Как самостоятельно проверить форму 6-НДФЛ с помощью контрольных соотношений в 2018 году

Расчёт 6-НДФЛ — новая даже для фискального регулятора форма отчётности. Недаром налоговики сами вот уже несколько раз уточняли подходы к проверке этой декларации. Актуальность вопроса состоит ещё и в том, что налоговая служба скрупулёзно отслеживает всё, что касается налоговых выплат налоговыми агентами. А форма 6-НДФЛ как раз составлена именно так, что все контрольные цифры в ней состыковываются с другой отчётностью предприятия и корреспондируют между собой. Поэтому рекомендация для всех, кто занимается составлением этого отчёта — уже до начала его формирования держать в голове контрольные точки, по которым ИФНС будет проверять расчёт.

Расчёт 6-НДФЛ — назначение, нормы права, структура, порядок заполнения и сроки сдачи

Основная цель введения декларирования по форме 6-НДФЛ — полноценный контроль работодателей на предмет уплаты в казну налоговых сборов за сотрудников компании. Налоговики в своём PR-сообщении при запуске этой отчётности прокомментировали ключевые задачи этого расчёта отрицательной динамикой поступления подоходного налога в госбюджет за период, начиная с 2014 года. Очевидно, с их точки зрения, что бизнес стал уводить в тень выплаты своим работникам и, соответственно, занижать уплачиваемый НДФЛ. В связи с чем, в 2015 году вышел нормативный акт, который регламентировал порядок предоставления фискальной отчётности для всех налоговых агентов по суммарным цифрам подоходного налога — закон №113-ФЗ.

Документ устанавливает основные положения по декларированию НДФЛ:

• Отчётность сдают все налоговые агенты вне зависимости от организационной формы и статуса, которые имеют в штате наёмный персонал или выплачивают физ. лицам денежные суммы по соглашениям гражданско-правового характера (ГПХ).
• В основной массе предоставляется расчёт в налоговую службу по месту регистрации бизнеса (для ИП — по прописке). Исключение составляет только бизнес, у которого работают обособленные подразделения, расположенные в других регионах, а также ИП, применяющие вменёнку (ЕНВД) или работающие на патенте. Эти плательщики НДФЛ за работников отчитываются по месту ведения своего бизнеса.
• Периодичность отчётности — каждый квартал. Срок сдачи расчёта — последний день месяца, следующего за отчётным периодом. За отчётный год декларация должна быть сдана до 1 апреля (это установлено в пункте 2 статьи 230 НК РФ).
• При этом расчёты ведутся не поквартально, а нарастающим итогом: I квартал→полугодие→9 месяцев→полный год.
• Формат декларации 6-НДФЛ введён в действие отдельным Приказом фискального регулятора №ММВ-7–11/450@. В кодах налоговых деклараций (КНД) документу присвоен номер 1151099, скачать его можно здесь. Стоит заметить, что в 2018 году в форму внесены корректировки, поэтому перед заполнением следует проверять новый номер.
• При сдаче отчётности действуют все способы её предоставления (лично, через представителя, почтовым отправлением, электронный), но нужно учитывать, что предприятия, численность которых превышает 25 человек, должны отчитываться строго через электронный документооборот.
• И важный момент, который стоит отметить отдельно: документ подразумевает дополнительную ответственность агентов за несвоевременное представление или заведомо некорректные расчёты. Это отражено даже в самом названии ФЗ под номером 113 (подробнее об этом — в отдельной главе).

Отметим несколько частных моментов, по которым возникают вопросы по этой отчётности:

1. Если в компании есть трудоустроенные сотрудники, но зарплата в отчётный период не выдавалась, сдавать нулевой расчёт налоговикам не нужно. Нет выплат — нет расчёта — нет отчётности. Это регламентировано пунктом 2 статьи №230 НК РФ.
2. Но здесь стоит учесть, что декларация формируется нарастающим итогом. А из этого, соответственно, вытекает, что если, к примеру, в первом квартале года выплаты осуществлялись, значит, и за полугодие нужно отчитываться, даже если во втором квартале компания не работала. Если же год начался с простоев предприятия и ЗП не начислялась, рекомендуется предупредить налоговиков об этом и не делать расчёт.
3. Ещё необходимо знать: отчётность по форме 6-НДФЛ сдаётся не по факту уплаты ЗП, а по её начислению. То есть если в отчётном фискальном периоде по компании идёт задержка выплат персоналу, в отчёте эти цифры должны фигурировать. Не учитываются в 6-НДФЛ только проценты за просрок, так как они не облагаются подоходным налогом.
4. Для понимания: индивидуальный предприниматель, работающий без наёмных сотрудников и не выплачивающий суммы физ. лицам по контрактам ГПХ, не считается налоговым агентом, а значит, и от отчётности по 6-НДФЛ освобождён. Все налоговые обязательства в этом случае ИП выполняет по принятому им налоговому режиму.

