На кассиров возлагается ответственность по ведению и оформлению кассовой книги образца КО-4. Какие существуют нюансы в виде норм ведения, образца заполнения вручную и в электронном виде? Кто именно должен заниматься этим документом? И как правильно вести его в 2019 году?
Что это за документ
Кассовая книга образца КО-4 — это особый документ, предназначенный для учёта принятых и выданных наличных денежных средств из кассы. Его ведением должен заниматься либо старший кассир, либо бухгалтер в вашей организации. Ведение данного журнала необходимо в том числе и индивидуальным предпринимателям. Они, в частности, могут заниматься этим и самостоятельно, не прибегая к помощи отдельного работника.
Особенности ведения кассовой книги в 2019 году
Для начала ответим на самые распространённые вопросы.
Можно ли вести в электронном виде?
Можно, но обязательно в форме №КО-4. Также можно вести этот документ и вручную.
Сколько кассовых книг должна вести организация?
На всю организацию приходится только одна кассовая книга.
Сколько экземпляров кассовой книги оформляет кассир?
Кассир может оформить только один экземпляр кассовой книги.
Каков порядок, правила и образец заполнения кассовой книги?
Прежде всего, необходимо пронумеровать и прошить все страницы этой учётной книги. Информация заносится по мере поступления с указанием всех необходимых дат. Обратите внимание, что на последней странице документа должна быть пометка с указанием итогового количества страниц в документе.
Можно ли вносить изменения, исправлять ошибки в кассовой книге? Если можно, то как?
Изменения возможно ввести, лишь сделав новую запись с указанием поправок к предыдущей. Никакие исправления в кассовой книге не допускаются.
Есть ли различия ведения для ИП и ООО? Как таковой разницы не существует, правила ведения для всех одинаковые. Ведение кассовой книги является частью кассовой дисциплины.
Ниже представлен образец заполнения кассовой книги в 2019 году.
Образец кассовой книги
Как сшивать
Сшиваться кассовая книга будет методом шнурования листов. Важно, чтобы на каждом листе присутствовали печать организации и подпись ответственного лица.
Штрафы за некорректное оформление или отсутствие документа
За отсутствие кассовой книги предусмотрены следующие штрафы: от 1500 до 3000 руб. для должностных лиц и от 5000 до 10 000 руб. для организации.
Правила заполнения кассовой книги — видео
Кассовая книга образца КО-4 — это особый документ, предназначенный для учета принятых и выданных наличных денежных средств из кассы. Его ведением должен заниматься либо старший кассир, либо бухгалтер в вашей организации.
Кассовая книга заводится ежегодно и ведётся с начала до завершения года. В случае, если она закончилась до окончания отчётного периода, то оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке. Заполнять её можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
Кассовая книга состоит условно из двух частей:
- титульного листа, куда вносятся сведения о компании;
- основных страниц, где указываются данные о проведённых наличных финансовых операциях за каждый день.
Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
Заполнять кассовую книгу вручную можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается). Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесённых в неё сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).