Отметим, право на отдых закреплено за каждым работником, но это не только приятная регулярная составляющая рабочего процесса, это ещё и непреложное требование законодательства. Каждый сотрудник должен хотя бы один раз в году отправиться в отпуск и отказаться в одностороннем порядке от отдыха, в определённую для него дату в графике отпусков он не может. В связи с чем для кадровой службы предприятия немаловажно знать все нюансы и точно следовать требованиям трудового права, оформляя ежегодные отпуска своим сотрудникам. Это позволит избежать конфликтных ситуаций с персоналом и сократить риски штрафных санкций со стороны контролирующих органов. Для работника же такое знание поможет вести правомерный диалог с работодателем, учитывая свои права и понимая при этом обязанности своего нанимателя.
Обязательно ли извещение об отпуске — сроки и порядок направления
Базовый нормативный акт, который регулирует основные действия работодателя при определении очерёдности выхода в отпуск персонала компании, а также требования по извещению всех сотрудников об этом — статья 123 ТК РФ.
В первую очередь нормы трудового права регламентируют, что в каждой организации до начала календарного года должен быть утверждён график отпусков, где по каждому сотруднику фирмы установлены точные даты и периоды его отдыха. Отсутствие такого регистра в компании считается административным правонарушением и карается штрафами. Единственные, кто освобождён от этой обязанности, — микропредприятия, чья среднесписочная численность составляет менее пятнадцати сотрудников.
Устанавливается отпускной регистр на основе пожеланий трудящихся, но главное при распределении времени отдыха — производственная необходимость. Поэтому последнее слово здесь остаётся за нанимателем. Отклонение от графика отпусков допускается, но строго только по согласованию обеих сторон, если и нанимателя, и сотрудника устраивает перенос времени отдыха. Вариант, когда работодатель требует перенести отпуск, который установлен в графике, без согласия человека, незаконен. С другой стороны, и работник не имеет права отказаться от даты выхода в отпуск, если непосредственный руководитель или гендиректор компании не дают разрешение на такой шаг. Выход на работу во время отпуска и игнорирование этого периода не будет засчитано за отработанное время. А выход в отпуск в несогласованный день может быть определён как прогул.
Вот из этих законодательных норм и вытекает необходимость информирования работника о конкретном дне начала его отпуска. Подразумевается, что сотрудник имеет право забыть, на какой день в графике стоит время его отдыха, а вот кадровый отдел должен контролировать все даты по каждому работнику предприятия. Срок, в который каждый наниматель должен предупредить человека о начале отпускного периода, а также о дате выхода его на рабочее место, — за 14 дней до отпуска.
Заметьте, что если работник-совместитель (внешний или внутренний) состоит в отпускном регистре, он извещается тем же способом. Совместительство даёт ему некоторые преференции при планировании отпуска, где ориентир идёт на основное место работы, но если такой сотрудник не позаботился об этом заранее, отдыхать он идёт на общих основаниях либо согласовывает отпуск дополнительно с руководством.
Отсюда вытекает обязанность кадровиков — каждый сотрудник, если он трудоустроен в компании до середины декабря и, следовательно, внесён в отпускной регистр компании, должен быть соответствующим образом уведомлен о начале и периоде отпускного периода. Если же наниматель по незнанию или из-за безответственности кадровика упускает этот момент, непредупреждённый сотрудник имеет право не выходить в отпуск и передвигать дату на тот период, пока не получит уведомление с точной датой отпуска (а срок в нём должен стоять не менее чем за 2 недели с даты его издания).
Для понимания: если кадровик опоздал с письменным извещением отпускника, к примеру, на 7 дней, то и свой отпуск человек совершенно законно может перенести на 7 дней (либо 3, 5 дней, как ему удобно). Чтобы узаконить такой шаг, работнику просто нужно написать заявление, в котором указать в качестве основания для переноса отдыха факт, что он не был должным образом предупреждён о начала отпуска (согласно статье 123 ТК РФ) и самостоятельно определить дату отдыха.
В случае если инспекция по труду не найдёт подтверждения, что сотрудники информируются об отпуске, последуют санкции по статье 5.27 КоАП.
