Для защиты прав бизнесменов, а также с целью учета выполнения государственными органами контроля и надзора их функций, для каждого предприятия предусмотрено обязательное ведение журнала учета проверок. В предыдущие годы многие индивидуальные предприниматели (далее — ИП) и юридические лица достаточно пострадали от тех или иных барьеров, создававшихся уполномоченными органами при проведении контрольно-надзорных функций, поэтому сейчас, в условиях современного мира и нынешней экономики, государство в лице законодателя старается защитить права предпринимателей, в том числе императивными нормами, предусматривающими новые обязательные формы учета.
Зачем необходима книга проверок для ИП
Те предприниматели, которые просуществовали на рынке не один год, не понаслышке знают, какие проверки могут быть у ИП — помимо плановых проверок, которые публикуются на сайте Генпрокуратуры РФ и которые можно отследить заранее, существуют также внеплановые проверки. Если же предприятие существует недавно или же за последние годы к нему не применялись никакие проверки, это совершенно не значит, что они вовсе не будут проводиться. Достаточно жалобы одного единственного потребителя, бывшего сотрудника и вообще любого гражданина, верно оформленная и поданная в надлежащий орган власти, она моментально приведет к назначению документарной или выездной внеплановой проверки. В отличие от плановой, внеплановая проверка не требует соблюдения различных условий, включая истечение трех лет после регистрации ИП или с момента последней проверки и может быть назначена в любой момент после получения сигнала о различных нарушениях со стороны ИП.
На сегодняшний день, складывается ситуация, согласно которой большинство предпринимателей знают, что закон предполагает наличие журнала учета проверок индивидуальных предпринимателей, но не заводят его до тех пор, пока к ним не нагрянет проверка. По факту, Федеральный Закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 года N 294-ФЗ не устанавливает требований о наличии журнала учета на каждом предприятии.
Подробно о правах и обязанностях индивидуальных предпринимателей читайте в этой статье: http://ipshnik.com/vedenie-ip/chto-otnositsya-k-pravam-i-obyazannostyam-individualnogo-predprinimatelya.html
Пункт 8 статьи 16 вышеупомянутого закона говорит о том, что ИП имеют право вести такой журнал, а значит, могут и совершенно не вести его. Соответственно, каких-либо административных санкций за отсутствие книги проверок для ИП не предусмотрено, тем не менее, каждая проверяющая организация, в подводящем итоги проверки акте, будет вносить соответствующую запись об его отсутствии на предприятии. Такая запись не страшна сама по себе, но в данном случае, в ведении подобного учета заинтересован прежде всего ИП, который с его помощью может проследить, а при необходимости — подтвердить проведенную на его предприятии проверку, её длительность и итоги.
Как правильно оформить журнал учета проверок
После введения в действие Федерального Закона, о котором упоминалось выше, целый год предпринимателям приходилось вести журнал учета проверок в произвольной форме и лишь после издания Приказа Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 года N 141 была утверждена долгожданная, типовая форма журнала. Приложение 4 данного Приказа содержит установленный для использования образец книги проверок, последние изменения в который вносились в 2010 году. Следует заметить, форма журнала учета проверок в целом достаточно простая, помимо традиционных сведений о предприятии в нее предполагается вносить следующие краткие сведения о проводимых проверках:
- данные о начале проверки (дата, время), включая сведения из приказа о её проведении;
- совокупное время уже проведенной проверки;
- сведения об организации, которая её проводила;
- цель, предмет и задачу проверки;
- данные из акта проверки организации;
- сведения о лице, проводившем проверку;
- данные о выданных ИП в результате проверки предписаниях.
С образцами документов для ИП можно ознакомиться здесь: http://ipshnik.com/obraztsyi-dokumentov-dlya-ip
Что касается требований к оформлению журнала учета, они установлены все тем же Федеральным Законом, в котором определено лишь требование о необходимости прошить журнал, пронумеровать, а также удостоверить печатью (при её наличии у ИП).
Таким образом, журнал учета может быть распечатан на стандартных листах бумаги размером А4, главное — выполнить вышеуказанные требования. В отношении срока хранения данного журнала законодательно не установлено никаких требований, тем не менее, по общей практике, рекомендуется придерживаться общих нормативных требований к хранению управленческих архивных документов, которыми предусмотрено 5 лет срока для хранения подобных типов документов. Наличие у ИП нескольких филиалов, магазинов или отделений подразумевает ведение журналов на каждом из них.
При первой же проверке, ИП, на предприятии которого заведена книга проверок, должен напомнить проверяющим лицам о необходимости отметиться в ней, а также внести сведения о проводимом мероприятии по контролю.
Своевременно внесенные и верно заполненные в книгу сведения позволят апеллировать к вышестоящим органам, в случае любых нарушений в ходе любой проверки. Следует обратить особое внимание на требование закона к проверяющему лицу о внесении собственной подписи в журнал учета проверок индивидуального предпринимателя, к которому пришли с проверкой.
Как можно защитить себя от основных угроз при осуществлении коммерческой деятельности ИП узнайте в этой статье: http://ipshnik.com/vedenie-ip/osnovnyie-ugrozyi-i-sposobyi-zashhityi-pri-osushhestvlenii-kommercheskoy-deyatelnosti-ip.html
В том случае, если проверяющий отказывается подписаться, ИП не стоит допускать его на свое предприятие, в тоже время немедленно сообщить об отказе в то ведомство, откуда прибыла проверка. В иной ситуации, если результаты проверки или её общий ход связаны с нарушением действующего законодательства и также нарушением прав ИП, он может, согласно закону, в течение 15 календарных дней после её окончания (получения акта проверки) подать все свои возражения в соответствующий орган. Такие возражения оформляются в письменной форме и к ним ИП может приложить документы, а также их копии, подтверждающие обоснованность поданных возражений. Очевидно, одним из таких документов вполне может пригодится именно журнал учета проверок.