В каких случаях сотруднику может быть вынесено дисциплинарное взыскание, и в каком виде это может быть сделано. Как грамотно оформить распоряжение, фиксирующее наказание за трудовой проступок. В чём специфика разновидностей мер пресечения при нарушениях дисциплины работником. На эти и многие другие вопросы попробуем ответить в этой статье. Главное здесь помнить, что юридически неграмотно проведённая подготовка к выпуску и, соответственно, неправильно оформленный приказ может быть признан неправомочным и отменён. А за этим для нанимателя могут последовать неприятные последствия, в том числе финансовые издержки.
Для чего объявлять сотруднику замечание или выговор
Ключевой целью вынесения дисциплинарного порицания является акцентирование внимания нерадивого сотрудника на недопущение повторных нарушений трудового распорядка, порицание его поступка, который привёл к сбоям в работе предприятия. Так что, прежде всего вынесение замечания или выговора становится воспитательной процедурой. Человеку даётся ещё один шанс, чтобы осознать сделанное и исправиться.
В то же время компания, издавая приказ о вынесении дисциплинарного взыскания, страхует себя от обжалования решения администрации при последующем увольнении сотрудника, который не единожды нарушал трудовой распорядок или некачественно выполнял свои должностные обязанности. Если в делопроизводстве есть бумага, в которой уже есть один задокументированный выговор, при заявлении в трудовую инспекцию или в суд о незаконном увольнении доказать свою правоту работнику, систематически нарушавшему дисциплину, будет проблематично. Судебная практика в таких случаях, как правило, встаёт на сторону работодателя.
Ещё одно последствие вынесения замечания или выговора — сотрудник, который оступился, но хочет остаться на предприятии, начинает стараться доказать свою нужность компании и высокую квалификацию, лучше работает и отдаёт работе больше времени, искупая свою вину.
Основное, что нужно помнить при вынесении выговора, — срок его действия ограничен двенадцатью месяцами. Если человек в течение одного года нормально работал и не получал письменных предупреждений о нарушениях, дисциплинарное взыскание аннулируется, как будто его и не было.
Виды распоряжений и нормативы по их составлению
Таким образом, в документе признаются правомочными виды применённого наказания. Трудовым правом узаконено всего 3 вида дисциплинарных взысканий:
- Самое мягкое наказание — замечание (но вынесенное в письменной форме). По обыкновению оно применяется при несистематических опозданиях, когда человека нужно предупредить о недопустимости этого. Также замечание может быть определено, когда должностное лицо не выполняет распоряжения вышестоящего руководства (администрации).
Замечание тоже фиксируется в приказе
- Второе по степени тяжести взыскание — выговор. Здесь причины могут быть различными: от ненадлежащего исполнения должностных обязанностей до прогула. Могут караться выговором, например, случаи:
- Когда человек систематически опаздывает на работу.
- Если сотрудник грубит коллегам и руководству, оскорбляет, дерётся и пр.
- Когда работник отказывается проходить медицинское или психиатрическое освидетельствование на рабочем месте.
- Если отказывается проходить обучение правилам техники безопасности и ГО.
Приказ о выговоре издаётся по многим основаниям
- И финальное взыскание — расторжение договора.
Здесь нужно отметить, что трудовым законодательством не регулируется вопрос: за какое нарушение применяется определённый вид взыскания. Здесь всё зависит от требований, степени важности и конкретного правонарушения. При этом каждый работодатель имеет право установить во внутренних актах определённые пункты и действия, при невыполнении которых может последовать выговор.
Главное требование здесь — всё должно быть зафиксировано в трудовых документах и сотрудник должен быть с ними ознакомлен под расписку.
Вынесением дисциплинарного взыскания работнику имеют право заниматься вышестоящее непосредственное руководство, а также гендиректор или руководитель службы управления персоналом, особенно если нарушение относится к его компетенции, к примеру, к учёту рабочего времени (опозданиям или прогулам).
Базовые требования при оформлении приказа, сроки и детали
Отметим, что стандартизированной формы распоряжения о вынесении выговора или замечания не предусмотрено, но это не значит, что при составлении приказа не нужно соблюдать определённых требований и выдерживать чёткую структуру:
- Первое, что оформляется в документе, — так называемая «шапка». Здесь указываются краткие реквизиты организации и документа, которые используются при оформлении практически любой кадровой бумаги. Достаточно только юридического статуса — юр. лица или индивидуального предпринимателя. Можно оформить документ на фирменном бланке предприятия. Также важно указать порядковый (кодовый) номер распоряжения. Буквенные и цифровые обозначения принимаются внутри компании, как удобнее вести документооборот, так и указывается. Удобнее использовать в номере документа год, а также, к примеру, назначение документа (в нашем случае — «ДВ» — дисциплинарное взыскание).
- Название документа лучше использовать стандартное — «Приказ (распоряжение)». А в преамбуле указать главный посыл распоряжения — дисциплинарное взыскание.
- Основное в документе — описательный блок приказа. Здесь должны быть кратко изложены обстоятельства совершённого трудового нарушения. Если указывается на недолжное исполнение трудовых обязанностей, нужно написать, в чём оно заключается. При этом важно учитывать, что для того, чтобы распоряжение не было аннулировано, рекомендуется ссылаться только на те трудовые обязанности, которые зафиксированы в должностной инструкции. Если такого документа у человека нет (а законодательство предусматривает и такую ситуацию), обосновать законность выговора на основании незакреплённого в документе функционала может стать проблематичным. Поэтому в приказе рекомендуется указать конкретный пункт должностной инструкции либо трудового контракта, который был нарушен действиями или бездействием работника.