2 ключевых варианта, когда не нужно уведомлять сотрудника об отпуске
Отметим, что наниматель должен известить человека об отпуске по двум основным видам отпусков:
- Ежегодному оплачиваемому отпуску.
- Дополнительному.
Это логично, ведь именно эти виды отпусков регламентированы отпускным графиком-регистром, остальные виды отпусков сюда не включаются. Так, если работник берёт отпуск без сохранения зарплаты, он должен сделать это в заявительном порядке, а значит, и уведомлять его об отпуске не нужно.
Другой случай — сотрудник, согласовав предварительно с непосредственным руководством перенос отпуска на другие даты, пишет заявление, и его ему согласовывают. Причём приказ о выходе в отпуск издаётся за 2+ недели. Так как сотрудник расписывается в распоряжении, что он ознакомлен со сроком своего отпускного периода, значит, и дублировать это уведомлением не имеет смысла.
По аналогии проходит и оформление отпусков работникам, трудоустроенным на предприятии менее одного года. Таких сотрудников, как правило, нет в графике, соответственно, они должны написать заявление о желаемой дате и периоде отпуска, за чем следует выпуск приказа, что автоматически исключает обязанность уведомления.
Алгоритм составления уведомления и образцы форм
Итак, извещение отпускника за 2 недели о предстоящем отдыхе — прямая обязанность работодателя.
Разберёмся, какие моменты нужно отразить в уведомлении. Заметим, что какой-либо утверждённой формы оповещения о времени отпускного периода в трудовом законодательстве нет. В связи с этим отдел управления персоналом может на своё усмотрение подготовить шаблон или взять за основу любую удобную форму. Но стоит утвердить эти бланки уведомлений в учётной политике компании или в локальных нормативных актах, которые регламентируют кадровое делопроизводство.
Можно выделить 5 форм извещения об отпуске, компания имеет право использовать один или несколько видов:
- Уведомить человека о предстоящем отдыхе можно с помощью распоряжения на предоставление ему или группе сотрудников отпуска. Такой приказ издаётся по ежегодному оплачиваемому, дополнительному, а также нескольким видам, объединённым в одно распоряжение. Для такого приказа в трудовом праве установлены 2 отдельные формы:
- №Т-6 (индивидуальная);
Приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6 признаётся уведомлпением, так как работник ставит визу об ознакомлении
- №Т-6а — групповая, куда вносятся сразу несколько человек, которые выходят в отпуск в ближайшее время. Главное в варианте, когда отпуск оформляется распоряжение по шаблону №Т-6а, чтобы были выполнены сроки уведомления об отпуске (2 недели) для каждого отпускника.
Последний столбец с визой отпускника в форме Т-6а и есть факт его законного уведомления
- №Т-6 (индивидуальная);
- Другой вариант — ведение специального регистра, где фиксируются отпускные периоды по каждому сотруднику. Это может быть отдельный журнал или ведомость к графику отпусков. Извещение формируется в виде таблицы, которая должна содержать базовую информацию по теме:
- столбец с реквизитами работника — его Ф. И. О., должность, отдел, табельный код;
- дату начала отпускного периода;
- количество дней (на сколько он даётся);
- финальные столбцы с подписью сотрудника об ознакомлении и датой, когда это было сделано.
В листе ознакомления с графиком отпусков в день, когда человека известили об отпуске, дожна стоять конкретная дата, когда это было сделано
- Получить подтверждение, что сотрудник проинформирован о начале отпуска, можно также прямо в бланке с графиком отпусков. Это способ отменяет дублирование одной и той же информации в разных документах. Другое дело, что для этого нужно вызывать сотрудника в отдел, тогда как, к примеру, с распоряжением человек может ознакомиться через информационные лотки или секретаря.
График отпусков с дополнительными столбцами для виз и датами ознакомления также признаётся уведомлением
- Этот способ также должен быть закреплён во внутренних актах. Для этого нужно выпустить отдельное распоряжение.
Если в унифицированные формы вносятся дополнения, это нужно ратифицировать приказом
- Этот способ также должен быть закреплён во внутренних актах. Для этого нужно выпустить отдельное распоряжение.
