Юридические лица и ИП, которые осуществляют выплаты сотрудникам, обязаны перечислять взносы и сдавать отчетность в Фонд социального страхования. В случае если индивидуальные предприниматели не имеют в штате работников — отчитываться перед ФСС и выплачивать взносы они не должны. Плательщики же обязаны сдавать Расчет начисленных и оплаченных страховых платежей по обязательному социальному страхованию на случай нетрудоспособности, в связи с материнством и по страхованию от несчастных случаев на производстве и проф. заболеваний, расчет выплат страхового возмещения. Отчетность должна сдаваться в срок до 15 числа следующего за отчетным месяца. Отчетные периоды — квартал, половина года, девять месяцев и затем год.
Отчетность должна подаваться в территориальный орган ФСС. Номер филиала указывается в карточке, которую получают при регистрации в фонде. Отчетность возможно сдать несколькими способами, в частности:
- сдать лично в ФСС. В данном случае существует возможность ответить на возникшие вопросы, прокомментировать строку в расчете. По результатам подачи на руках останется экземпляр расчета со штампом инспектора. Минус лишь заключается в том, что необходимо потратить время, так как на сдачу необходимо от нескольких часов до полного дня,
- отправить Форму через интернет. С целью сдачи отчетности в электронном виде необходимо заключить договор с оператором или с филиалом фонда. Плюс электронного способа подачи отчетности в том, что можно сдавать буквально в последний момент. Документ, подтверждающий сдачу отчетности — это сообщение оператора о доставке. Минус — в возможности технических сбоев при передаче данных в случае, если на руках плательщика будет положительный отчет, а ФСС получит информацию с ошибкой,
- отправить отчет по почте. Данный способ удобен не всегда: после получения конверта с расчетом, сотрудники ФСС вносят цифры в базу, что может привести к опечаткам или ошибкам. Удобно и целесообразно посылать отчет по почте в случае, если: отправляется нулевая отчетность, отправитель опоздал с подготовкой отчета, нет другого варианта.
Не рекомендуется отправлять отчеты с заполненными данными по почте, кроме как в случае экстренного выхода. Письмо необходимо отправить заказным письмом с описью — подтверждающими документами будут уведомление о вручении и опись вложения.
С 01.01.2015 года введено новое ограничение — страхователи со среднесписочной численностью работников более 25 человек, обязаны подавать отчетность 4-ФСС РФ в электронном виде с электронной цифровой подписью.
В остальных случаях электронная отчетность подается по желанию плательщика. В последнее время наблюдается тенденция по переводу отчетности в отчетность по электронным каналам связи. Такая форма отчетности удобна также и контролирующим органам, так как сокращается время на обработку отчетов, и отчетность приводится к единому формату. Для ИП и юридических лиц это также удобно, ведь позволяет избежать достаточно долгих по времени посещений налогового органа и, кроме того, позволяет избежать споров с органами о сроках представления отчетности по почте в ряде случаев.
Кроме подачи отчетности в ФСС, страхователи должны перечислять взносы. Перечисляются взносы по:
- временной нетрудоспособности, в связи с материнством,
- травматизму.
Размер взносов нетрудоспособности, в связи с материнством — 2,9% от заработной платы. Размер взносов по травматизму — 0,2% — 8,5% от заработной платы.
Законодательно предусмотрен ряд исключений, в частности организации и ИП, которые применяют УСН, страховые взносы не уплачивают. Для страхователей, которые не производят выплаты физическим лицам, предусмотрен фиксированный размер взноса: МРОТ * Тариф * 12.
После того, как плательщик подтверждает основной вид деятельности, ему присваивается код профессионального риска, от которого будет зависеть процент. Не смотря на то, что отчет подается один раз в квартал, взносы необходимо перечислять ежемесячно, до 15 числа месяца.
Нулевая отчетность
В случае если с начала года организация, либо ИП не осуществляли выплат в отношении работников, необходимо подать в ФСС нулевую отчетность. Кроме того, нулевая отчетность подается при регистрации юридического лица в конце отчетного года. Но важно отметить факт того, что сотрудники контролирующих органов обращают пристальное внимание на такие отчеты. Нулевая отчетность подается в общие сроки, установленные для подачи отчетности в ФСС, то есть до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Электронная отчетность
В настоящее время достаточно большое количество налогоплательщиков вынужденно, либо же добровольно переходят на отправку отчетности в электронном виде. Бланки для оформления и подачи деклараций или иными словами расчетов, разрабатывает Федеральная налоговая служба.
