Отпуск авансом — правовая база, порядок оформления, инструкции и образцы документов

По законодательству РФ каждому официально трудоустроенному человеку положен ежегодный оплачиваемый отпуск. И это даже не право, это обязанность и для нанимателя — предоставить время для отдыха своему работнику, и для сотрудника — в обязательном порядке отгулять положенное количество дней в рабочем году. Только вот выплату отпускной компенсации нужно заработать. Но жизнь многопланова, и часто ставит человека в ситуацию, когда дни освобождения от работы нужны прямо сейчас. Что делать сотруднику, не отработавшему полный период для получения отпуска, что нужно знать руководству и кадровикам про риски, которые несёт компания при предоставлении отпуска авансом, давайте разберёмся.

Отпуск авансом — что это значит, правовые нормы предоставления и риски

Отметим сразу, что трудовое право не выделяет в отдельную категорию такое понятие, как «отпуск, предоставленный авансом», такого определения вообще нет в Трудовом кодексе РФ. Основная статья, которая регулирует предоставление первого основного отпускного периода каждому сотруднику предприятия, — статья 122 ТК РФ. Здесь устанавливается, что на оплачиваемый отпуск имеют право работники, которые отработали в компании 6 месяцев. При этом нормы права указывают, что по обоюдной договорённости сотрудник может взять оплачиваемый отпуск до прохождения полугодовой отработки. Это означает, что недавно трудоустроенные сотрудники могут обратиться за отпуском, который фактически им ещё не положен, но для этого нужно получить разрешение от непосредственного руководителя и визу руководителя предприятия на заявлении о предоставлении отпуска.

Кому отпуск положен даже без отработки 6 месяцев

Нужно знать, что есть определённые категории служащих, которые имеют законное право требовать отпуск до истечения шести месяцев работы. К ним относятся:

1. Несовершеннолетние сотрудники.
2. Беременные работницы или женщины, вышедшие из декретного отпуска после рождения ребёнка.
3. Вне зависимости от выработанного стажа имеет право на отпуск авансом супруг родившей или беременной женщины.
4. Служащие, которые усыновили ребёнка до трёх месяцев.
5. Родители, на попечении которых находятся 2 или более детей, возраст которых не более четырнадцати лет.
6. Если у сотрудника на руках ребёнок-инвалид, который не достиг возраста восемнадцати лет.
7. Отдельная категория — работники, трудоустроенные по совместительству. Им по отдельному заявлению наниматель должен предоставить отпуск во время отдыха на основном месте работы и в том же объёме. А если дни ещё не наработаны, а работодатель не хочет платить вперёд за такой период совместителю, компания обязана дать ему отпуск без содержания.
8. Сотрудникам, у которых вторая половина является военнослужащим(ей). Они имеют право на получение отпуска в период, когда супруг(а) идёт в отпуск.

Такие работники могут взять отпуск в любое время, когда он им понадобится, и работодатель не имеет права противодействовать этому.

Также отпуск авансом может предоставляться другим категориям работников, если в компании приняты локальные акты, устанавливающие дополнительные преференции для коллектива.

Что же касается сотрудников, которые работают на предприятии более года, они должны отправляться в отпуск, ориентируясь на утверждённый график отпусков. Здесь отработанный период уже не имеет значения. И нормативные акты не регулируют вопрос, сколько должно пройти времени с момента предыдущего отгулянного отпускного периода. Кроме этого, в Постановлении под номером 169 прямо указывается, что при составлении отпускного регистра по компании человек имеет право просить отпуск до выработки периода для начисления отпускных дней. Таким образом, отдых авансом вполне законен и применим.

Виды отпусков, авансы по которым не допускаются

Заметим: не все виды отпускных периодов можно взять раньше времени. Вообще, общепринятый термин «отпуск авансом» применяется, как правило, к ежегодному оплачиваемому периоду отдыха. Итак, невозможно отгулять авансом:

• дополнительный отпуск — этот период устанавливается только после отработанного для его получения периода;
• административный отпуск;
• отпускные периоды, предназначенные для прохождения обучения, — учебные;
• отпуск по беременности и родам;
• отпуск по уходу за ребёнком.

Подтверждение таких категорий отпускных периодов допускается строго при предоставлении документа, подтверждающего основание для этого шага.

