировку за границу
Распоряжение работодателя о направлении в командировку оформляется приказами по унифицированным формам Т-9 (для одного работника) или Т-9а (для группы работников), утверждённым Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
При направлении за рубеж в приказе указываются страна, город и иностранная организация, куда направлен работник. Ниже представлены образцы данных приказов.
Пример приказа по форме Т-9
Из формы Т9 можно узнать все сведения о планируемой загранкомандировке
Образец приказа Т-9, если сотрудников несколько
Приказ форма Т-9 составляется в случаях, когда в командировку направляются 2 и более работников
Видео: Особенности оформления загранкомандировки
В командировку можно отправить лишь работников, относящихся к определённой категории, причём делать это разрешено только с их письменного согласия. В случае когда поездка запланирована начальством заранее, сотрудник имеет право на написание заявления, чтобы ему предоставили аванс на все командировочные расходы.