- Уведомить работника можно также отдельным ознакомительным листом. Этот бланк, как правило, распечатывается в двух экземплярах, оба бланка визируются должностным лицом нанимателя. Причём это необязательно должен быть директор, подписать извещение имеет право начальник кадрового отдела или руководитель подразделения, где трудоустроен работник. После того как уведомление с ознакомлением подписывается сотрудником, первый экземпляр архивируется в специальную папку с аналогичными листами, а второй остаётся у работника. Основная информация, которая должна быть отражена в документе:
- В «шапке» должно быть указано от кого (реквизиты компании) и кому адресовано уведомление (данные об отпускнике).
- Основное содержание документа — дата начала отпуска и его вид (или несколько видов), количество календарных дней, дата выхода из отпуска и нормы, которые регулируют этот вопрос.
- Завершает мини-документ подпись должностного лица компании и подпись отпускника, что он в курсе о дате начала отпуска и ознакомлен с документом. Резюме здесь может быть только одно — «ознакомлен».
На листе ознакомления работник просто ставит отметку об ознакомлении, писать комментарии здесь не нужно
- Менее распространённый вариант — фиксация ознакомления о начале отпуска в журнале, который ведётся руководителем отдела, где служит сотрудник. Но этот способ также должен быть отражён во внутренних документах компании.
Отметим: любой из упомянутых вариантов имеет место быть и разрешён регулирующими органам. Такие выводы можно сделать из комментариев Минтруда, приведённых в письме №1693–6-1, и Роструда РФ под номером 428–6-1.
Но ни один из способов не отменяет отдельный журнал регистрации уведомлений об отпуске. Такой регистр исходящей документации должен вестись на каждом предприятии (подробнее об этом — в отдельной главе).
Порядок информирования сотрудников
Самый логичный порядок уведомления — кадровик готовит определённый документ, тот, который установлен во внутренних документах компании (один из пяти вышеперечисленных). Работник ставит визу о том, что он ознакомлен с документом и дату, когда это сделано.
Но случается, что человек категорически против выхода в отпуск именно по установленному в графике сроку. Следует сразу сказать, что такой протест не решит проблему, а только усугубит её. Выходы здесь: либо согласиться с установленным периодом, либо договариваться о переносе с нанимателем. Изменение периода без согласования этого факта обеими сторонами невозможно.
В случае когда сотрудник отказывается подписывать уведомление, включается следующая процедура:
- Кадровик составляет акт, где фиксируются основания отказа сотрудника подписывать уведомление. Когда сотрудник не комментирует свой отказ, пишется, что работник не подписывает документ без объяснения причин.
- Следующий шаг — завизировать акт по инциденту двумя свидетелям.
После визы ответственного лица акт подписывают 2 свидетеля инцидента
Если работник отсутствует на работе в момент, когда ему необходимо подписать извещение, можно направить официальный уведомительный лист заказным почтовым отправлением с уведомлением. Здесь кадровику нужно действовать оперативно, так как датой вручения документа будет считаться не день по штемпелю на письме, а дата вручения письма адресату. Причём можно не только воспользоваться почтой России, но и отравить лист с курьером или с любым работником организации. Ключевой вопрос здесь — чтобы в момент получения уведомления отпускник расписался в получении.
После исполнения всех формальностей сотрудник должен выйти в отпуск, пребывание его на работе будет неправомочным.
Наниматель в этом варианте обязан действовать в соответствии с требованиями законодательства: рассчитать отпускные и выплатить их за 3 дня до начала отпускного периода.
Как составить уведомление об изменении количества дней отпуска
Да, непростая для кадровика ситуация, когда руководство компании принимает решение о сокращении части дополнительных отпусков для своих работников. Такое изменение законно только в том случае, когда корректировка соответствует трудовым нормам. Чаще всего такая ситуация встречается сейчас довольно часто, если ранее в компании были приняты увеличенные относительно базовых требований сроки доп. отдыха. Зачастую и сотрудниками, и кадровиками это воспринимается как ухудшение трудовых условий, а согласно закону такое недопустимо.
Но отметим, что это применимо строго только по тем моментам, которые регламентированы в Трудовом кодексе. Следовательно, если сначала количество дней было увеличено внутренними распоряжениями по компании, а затем приведено в соответствие трудовым нормам, то это не считается нарушением. Это просто возврат к существующему порядку.
