Ежегодный отдых — не право для каждого работника, а обязанность, установленная трудовым законодательством. Конечно, касается это не только простых служащих, но и руководства. Однако положение и обязанности директора предприятия значительно отличаются от всех остальных наёмных работников. В связи с этим перед кадровиками встаёт вопрос: нужно ли оформлять распоряжение, устанавливающее период отдыха директора, а если делать приказ, то кто должен его согласовывать. В вопросе стоит разобраться, основываясь на законодательстве и практике.
Приказ на отпуск гендиректора — специфика издания и визирования
Норма права, на которую нужно опираться при рассмотрении вопроса — статья 274 ТК РФ, определяющая статус руководителя предприятия. Ключевой момент: трудовые права и обязанности генерального директора регулируются основным документом организации, то есть уставом. Но при этом Трудовой кодекс гарантирует каждому трудящемуся ежегодный период для отдыха. И гендиректор здесь — не исключение.
Фактически есть два алгоритма действий при оформлении отпуска гендиректора:
- Шаги по согласованию и уходу в отпуск руководителя определены в основном учредительном документе наряду со всеми его полномочиями. Поэтому при выяснении действий по этому вопросу нужно обратиться к уставу.
- Если же в уставе нет указаний на этот счёт, необходимо руководствоваться Трудовым кодексом.
При рассмотрении вопроса нужно понимать, что на порядок издания распоряжения и на схему основных шагов по оформлению отпускных документов влияет статус руководителя:
- Директор — единоличный собственник фирмы, которая образована на его средства без участия сторонних лиц. Если гендиректор единолично управляет компанией, то он не должен согласовывать с кем бы то ни было время своего отдыха. Соответственно, в этом варианте первым шагом станет оформление приказа, где будет установлен период отдыха и назначен временно исполняющий обязанности директора штатный работник.
- Гендиректор — один из учредителей компании, обладающий определённой долей в ней. В этом варианте отменяется необходимость назначать заместителя на время отпуска руководителя, так как каждый член совета директоров может заменить гендиректора на его посту. Обычно в уставе прописывается алгоритм действий по этому вопросу. Но распоряжение на отпуск составить необходимо.
- Руководитель является наёмным сотрудником и работает по договору. Если в уставных документах прописано, что гендиректор должен согласовывать период своего отдыха с акционерами либо собственником компании, это необходимо сделать. Тогда шаги будут следующими:
- в обязательном порядке руководителем пишется заявление, в котором указывается период, когда он хочет взять отпуск. Документ составляется на имя председателя совета директоров, общего собрания или собственника (в зависимости от структуры управления в компании);
Заявление на предоставление отпуска пишется директором на имя председателя совета директоров компании
- на основании заявления должно быть организовано собрание акционеров, на котором принимается решение о согласовании отпуска. Это подтверждается протоколом, оформленным в письменном виде, где должно быть указано, кто будет выполнять обязанности гендиректора в то время, когда он будет освобождён от своих полномочий;
Протокол собрания акционеров о предоставлении отпуска директору подписывается председателем и секретарем собрания
- на основании протокола готовится распоряжение на отпуск.
Образец нестандартного приказа о предоставлении отпуска гендиректору может использоваться небольшими компаниями
- в обязательном порядке руководителем пишется заявление, в котором указывается период, когда он хочет взять отпуск. Документ составляется на имя председателя совета директоров, общего собрания или собственника (в зависимости от структуры управления в компании);
Когда в учредительных документах не установлены определённые шаги при выходе в отпуск гендиректора, то основанием для предоставления отпуска будут стандартные документы, предусмотренные трудовым законодательством:
- период отпуска гендиректора должен быть включён в график отпусков по предприятию, соответственно, заявление на отпуск здесь не требуется;
- кадровик должен предупредить своё руководство за 2 недели до планового отдыха об этом (не стоит игнорировать это требование ТК РФ даже в случае с директором, несмотря на то, что это самый ответственный и организованный человек на предприятии);
- если руководитель работает первый год либо идёт в отпуск вне графика, составляется заявление на предоставление отпуска;
- при любом раскладе составляется стандартный приказ, в котором указываются срок и конкретные даты времени отдыха главы компании.
Из всего вышесказанного следует однозначный вывод: приказ, устанавливающий отпуск, издаётся в обязательном порядке.
Нужно учесть, что запрещено издавать приказ на некоторые виды отпусков без предварительного заявления. Заявительный порядок носят такие отпуска (относится это и к отпускам гендиректора):
- отпуск за свой счёт (без сохранения зарплаты);
- декретный отпуск;
- отпускной период, который берётся для прохождения обучения;
- отпуск по уходу за ребёнком.