К примеру, это может быть справка-вызов для прохождения аттестации или сдачи госэкзаменов

Специфические нюансы авансового отпуска

Есть определённые условия, которые отличают отпуск, взятый авансом, от стандартного ежегодного оплачиваемого отдыха:

1. Предоставление такого отпуска не является обязанностью нанимателя. В отличие от отпуска, который стоит в графике отпусков, здесь всё зависит от волеизъявления руководителей (непосредственного и генерального). Поэтому при просьбе на отпуск авансом вполне возможен отказ и это законно. А вот отменить основной запланированный в регистре отпуск в одностороннем порядке невозможно.
2. Отдых, который предоставляется вперёд, нельзя заменить денежной компенсацией (к примеру, написать заявление на отпуск в выходные дни, чтобы получить за эти дни дополнительные деньги). И это логично, ведь этот период ещё не заработан, соответственно, и выплаты не положены.
3. Отпуск авансом подчиняется ключевому требованию (как и стандартный) — его по аналогии с основным допускается делить на части, но одна часть такого отпуска не должна быть менее четырнадцати дней.
4. Запрещено взятие/предоставление авансом отпуска на последующий год. Обусловлено это тем, что если в текущем рабочем году (заметим, что это не календарный год, а именно индивидуальный, который считается со дня трудоустройства человека) сотрудник приступил и уже в какой-то мере наработал часть отпускного времени, то по следующему рабочему году не отработано ни одного дня. А главное, это нарушает требования трудового законодательства, которое обязывает и нанимателя, и сотрудника отдыхать не менее 28 дней в году. Таким образом, «отгулять» за один год 2 отпускных периода, чтобы на следующий год трудиться без отдыха, невозможно.

Инструкция, правила и порядок — как взять отпуск авансом

Нужно отметить, что оформление отпуска авансом мало чем отличается от стандартной процедуры. Алгоритм при необходимости выхода во внеурочный отпуск будет выглядеть так:

1. Работнику нужно написать заявление в свободной форме. Причём нормами права не установлено специальных формулировок или форм при заполнении такого документа. Но в обязательном порядке нужно:
   • Оформить «шапку» заявления, где грамотно сформулировать кому и от кого составлена бумага.
   • Указать точный период, на который нужен отпуск и его продолжительность в календарных днях.
   • Уточнить, какой вид отпуска предполагается использовать (основной ежегодный оплачиваемый).
   • Если есть сомнения, что заявление может быть несогласованно, и при этом есть уважительные причины для отдыха, рекомендуется в бумаге указать аргументы, по которым руководитель должен пойти навстречу подчинённому.
   • Если же сотруднику полагается такой отпуск по закону вне зависимости от периода, который отработан, можно сослаться на статью 260 ТК РФ.
   • Под главным блоком ставится дата составления бумаги. Рекомендуется написать заявление заранее (2 недели — оптимальный вариант, чтобы бумага успела пройти все инстанции и была согласована, но можно сделать это позднее, но лучше не затягивать до трёх дней, ведь бухгалтерии нужно ещё перечислить отпускные).
   • В финале документ визируется заявителем.
     

     Заявление на предоставление отпуска авансом выглядит стандартно

2. Следующий шаг — получение одобрительной резолюции от руководства. Для упрощения и ускорения процедуры нужно получить визу согласования от непосредственного руководителя служащего, что начальник не против, чтобы подчинённый отсутствовал на работе, что это не помешает нормальному течению рабочего процесса. В некоторых предприятиях практикуется ставить на заявлении отметку кадровой службы, с цифрой — сколько дней отпуска положено сотруднику. В случае с авансовым отпуском кадровик может записать, что отпуск пока не отработан.
   

   Резолюция, как правило, состоят из одного слова

3. Кадровая служба должна подготовить приказ о предоставлении отпуска. Здесь есть важный момент для кадровика — при указании периода работы, за который даётся отпуск, нужно проставить первый рабочий день работника плюс год вперёд. Сотрудник должен подписать, что он ознакомлен с распоряжением.
   

   То, что отпуск предоставляется авансом, отражается в строке с периодом работы

4. Расчётный отдел (бухгалтерия) в срок 3 дня до наступления отпускного периода должен рассчитать сумму компенсации за отпуск (пусть даже и незаработанную). Расчёт проходит по стандартным алгоритмам, основываясь на среднедневном заработке человека (смотри статью 139 ТК РФ). При этом тот факт, что дни отпуска ещё не заработаны, не учитывается, компенсация должна быть выплачена полностью и в положенный срок.
   

   Стандартная формула расчёта отпускных выглядит так

5. Кадровой службе нужно после всей этой процедуры внести коррективы в график отпусков по предприятию, а также в личную карточку работника.
   

   Для новых работников можно подготовить приложение к графику отпусков, для «старых» — проставить отметку в столбце №10

Риски для нанимателя при отпускных авансах

Заметим, что многие организации крайне неохотно идут на предоставление отпуска авансом. И это логично, гораздо спокойнее следовать нормам трудового права и давать время для отдыха строго по утверждённому графику. Тем более что в этом вопросе есть определённые финансовые риски для компании в том случае, когда человек берёт отпуск, ещё не заработав это право.

Ключевая проблема для нанимателя здесь — сложности с возмещением уже выплаченных сумм при расторжении с сотрудником трудового контракта.