Отметим: специфика данного расчёта состоит в том, что в декларации формируются общие физические показатели по всем работникам предприятия. Фискальных контролёров здесь не интересуют персональные данные сотрудников, основная цель здесь — проверить налогового агента.

Причём в целях контроля используется схема, которая серьёзно усложняет возможность любых манипуляций со стороны декларантов. Во-первых, расчёт, который ведётся нарастающим итогом, усложняет возможность подгонять цифры.

А во-вторых, перекрёстный контроль, который выстроен фискальным регулятором с помощью нескольких видов контрольных соотношений (КС), фактически не даёт возможности фальсифицировать отчётность.

Как налоговики проверяют расчёт 6-НДФЛ

Очевидно, что фискальные контролёры (учитывая их неподдельный интерес к тотальному сбору НДФЛ) в обязательном порядке перепроверяют все физические показатели и расчёты в декларации 6-НДФЛ.

Проверка по форме представления

Первым делом налоговый инспектор проверяет бланк поверхностно по форме его предоставления. В момент сдачи декларации контролёром проводится ревизия документа, где учитывается:

1. В правильной ли форме оформлен расчёт 6-НДФЛ. Заметим: с 2018 года декларанты обязаны использовать для отчётности только уточнённый Приказом ФНС №ММВ-7–11/18@ от 17.01.2018 бланк декларации. Главный ориентир здесь при заполнении — штрихкод формы — №1520 2017. Нужно обращать на это внимание при сдаче расчёта.
   

   Форма расчёта в 2018 должна быть уточнённой (шифр 1520 2017)

2. Распространённая ошибка декларантов, из-за которой расчёт может быть возвращён на доработку, — отчётность подписана лицом, выступающим по доверенности, но в электронной базе ИФНС нет такого документа или отсутствуют данные на представителя.
3. Расчёт подписан по доверенности, но в информационном письме к документу стоит, что доверенность выдана без права визирования отчётности.
4. Форма подписана руководителем предприятия, но сведения в декларации не соотносятся с данными, указанными в ЕГРЮЛ (для ИП — в ЕГРИП).
5. В шапке документа стоит, что расчёт корректирующий, а по факту он первичный (или напротив). Здесь нужно просто помнить, что отсчёт первичного документа начинается с кода «000» (а не с номера «001», это уже уточнёнка).
   

   Ошибка в номере корректировки может привести к аннулированию отчёта

Все перечисленные признаки выявляются сразу при приёме отчётности. Автоматически это фиксируется, если отчёт направляется в электронной форме, система сразу просигнализирует об этом и не пропустит такой расчёт. Если же форма сдаётся на бумажном носителе (что тоже допускается), формальная проверка будет проведена в присутствии декларанта.

Как проходит камералка

Каждому налоговому агенту, который отчитывается по 6-НДФЛ, стоит помнить, что камеральная проверка (КНП) проходит в обязательном порядке фактически по всем формам отчётности. Налоговики не предупреждают об этом. Как только к ним поступает отчёт, запускается так называемая камералка. Большинство ошибок и некорректных данных выявляются как раз в этот период. Стандартные действия при проведении камеральной ревизии:

1. Налоговики проверяют расчёт на наличие формальных признаков ошибок — неправильное заполнение формы, арифметические ошибки в расчётах.
2. Проверка по всем пунктам контрольных соотношений. Здесь идёт перекрёстная проверка с другой отчётностью декларанта, берутся сведения из внешних источников (к примеру, по расчётным счетам фирмы), могут быть сделаны запросы к партнёрам и контрагентам, которые ведут дела с компанией. Учитывается и предыдущий опыт прохождения КМН организацией.

Стандартная проверка длится 3 месяца, если за этот период к декларанту не поступает вопросов, значит, отчётность проверена и принята.

Если же фискальный контролёр находит несостыковки в расчётах, декларанту направляется документ с выявленными ошибками. Когда по отчётности идёт камералка, стоит помнить несколько важных вех:

1. Если ошибочные данные были обнаружены самим декларантом до того момента, когда налоговики стали задавать уточняющие вопросы, допускается направить в адрес контролёра уточнённый расчёт. В ИФНС обязаны принять новый расчёт, прекратить текущую КНМ и запустить проверку по уточнённой декларации.
2. Если в расчёте найдены ошибки и к компании предъявлены требования предоставить пояснения по недочётам, декларанту нужно дать обратную связь в течение пяти дней. Здесь нужно иметь в виду, что в п. 4 статьи 88 НК уточнено, что декларант имеет право аргументировать свои расчёты дополнительной первичкой, например, предоставить выписки их журналов, зарплатных ведомостей сотрудников и пр. Ошибки, если декларант с ними согласен, исправляются в корректировочном расчёте 6-НДФЛ.
3. В момент, когда заведомые нарушения, ведущие к уходу от налогов, были доказаны, составляется акт. Его можно оспаривать, доказывать свою правоту и пр. Все этапы прохождения проверки приведены в таблице ниже.
4. Если всё-таки КНМ привела к штрафу, перечислить средства нужно в течение двух месяцев (60 дней).