На вопрос — кто должен визировать такое распоряжение, есть несколько ответов в зависимости от статуса руководителя:
- Наиболее распространённый вариант — когда документ подписывает сам директор. Он имеет на это право, когда это установлено в уставе (если в документе есть отдельный пункт об отпуске руководства) либо если работает отпускная схема по требованиям ТК РФ. В этом варианте руководитель визирует и сам приказ, и факт ознакомления с документом.
- Когда собирается кворум учредителей по данному вопросу, распоряжение визирует председатель совета директоров.
- Имеет право на это и каждый учредитель, если это установлено в уставе.
Генеральному директору тоже нужно иногда отдыхать, поэтому необходимо включать его отпуск в ежегодный график
Образцы и формы распоряжений в зависимости от видов отпусков
Согласно Постановлению Госкомстата РФ за № 1, которое утверждает унифицированные формы первичной учётной документации, их применение рекомендовано, но необязательно для организаций всех форм собственности. Каждая компания имеет право разработать свою форму. Главное здесь — чтобы в документе были основные реквизиты, присущие кадровой отпускной документации:
- полное название предприятия указывается так, как оно отражается в учредительных документах;
- должна быть точно определена формулировка распоряжения (в нашем случае — о предоставлении отпуска работнику);
- указаны реквизиты сотрудника, уходящего в отпуск (Ф. И. О., табельный номер, отдел, где он числится, его должность);
- на какой из видов отпуска оформляется приказ (ежегодный основной или дополнительный оплачиваемый, без сохранения ЗП, учебный или другой);
- за какой период работы формируется отпускной период;
- на какое число календарных дней берётся отпуск;
- дата начала и окончания отпуска;
- в документе должна стоять виза руководителя, а также подпись работника об ознакомлении его с данным распоряжением.
Отметим, что 90% всех компаний берут за основу при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска для своих работников шаблон Т-6, по форме Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД №0301005). И распоряжение по гендиректору здесь не исключение. Скачать шаблон этого документа для заполнения в формате MS-Word или MS-Excel можно бесплатно.
Приказ формы Т-6 составляется в случае ухода в отпуск любого сотрудника компании
Но иногда используется и нестандартная форма приказа. В этом случае в бланке можно сразу указать на то, кто конкретно будет выполнять функции гендиректора на время его отсутствия и какая доплата за это будет определена для врио.
Образец нестандартного (не по форме) распоряжения об отпуске может содержать любую дополнительную информацию
Немногие знают, что для применения при оформлении отпуска есть ещё один унифицированный шаблон. Эта форма под номером Т-6а (форма по ОКУД 0301019) заполняется на несколько работников предприятия сразу. Если отпуск директора по графику отпусков совпадает с отпускными периодами других сотрудников компании, можно подготовить, к примеру, сразу на весь месяц один стандартный приказ на всех. Для скачивания форма Т-6а доступна также в двух форматах: MS-Word, а также в MS-Excel. Заметим, что заполнять её можно только в случае, когда директор является наёмным служащим и состоит в штате.
Шаблон формы Т-6а позволяет внести в него сведения об отпуске нескольких сотрудников
Видео: как оформить приказ на ежегодный отпуск
Виды отпусков для главных менеджеров компании, конечно, не ограничиваются ежегодным оплачиваемым периодом в 28 дней.
Есть для этой категории работников дополнительные отпуска, регламентированные трудовым законодательством, в частности, статьёй 116 ТК РФ. В ней установлено, что у руководящего состава рабочий день считается ненормированным, а из этого следует, что таким сотрудникам положены минимум 3 дополнительных дня отпуска. Причём внутренними локальными актами предприятия этот период может быть увеличен. Поэтому каждый гендиректор имеет право взять дополнительные дни. В этих случаях после соответствующего заявления составляется приказ, где указывается именно этот вид отпуска. Причём этот период может быть как совмещён с основным отпуском, так и взят отдельно.
Вид этого документа для руководителя компании ничем не отличается от приказа для любого другого сотрудника. Формулировки везде одинаковы. Как правило, готовится документ в шаблоне Т-6 (как самом удобном для ведения кадрового документооборота).
Дополнительный отпуск гендиректору может составлять не менее трёх дней (по ТК РФ), верхний же порог ограничивается локальными актами компании
Имеет право руководитель и на любые другие виды отпусков: учебный, по уходу за ребёнком, по беременности и родам и пр. Но директора компаний редко берут такие отпуска, что логично вытекает из рода их деятельности и ответственности.
Является особым видом отпуска для руководства и отпуск без сохранения заработной платы. Есть одна жизненная ситуация, когда этот вид отпуска используется высшим менеджментом. Когда руководитель компании баллотируется в депутаты, у него есть один выход для этого периода — на время предвыборной гонки он обязан взять отпуск за свой счёт. В этом случае оформляется стандартный приказ с формулировкой «отпуск без сохранения заработной платы».