- Нелишним в основном разделе приказа указать и тот факт, что при последующем срыве трудовых обязанностей для человека последует расторжение договора. Это хороший воспитательный момент для нарушителя.
- После содержательной части нужно указать на основания, по которым принято решение о вынесении взыскания. Здесь важно учитывать, что издать приказ без проведения стандартной процедуры нельзя, причём все шаги должны быть зафиксированы документально. Так, до издания приказа нужно иметь в кадрах:
- Докладную или служебную записку от непосредственного руководителя подчинённого-нарушителя (особенно, если дело касается регулярного неисполнения должностного функционала). Нужно запомнить, что стандартный срок для фиксации нарушения — 1 месяц с момента совершения правонарушения или 6 месяцев с момента его обнаружения. Есть исключения, например, если взыскание накладывается после проведения аудита и обнаружения ошибок работника, которые повлекли финансовые потери для компании. Тогда срок для выговора или увольнения «по статье» может быть продлён до двух лет. Но в любом из случаев нужно знать, что больничный лист или период отдыха (вне зависимости от того, оплачиваемый он или за свой счёт) пролонгирует период возможности вынесения выговора нарушителю.
- Объяснительную записку проштрафившегося работника, где он имеет право обосновать причины своего проступка. Заметим, что на этот этап законодательство отводит человеку всего 2 дня после его выхода на рабочее место. Если за этот период сотрудник не дал свои комментарии, готовиться следующая бумага (смотри пункт «с» ниже). Причём здесь работодателю важно не бежать, как говорится «впереди паровоза». Если издать приказ до момента истечения положенных двух дней, когда сотрудник отказался писать объяснения и вдруг передумал, распоряжение может быть признано недействительным.
- Акт, подписанный инициатором и двумя свидетелями. Если человек отказывается предоставить объяснительную записку, нужно зафиксировать этот факт визами коллег. Поэтому так важно в распоряжении по всем ссылкам-документам проставлять точные даты их выпуска, иногда важно даже точное время.
- В заключение — приказ вводится в действие подписью гендиректора или лица, его в тот момент замещающего.
- И финальный шаг — подпись нарушителя, свидетельствующая о том, что работник ознакомлен с документом. Нельзя забывать и о дате ознакомления. Наниматель, издавший приказ, обязан в течение трёх рабочих дней ознакомить с ним сотрудника. Если идёт отказ визировать бумагу, на приказе ставится соответствующая отметка и снова составляется акт за подписью трёх человек.
Приказ о вынесении выговора за неисполнение обязанностей может выглядеть так
Нормы трудового права не обязывают это делать, но кадровым работникам стоит взять на заметку: в связи с особенной щекотливостью таких ситуации и регулярным оспариванием вынесенных выговоров, лучше в приказе ссылаться на соответствующую норму ТК РФ, которая регламентирует наказание за совершение работником того или иного проступка. Так, все базовые условия, которые несут за собой вынесение дисциплинарного взыскания, регламентированы статьёй 192 ТК РФ.
Видеоурок: как правильно вынести и оформить взыскание
Как исполняется распоряжение о наложении взыскания и как его отменить
Как уже говорилось, период действия приказа о выговоре — 1 год. Начинает он своё действие в день издания, а заканчивает — ровно через 365 дней.
Но есть варианты, когда работодатель решает отменить своё распоряжение. Это бывает, как правило, тогда, когда человек, понимая свою ошибку, начинает усиленно работать и заслуживает снятия наказания. Человек, доказав это, имеет право самостоятельно инициировать этот процесс. Для этого достаточно в устной или письменной форме обратиться к начальнику. Имеет право выступить с этим начинанием и предприятие. Но в любом варианте, чтобы досрочно снять взыскание, нужно до истечения года с момента его назначения выпустить отдельный приказ.
Взыскание может быть снято только отдельным приказом
Срок хранения приказов о взыскании
Вся кадровая документация делится на 2 срока хранения: постоянно-длительную и временную. Логично, что приказы по дисциплинарным взысканиям (исходя из того, что работают они только 1 год) относятся к краткосрочным. Сюда же относятся все распорядительные документы, в которых отражено регулирование выполнения трудовых функций работников (об отпуске, отзыве из него или переносе периода отдыха, по командировкам, о выходе на рабочее место во внеурочное время и пр.).
Здесь нужно знать, что отсчёт пятилетнего периода начинается с 1 января года, следующего после издания распоряжения.
Видеоинструкция: как и сколько времени хранить кадровые распоряжения
Нерадивого сотрудника можно привлечь к ответственности, применив к нему один из трёх видов дисциплинарного взыскания. Ключевой момент здесь — наказание за проступок, даже если оно не несёт денежного взыскания, должно быть оформлено в виде приказа. В приказе должны содержаться определённые пункты и обязательные ссылки, фиксирующие основания и шаги при вынесении выговоров и замечаний. При этом стоит помнить, что через 1 год действие распоряжения такого рода прекращается автоматически, но наниматель имеет право инициировать и досрочное снятие порицания. Причём опять же с помощью официального приказа по предприятию. Хранятся документы такого рода 5 лет, поэтому кадровикам ежегодно рекомендуется ревизировать документооборот по взысканиям.