Стадии проведения камеральной проверки — шаги и сроки (сводная таблица)

Предоставленный по форме 6-НДФЛ отчёт налоговики ревизируют только по корректности контрольных соотношений. При серьёзных нарушениях в отчётности может быть назначена и выездная налоговая проверка, но случается это крайне редко. Вот тогда достоверность физических показателей, дат, периодов, которые указаны в отчёте 6-НДФЛ, контролёры будут проверять вживую. Тогда будет запрашиваться вся первичка: трудовые соглашения, справки на льготы и пособия, свидетельства о рождении детей сотрудников и т. д.
И не стоит забывать, что даже при камералке срок давности по привлечению к ответственности налогового агента составляет 3 года (вне зависимости от отчётного периода) — смотри пункт 1 статьи 113 НК РФ.

Камеральная проверка проходит намного легче, чем выездной аудит налоговиков, но лучше не допускать ошибок

Основные причины появления ошибок в 6-НДФЛ

Расчёт по форме 6-НДФЛ — относительно новый отчёт для бухгалтеров. Практика показывает, что 90% погрешностей допускается декларантами по простой невнимательности. На это, как правило, влияют 2 фактора:

• серьёзная загруженность бухгалтера;
• или отсутствие опыта.

Но каждому ответственному лицу, отвечающему за оформление 6-НДФЛ, нужно понимать, что небрежность в расчётах дорого обходится для предприятия (о штрафах и санкциях для компании расскажем в конце статьи).

Особенно это важно в 6-НДФЛ, посмотрите форму и стандарт заполнения расчёта: физ. показатели указываются в форме с копейками. Отклонения в несколько рублей (а нарастающим итогом это вполне возможно) могут привести к возврату расчёта.

Больше всего при сдаче отчётности по 6-НДФЛ допускаются ошибки в арифметических формулах. Если вести расчёты в специальных программах, такие ошибки нивелируются. Сервисы не пропустят такую невнимательность. А вот если это делать на калькуляторе и заполнять бланк от руки, от таких оплошностей никто не застрахован.

Главный момент — не стоит «подгонять» цифры, учитывая то, что будет проходить глубокая перекрёстная сверка по другим формам отчётности, а также по перечисленным взносам, ошибки обязательно «всплывут».

Самостоятельная проверка 6-НДФЛ при помощи контрольных соотношений

Контрольные соотношения (КС) — цепочка арифметических формул между определёнными строками отчёта, а также между цифрами в других отчётных фискальных документах, которые должны сходиться с другими данными отчёта или цифрами платежей. Таким образом, основные расчётные данные, внесённые в строчки отчёта, должны при перекрёстном рассмотрении выдавать соответствующий результат.

Уточним для понимания: проводить детальную ревизию по КС предприятие не обязано. Это просто рекомендация во избежание возврата отчёта на доработку и штрафных санкций.

Кроме всего прочего, уже есть скорректированные по расчёту 6-НДФЛ бухгалтерские сервисы, где уже есть софт «проверка формы 6-НДФЛ», который автоматически проверяет цифры отчёта по их соответствию контрольным соотношениям. Но всё-таки, даже имея такую программу, рекомендуем лишний раз перепроверить расчёт вручную. Это оградит компанию от предоставления уточнёнки.

Итак, чтобы не нарваться на уточняющие вопросы налоговиков и штрафы, расчёт 6-НДФЛ можно проверить самостоятельно. Для этого фискальным регулятором подготовлен внутренний реестр контрольных соотношений (КС), которым должны пользоваться все проверяющие инспекторы.

Заметим, что налоговики на протяжении только одного 2016 года 3 раза уточняли КС для проверки, финальный вариант изложен в крайнем распоряжении, его и рассмотрим.

На сегодняшний день все применяемые налоговиками КС отражены в Письме ФНС РФ от 10.03.2016 №БС-4–11/3852@.

По этим пунктам налоговый агент уже при заполнении своего расчёта самостоятельно может провести ревизию цифры по определённым точкам соотношений.

Существуют 2 вида ревизионных соотношений:

1. Внутридокументные — когда сверяются цифры по самой представленной декларации. Здесь как раз и выявляются арифметические ошибки или завышение/занижение показателей.
2. Междокументные — в этом варианте проводится перекрёстная ревизия ранее предоставленных отчётов по другим формам, а также исчисленные суммы сборов. Эти цифры говорят уже о корректности общей отчётности и платежей в бюджет.