Таким образом, если период по дополнительному отпуску, например, за ненормированный рабочий день в законодательстве установлен в объёме трёх дней в году, если по волеизъявлению нанимателя ранее этот период был увеличен, то возврат к трём дням не будет считаться ущемлением прав персонала. Аналогичная ситуация — когда проходит переоценка условий труда и т. п.
Главное здесь — соблюсти процедуру и сроки уведомления работников, к которым будут применяться новые отпускные условия:
- Первым делом нужно известить всех заинтересованных сотрудников за 2 месяца до внесения корректировок. Это установлено во второй части статьи 74 ТК РФ. Инструмент здесь — соответствующее уведомление об изменении количества дней отпускного периода, а точнее — об изменении условий договора.
Уведомляем сотрудника о внесении корректировок в трудовой договор
- Чтобы это сделать, нужно выпустить распоряжение, в котором будут отражены корректировки.
- После уведомления, согласно статье 72 ТК РФ, а также комментариев Роструда, приведённых в письме №1904–6-1, работодатель должен подписать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому контракту, где в одном пункте должно быть отражено конкретное уточнение по определённому пункту договора. Формат соглашения не установлен, поэтому его можно подготовить и заключить в удобной форме. Нужно только учитывать в этом вопросе, что допник — неотъемлемая часть трудового договора, поэтому составляется он в двух экземплярах. Один — для работника, второй (с визой сотрудника) определяется в личное дело трудящегося человека.
Важно в этом случае: когда увеличенные отпускной период был зафиксирован в кол. договоре, то и в локальный нормативный акт должны быть внесены уточнения. Из чего вытекает требование статьи 50 ТК РФ, которая предполагает обязательную уведомительную регистрацию уточнённого документа в трудовой инспекции.
Как подготовить уведомление о переносе срока и отзыве
Заметим, что самый распространённый вариант при переносе дат отпуска — инициатива работника. Ведь жизненные ситуации бывают разные: горящая путёвка, нужно выехать в другой город к родственникам и т. п., кроме того, если работник на больничном, работодатель обязан продлить отпуск В этой вариации для кадровика всё просто: человек пишет заявление, если новые даты согласованы, служба по персоналу готовит приказ и так далее. Уведомление здесь не требуется.
Но есть и второй вариант, когда предприятие вынуждено предлагать сотруднику сдвинуть сроки запланированного отдыха. Как правило, это серьёзные причины, которые требуют присутствия определённого работника, когда компетенции временного заместителя не позволят решить возникшую проблему. Это может быть авария на производстве, сбой во внутренней компьютерной сети или ревизия налоговиков и т. п. Случаются такие ситуации и в момент, когда человек уже находится в отпуске.
Важно помнить в этом случае, что внесение корректировок в график отпусков допускается строго по обоюдной договорённости. Если работник не соглашается, руководство компании не имеет права давить на человека или угрожать санкциями. Трудовое законодательство прямо указывает на то, что работодатель не имеет права каким бы то ни было образом наказывать отказавшегося перенести свой отдых сотрудника или вернуться на рабочее место раньше срока, это незаконно.
Разберём важные моменты в таких ситуациях:
- Сотрудник должен в письменном виде дать согласие на корректировки. Это требование установлено в статье 125 ТК РФ. При этом законодательство допускает, чтобы работник поставил свою визу на документе не в момент предупреждения, хотя если человек ещё не вышел в отпуск, это — оптимальный вариант. Сделать это можно в первый день выхода на работу. Итак, первое, что нужно сделать, — получить согласие от человека (для начала можно в устной форме, но затем обязательно в письменной). Если человек уже отдыхает, можно предупредить его по любому из каналов связи: просто по телефону, электронной почте, через родственников или через курьера, подъехать домой и пр.
- Отдельный лист уведомления, где указана производственная необходимость в отзыве, в этом случае обязателен. В нём нужно указать:
- Основание, которое послужило причиной для отзыва из отпуска или сдвигов в датах. Понятно, что причина должна быть весомой и существенной для компании.