Приказ на отпуск без сохранения ЗП одинаков для всех: и для экономистов, и для гендиректоров, разница лишь в Ф. И. О. и в должности
Приказ о возложении обязанностей на время отпуска директора
Отметим, что делегирование полномочий на время отпуска гендиректора — это обязательная процедура. Ведь функционал руководства подразумевает юридическую правомерность при подписании и внутренней, и внешней документации.
Важный момент, который нужно знать: в особых случаях, например для судебной инстанции или при осуществлении банковских операций, исполняющему обязанности директора может понадобиться доверенность на представление интересов компании. Одного внутреннего распоряжения по предприятию будет недостаточно, это установлено в комментариях Минфина РФ №03–02–07/1–227 от 25.09.2012.
Если у руководителя компании в штатном расписании предусмотрен непосредственный заместитель, то все полномочия автоматически возлагаются на него. В этом варианте даже приказ может не понадобиться. Службе управления персоналом стоит учесть, что когда руководящие функции возлагаются на основного (первого) заместителя гендиректора, в распоряжении не должно фигурировать совмещение должностей, так как выполнение обязанностей директора во время его отсутствия — прямая обязанность зама. Естественно, что это должно быть зафиксировано в трудовом соглашении с заместителем либо в его должностной инструкции. Это регламентировано в Письмах Роструда №1412–6 и Минздравсоцразвития РФ №22–2-897.
Нужно порекомендовать кадровику: прежде чем отправлять гендиректора в отпуск, помимо оформления доверенности для представления интересов организации в госучреждениях, стоит проверить должностную инструкцию и его самого, и его зама. На следующий предмет: есть ли там указания по официальному замещению. И также не помешает заглянуть в уставные документы компании: что в них сказано по поводу возложения обязанностей. Там могут быть специфические указания на этот счёт.
Если должность врио не указана ни в уставе, ни в трудовых документах генералитета и его замов, то обязателен выпуск соответствующего распоряжения о передаче полномочий и возложении обязанностей директора на штатного работника предприятия. Должность не принципиальна, значение имеют компетенции временного заместителя. Ключевое требование здесь — чтобы человек во время отсутствия основного руководителя мог решать все основные вопросы по предприятию. Это может быть и главный бухгалтер, и юрисконсульт предприятия, и начальник отдела кадров.
Унифицированной формы для приказа о возложении полномочий не существует, поэтому составляется он в свободной форме.
В распоряжении также должна быть указана фиксированная сумма или же расчётный размер компенсации за совмещение (к примеру, может стоять указание, что компенсации подлежит разница в окладах). Если возможность исполнения обязанностей не указана в трудовом контракте врио, рекомендуется составить дополнительное соглашение, предусматривающее вознаграждение за это (статья 151 ТК РФ).
Не будет лишним получить от врио официальное согласие на выполнение должностных обязанностей директора и зафиксировать это в приказе.
Приказ о временном возложении обязанностей гендиректора в связи с отпуском составляется в свободной форме
И последним шагом издания такого приказа будет доведение информации об отпуске директора и временном замещении до всех сотрудников предприятия.
Немаловажный момент в вопросе издания и приказа об отпуске, и распоряжения о делегировании полномочий — регистрация и хранение этих документов. Все приказы, касающиеся в том числе отпусков, фиксируются в специальном регистре — журнале кадрового учёта. Ведутся такие регистры или на бумажном носителе, или в электронном виде.
Журнал регистрации приказов ведётся на предприятиях всех форм собственности
Сроки хранения распоряжений об отпусках регламентированы нормами акта Минкультуры РФ №558, здесь установлено:
- приказ об отпуске работника должен храниться на предприятии в течение пяти лет, если он не включён в личное дело служащего;
- если же регламенты, установленные в компании, указывают, что такие распоряжения должны быть включены в личные дела сотрудников, то период хранения увеличивается до 75 лет.
Кадровику нужно знать нюансы подготовки, оформления и хранения распоряжений об отпусках работников. Это позволит минимизировать риски предупреждений и штрафных санкций, предусмотренных административными нормами права.
Приказ на отпуск генерального директора инициируется и издаётся по тому же алгоритму, что и распоряжение на простого сотрудника. Визировать этот документ имеет право и сам гендиректор, и лицо, уполномоченное на это действие. До ухода в отпуск руководитель предприятия обязан возложить свои полномочия на сотрудника, состоящего в штате компании, или же передать свои права одному из учредителей. В любом случае к этому процессу нужно подходить, зная все детали и нормы трудового права.