Для налогоплательщиков предоставляется возможность подать отчетность по страховым взносам через портал налоговой службы. Официальный доступ в интернете — portal.fss.ru/fss. Чтобы сдавать отчетность в ФСС через портал, необходимо следующее:
- сертификат электронной цифровой подписи,
- сертификаты ЭЦП ФСС и приложение для шифрования и подписания электронной подписью документов,
- расширенное право доступа на портале,
- сертифицированные средства криптографической защиты информации.
Рассмотрим подробнее данные пункты.
- Расширенное право доступа на портале.Вначале нужно зарегистрировать на портале.
Уведомление по регистрации отправляется на почту для ее подтверждения. Далее необходимо подтвердить регистрацию, пройдя по ссылке. После подтверждения заполняются реквизиты организации. При их заполнении необходимо выбрать отделение фонда — его номер совпадает с первоначальными цифрами регистрационного номера страхователя. Далее необходимо сформировать Заявление о предоставлении расширенных прав доступа в поисково-мониторинговой системе ФСС. При выборе пункта «Заявление страхователя» информация появляется автоматически из реквизитов, заполненных ранее. После этого необходимо распечатать заявление, подписать у руководства, поставить печать и подать в отделение ФСС лично либо заказным почтовым отправлением. В течение нескольких дней на электронную почту должно прийти письмо о предоставлении прав доступа. - Сертификат ЭЦП на ключевом носителе.
Не все удостоверяющие центры выдают сертификаты ЭЦП для подачи отчетов в ФСС через портал. Некоторые предоставляют ЭЦП для ФСС лишь в рамках комплексных программ. Другие центры предоставляют услугу, но за плату. При этом в стоимость включается помимо изготовления ЭЦП еще и экспертиза подлинности документа. Но все же существует ряд центров, предоставляющих услугу в определенном регионе отдельно и бесплатно. - Сертифицированные средства криптографической защиты информации.
Для работы с ЭЦП должны быть установлены определенные дополнительные программы. Необходимо установить программы, необходимые для ЭЦП, установить их и настроить программу в соответствии с документацией по использованию и установке. - Сертификаты ЭЦП ФСС и программа для подписания и шифрования документов.
Для продолжения работы нужно скачать и установить с сайта ФНС:
- сертификат открытого ключа подписи уполномоченного представителя ФСС для шифрования отчетности и проверки квитанции,
- программу шифрования и подписания документов ЭЦП,
- корневой сертификат УЦ.
Для осуществления данных действий необходимо руководствоваться рекомендациями, которые можно скачать на сайте ФНС.
После осуществления данных мероприятий следует переходить к подготовке отчета в соответствии с необходимым форматом. После его формирования файл необходимо подписать закрытым ключом и зашифровать открытым уполномоченного представителя ФСС. Далее файл отчета может быть отправлен. Так отчету присваивается уникальный идентификатор. В случае успешного осуществления всех этапов проверки отчета формируется Квитанция, которую нужно сохранить, так как она является документом, подтверждающим отправку отчета.
Важно заметить, что получение сертификатов, настройка и установка необходимых программ достаточно трудоемки. На каждом этапе можно столкнуться с рядом препятствий и трудностей.
Выбор поставщика услуг для электронной отчетности
Если руководитель принимает решение приобретать программный продукт для сдачи электронной отчетности, важно обращать внимание на ряд моментов. При выборе необходимо, в первую очередь, убедиться, что оператор внесен в официальный перечень операторов электронной отчетности. Данный список составляется ФНС России (вывешен на официальном сайте и во всех отделениях ФНС). Кроме того, важно учитывать удобство интерфейса и настройки программы, так как программа должна быть интуитивно понятна и ей не требуются сложные настройки. Немаловажным при выборе является цена услуги. В комплекс самых дорогих программ могут быть включены ненужные услуги либо опции.
Штрафные санкции
В случае несвоевременной сдачи отчетности установлен размер штрафных санкций — 5 % суммы взносов, начисленных за последние 3 мес. Рассматриваемого периода, за каждый месяц со дня, необходимого для его представления, но не более 30 % такой суммы и не меньше 1 000 рублей. За неуплату, неполную уплату страховых взносов по причине занижения базы, неверного их исчисления или других неправомерных действий — влечет взыскание штрафа — 20 % неуплаченной суммы взносов.
Ответственность за непредставление в ФСС нулевой формы отчетности установлена статьей 46 212-ФЗ и статьей 15.33 КоАП.