- Второе, что должно быть в извещении, — предупреждение, каким образом такие неудобства будут компенсированы человеку, какие возможности у него есть в этом случае. Здесь можно сослаться на статью 123 ТК РФ, которая устанавливает возможности и преференции при переносе отпуска. Это может быть либо выбор любого другого удобного периода для отдыха в этом или следующем году, либо компенсация этих дней денежной суммой.
- Нужно также оставить место на уведомлении, чтобы человек мог прямо на этом бланке оставить своё согласие либо написать, что он отказывается от переноса части или всего периода отпуска.
Согласие с отзывом из отпуска (или отказ) можно поставить прямо на извещении-предложении
- После того как согласие от сотрудника получено, нужно подготовить приказ о переносе, где нужно указать количество неиспользованных дней отдыха и способ их компенсации. Унифицированного шаблона для таких случаев нет, поэтому составляется он в произвольной форме.
Основанием издания приказа является письменное согласие работника, сделать это можно прямо на уведомлении
- Далее, следует внесение корректировок в личную карточку сотрудника, а также в график отпусков (обязательно с реквизитами распоряжения).
Как зарегистрировать уведомления по отпуску или отзыву — журнал
Как было уже указано, работодатель имеет право выбирать форматы уведомлений на своё усмотрение, а вот корректное и регулярное ведение регистра исходящих документов (куда входят в том числе и уведомления, завизированные работниками компании), — прямая обязанность работодателя. Ключевая задача такого регистра — фиксация и быстрое нахождение информации о согласовании или информировании по определённому кадровому моменту (извещение об отпуске, отзыв, перенос и пр.). Важно наличие этого документа, когда в отношении нанимателя выдвигаются претензии со стороны сотрудника или инспекторов. Поэтому его актуальность и своевременное заполнение очевидно.
Ведётся такой журнал в письменной форме, в электронном виде он может дублироваться, но основным документом признаётся бумажный вариант. Согласно правилам ведения кадрового делопроизводства, все страницы журнала после внесения данных на обложку нумеруются и прошиваются грубой нитью. На оборотной стороне регистра приклеивается лист формата А6, где прописывается количество подшитых листов, ставится дата визирования журнала, руководитель организации ставит свою подпись, скрепляется журнал печатью предприятия, причём это может быть простой штамп, предназначенный для документов.
На финальной странице (обложке) ставится «Верно, понумеровано, количество страниц», виза и печать
Унифицированной формы здесь также нет, кадровики сами делают такой реестр. Главное, чтобы в нём содержались основные реквизиты.
- Титул-лист журнала регистрации уведомлений служащих должен содержать реквизиты компании, название документа, а также точные даты, когда учётный регистр был начат. Дата последней записи указывается в момент завершения последней страницы.
Титульный лист уведомлений работников выглядит, как правило, так
- Второй лист регистра — перечень должностных лиц, назначенных в своё время ответственными за ведение и хранение данного журнала, основные блоки:
- номер записи;
- период ведения;
- Ф. И. О. сотрудника, кто в то время вёл регистр;
- отдел, где работает ответственный сотрудник;
- основное — информация по распоряжению, которым это лицо было назначено ответственным за ведение регистра;
- подпись сотрудника, контролирующего журнал.
Шаблон листа №2 может выглядеть так
- Ключевое содержание журнала — табличная форма, где должны быть отражены следующие данные.
- порядковый номер зарегистрированного документа;
- точное название;
- дата, когда уведомление было составлено и его номер при регистрации;
- о чём документ (его преамбула берётся из самого извещения);
- Ф. И. О. сотрудника, которому был адресован документ, его должность, отдел, табельный номер;
- дата, когда сотрудник был ознакомлен с уведомлением;
- резюме о решении человека.
В основной части журнала указываются основные данные по уведомлениям
Видеообзор для кадровика: основные моменты при оформлении отпуска
Отметим, что владение правилами оформления кадровой документации при отправке сотрудников в отпуск и, конечно, применение этой информации на практике, помогает кадровикам грамотно коммуницировать и с персоналом, и с трудовыми контролёрами, избегать претензий и с внешней и с внутренней стороны этих взаимоотношений. Законодательством установлены рамки при уведомлении сотрудников об отпуске, и их нужно неукоснительно соблюдать, чтобы не нарваться на штрафы и конфликты внутри коллектива. Ведь здесь есть много скользких моментов.