Так, в большинстве случаев при увольнении работника, который отдохнул сверх меры, компания вынуждена договариваться с бывшим работником по возмещению ущерба по переплаченным отпускным. Сотрудник же не всегда идёт навстречу бывшему нанимателю и не даёт согласие на возврат отпускной выплаты. А вернуть по суду такие суммы бывает проблематично.

Законодательство, как правило, встаёт на сторону работника в такой ситуации. Так, в нормативно-правовых актах есть масса правовых лазеек, которые позволяют не возвращать отпускной долг, сюда относятся следующие обстоятельства:

1. Расчётной суммы, которая положена к выплате в день увольнения, недостаточно для компенсации долгового отпускного обязательства.
2. Когда вычеты из зарплаты не совершены в момент прекращения трудового контракта, вернуть деньги можно только через суд или оставить всё как есть, других вариантов нет.
3. Есть законные основания расторжения контракта, когда работодатель не имеет права требовать возвращения уплаченных отпускных, это может быть:
   • сокращение штата либо штатной единицы;
   • ликвидация предприятия (или ИП);
   • истечение периода трудового соглашения;
   • когда работник отказывается от работы при изменении условий труда;
   • если человек находится на листке нетрудоспособности более четырёх месяцев;
   • если человека увольняют при восстановлении на его место ранее работавшего служащего (по решению суда);
   • когда работник отказывается переводится на другую должность по состоянию здоровья (это должно быть подтверждено мед. заключением);
   • при выходе на пенсию;
   • причиной невозврата может стать и крайний вариант — смерть сотрудника.

Отметим, что вышеперечисленные причины, указанные в пункте номер 3, не зависят от волеизъявления человека, поэтому он не обязан компенсировать нанимателю отпускные, выданные авансом.

Но стоит учитывать, что работодатель имеет право взыскать переплату отпускных без согласия уволенного сотрудника, но только при его увольнении по собственному желанию, либо если контракт с ним расторгается по статье, которая указывает на виновные действия.

Заметьте, что компания не имеет права давить на сотрудника. Зачастую бывает, что кадровики угрожают человеку, что не выдадут ему трудовую книжку. Здесь можно нарваться на штрафы. Так как, во-первых, задержка трудовой может расцениваться как препятствование трудоустройству, а во-вторых, на законодательном уровне установлено, что возврат излишне уплаченных отпускных — право работника, а не его обязанность.

То есть у работодателя есть всего 3 выхода в этом случае:

1. «Простить» работнику долг по отпускным.
2. Договориться с ним, чтобы вычет был сделан на добровольных началах. Отметьте, что этот факт должен быть засвидетельствован в письменном виде. Исключение здесь — упомянутые выше варианты при уходе по собственному желанию или «по статье».
3. Обратиться в суд с иском о компенсации части выплаченных отпускных.

Удержание отпускных, выплаченных авансом: правила, порядок, расчёт

Статья 137 Трудового кодекса РФ чётко определяет, что отпускные выплаты, выданные авансом, фактически являются авансовыми платежами сотруднику, поэтому при увольнении компания имеет право удержать у него переплату за неотработанные дни отдыха.

Процедура проведения компенсации в пользу нанимателя должна проходить по определённым шагам:

1. Должен быть произведён уточнённый расчёт денежной суммы, которую сотрудник получил за незаработанные дни отпуска. А для этого нужно уточнить сколько дней было наработано до момента его увольнения.
   • В этом случае за каждый полностью отработанный месяц работнику начисляется по 2,33 дня отпуска. Алгоритм здесь прост — 28 обязательных оплачиваемых дней отпуска делятся на 12 месяцев. Здесь только нужно учитывать, что если у человека есть дополнительный отпуск, отражённый в контракте (к примеру, 3 дня при ненормированном рабочем дне), то эти 3 дня прибавляются к основному отпуску ((28+3)/12 = 2,58).
   • Ещё в расчёте нужно учитывать, что согласно нормативному акту №169, если расторжение договора проходит после 15 числа, то крайний месяц работы включается в расчёт количества отработанных отпускных. То есть в этом месяце работнику также полагается засчитать 2,33 дня отпуска.
2. Затем издаётся приказ об удержании, с ним должен быть ознакомлен работник.
   

   При увольнении по собственному желанию согласовывать удержание не нужно, но с приказом сотрудника ознакомить надо обязательно

3. Суммы удержания отражаются в расчётных документах.

Видеоинструкция: как правильно удержать отпускные при увольнении

Отпуск авансом — законный способ отдохнуть до достижения срока отработанного периода. Но получить его только по доброй воле работодателя. Правда, есть отдельные категории сотрудников, которым отпуск положен в любое время, и их немало. Чтобы избежать трудовых споров, при рассмотрении заявления (прежде чем отказывать) кадровику нужно проверить: не подпадает ли работник под такую категорию. Нужно помнить, что компания при предоставлении такого отпуска, несёт определённые риски, если работник будет увольняться, не отработав полный рабочий год.