Таб­ли­ца: внутридокументные КС для 6-НДФЛ

Но основной и самой скрупулёзной формой проверки является фискальная ревизия между другой отчётностью налогового агента, это могут быть:

• все регистры бухгалтерского и налогового учёта;
• справки 2-НДФЛ, представленные в ИФНС, и их реестр;
• декларация на прибыль организации;
• это может быть также и проверка карточки платёжек по суммам платежей в госбюджет, которые уже были совершены.

Сводная таблица: междокументные и платёжные КС для расчёта 6-НДФЛ

Нужно ещё знать по данному вопросу, что в предыдущих комментариях налоговиков есть КС, которое уже не учитывается при проверке в 2018 года, сюда относится обязательное равенство строк 070 (удержанный НДФЛ) и 140 (тот же сбор, только распределённый по датам). Корректировки налоговиков по отчётности организации, когда начисление зарплаты идёт в одном квартале, а выплаты в другом, сняли с употребления это КС. Так как цифры строк 070 и 140 в этом варианте могут не совпадать. ФНС РФ на портале подтвердили отмену этого соотношения.

Видеоинструкция: контрольные соотношения по расчёту

Исправление ошибок и подача уточнённой 6-НДФЛ

Отметим, что не всё так страшно, если после сдачи отчётности в расчёте были обнаружены ошибки. Если несоответствия найдены бухгалтером до того момента, когда налоговиками было направлено письмо с указанием несостыковок в отчёте, декларант имеет право подать уточнённый расчёт. В этом случае камеральная проверка первого расчёта будет автоматически прекращена и запущена КНМ второго документа.

Если же ИФНС уже выписало предписание по уточнению расчётов, можно пойти по пути аргументации своих цифр, предоставив пакет первичных документов, давая пояснения. Отстаивать свою точку зрения — это право декларанта (смотри п. 4 статьи 88 Кодекса).

Если же ошибки, указанные в официальной бумаге налоговиков, очевидны, следует подготовить корректирующую декларацию и сдать её в течение 5 дней в ИФНС.

Но даже после вынесения акта с санкциями возможны дальнейшие шаги по исправлению ситуации (их можно уточнить в таблице с этапами прохождения камеральной проверки выше). Но лучше, конечно, до этого не доводить.

Главное, что здесь нужно помнить: на все действия по исправлению ошибок в декларации или представление документов, подтверждающих расчёт, у декларанта есть всего 5 дней, дальше пойдут штрафные санкции.

Ответственность за недостоверные данные и несвоевременную сдачу 6-НДФЛ

Санкции за нарушения в сроках предоставления расчёта, а также при обнаружении ложных сведений установлены налоговым законодательством:

• штраф 1 000 ₽ за каждый полный/неполный месяц с момента опоздания по сроку, установленному для предоставления расчёта (п. 1.2 ст. 126 НК РФ);
• блокировка расчётного счёта компании при задержке декларации на 10 и более дней (п. 3.2 ст. 76 НК РФ), причём штраф в 1000 ₽ придётся всё равно заплатить;
• 500 ₽ за каждый сданный документ, содержащий недостоверную информацию (п. 1 относительно новой статьи 126.1 НК РФ);
• 200 ₽ за сдачу отчётности не по той форме или несоответствующим способом (ст. 119.1 Кодекса);
• 5 000 ₽ если декларант не даёт комментарии по вопросам налоговиков по выявленным в расчёте ошибкам впервые и 20 000 ₽ — если нарушение совершается повторно.

Для полноценной ревизии отчёта 6-НДФЛ декларанту нужно в первую очередь проверить расчёт на предмет наличия в нём арифметических ошибок, следом провести проверку соотношений расчёта налогового агента с цифрами в справках 2-НДФЛ, уточнить все равенства с декларацией по прибыли (если она есть). Отчёт пройдёт камералку в ИФНС, если все графы заполнены корректно и по требованиям налоговиков, сформулированных на портале фискального регулятора. Но даже если неточности обнаружены после сдачи отчёта, не стоит тянуть время, ошибки выплывут при контрольной ревизии. Поэтому рекомендуется сразу предъявить контролёрам уточнёнку. А главное — при формировании отчётности декларанту нужно постоянно следить за новостями по налоговой отчётности, что позволит не допускать ошибок, а, следовательно, нивелировать риски штрафов и пристального внимания к компании со стороны налоговиков при следующих проверках отчётности.

• Автор: Эллина Рожкова
• Распечатать

49 лет, высшее образование (филолог, журналист, маркетинг). Есть опыт работы как в индивидуальном предпринимательстве, так и в крупном корпоративном бизнесе.

Оцените статью:

1. 5
2. 4
3. 3
4. 2
5. 1

(0 голосов, среднее: 0 из 5)

Поделитесь с друзьями!