Заявление о замене отпуска денежной компенсацией — основания и порядок составления

ads2_sidebar

Бывают ситуации, когда работник вместо отдыха хочет получить денежную компенсацию за этот период. Но всегда ли это законно? Отнюдь, Трудовой кодекс РФ детально регламентирует все нюансы, связанные с отпуском. И работодатель, пошедший на поводу у настойчивого сотрудника, может быть серьёзно наказан за нарушение законодательства. Поэтому важно и инициатору этого шага, и кадровику компании знать всё, что касается этого вопроса.

Заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск: нюансы и порядок составления

Основания, требования и возможности по замене отпуска деньгами регламентированы статьёй 126 ТК РФ №197-ФЗ. Здесь озвучено, что такой вариант возможен, но только в определённых случаях и при выполнении некоторых требований.

Так, законодательным актом запрещено проводить выплаты работнику за те 28 календарных дней отпуска, которые положены всем трудоустроенным в течение одного отработанного года. То есть денежной компенсации подлежат только те дни, которые превышают стандартное урегулированное законом количество отпускных дней. Несмотря на финансовое положение работника, он не имеет права в ущерб положенному отдыху отказаться от отпуска и получить за него выплату.

Правда, есть здесь одно исключение: при увольнении сотрудника весь отпуск, который им не был использован за период трудоустройства в компании, выплачивается в полном объёме и даже без заявления.

Во всех остальных случаях работник должен написать бумагу с просьбой о выплате отпускного возмещения.

Заметьте: без письменного волеизъявления сотрудника наниматель не имеет права заменять отпускные дни денежными выплатами, а тем более принуждать к этому работника. Не может работодатель и издавать приказы или внутренние локальные распоряжения по этому поводу. Любое обращение на эту тему в Инспекцию по труду грозит для компании штрафами и(или) санкциями для руководства (подробнее об ответственности работодателя — в конце статьи).

Кто имеет право на получение компенсации за отпуск по заявлению

К отпускам, за которые человек может получить компенсацию, относятся несколько видов:

  1. Удлинённый основной отпуск, превышающий 28 дней. Регулирует вопрос статья 334 Кодекса, которая устанавливает, что такая преференция положена всем педагогическим работникам. Продолжительность удлинённого отпускного периода зависит от места профессиональной деятельности, а также номенклатурной единицы, но для всех категорий отпуск составляет или 42, или 56 дней.
  2. К категории удлинённых относятся также отпуска, предоставляемые:
    • Несовершеннолетним — 31 день (установлено статьёй 267 Кодекса).
    • Лицам с ограниченными возможностями — 30 суток (закон №181-ФЗ).
    • Работающим пенсионерам, которые живут в домах престарелых — 30 суток (статьи 5 и 13 №122-ФЗ).
    • Определённым категориям медицинских работников (согласно распоряжению Минтруда РФ №50) — 36 дней.
    • Госслужащим — 30 суток (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 №79-ФЗ, п.3 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 №25-ФЗ).
    • Перечню «силовиков» (по отдельным актам Президента и ФЗ), куда относятся, к примеру, работники Прокуратуры, таможни, наркоконтроля и пр. — 30 суток.
    • Сотрудникам МЧС — 30—40 дней (п. 5 статьи 28 акта №151-ФЗ).
  3. Все дополнительные отпуска, которые оплачиваются работникам и регулируются статьёй 116 Кодекса. Эти виды также подлежат возможности компенсации, если человек не хочет отдыхать, а хочет получить компенсацию:
    • Ежегодный дополнительный отпуск работника при ненормированном рабочем дне (см. действующую редакцию статьи 119 ТК РФ). Как правило, эти поощрения даются руководителям структурных подразделений, директорам, главбухам и т. п. Минимальный срок для такого вида — 3 дня за отработанный год, это установлено законодательно. Но в зависимости от должности работника и его стажа этот период может быть увеличен. Принимается такое решение внутри компании, закрепляется во внутренних актах, а также фиксируется в трудовых договорах работников. Поэтому льготный период может быть увеличен и до 10+ дней. Рекомендуем и нанимателям и работникам обратить внимание здесь на немаловажный момент: даже если работник с таковым статусом ни разу в течение года не привлекался к неурочным работам, отпуск или денежная компенсация по заявлению ему однозначно положены.
    • Минимум 7 дней дополнительно к основному отпускному периоду согласно статье 117 Кодекса положены сотрудникам, которые трудятся на вредных производствах (если это признано официальной спец. оценкой). Закрепляется эта льгота и её срок в трудовом договоре конкретного сотрудника, а также в отдельных пунктах коллективного договора, если он принят на предприятии.
    • Отдельным актом — статьёй 14 Постановления ВС №4520–1 — установлены дополнительные отпуска, положенные всем, кто работает на Крайнем Севере и в районах, которые приравниваются к нему. Сроки варьируются от двадцати четырёх (для северян) до шестнадцати (для работников на приравненных местностях) и до восьми дней (для тех, кто работает в районах с северными надбавками).
    • Также есть отдельная статья ТК РФ под номером 118, которая устанавливает, что есть дополнительные дни к отпуску у работников с так называемым особым характером работы. Этот перечень регламентирован Правительством РФ. Сюда, к примеру, входят врачи общей практики, непрерывно отработавшие не менее трёх лет. Им полагается 3 дополнительных дня к отпуску ежегодно (Распоряжение Правительства РФ №1588).
    • Часть 2 статьи 348.10 Кодекса даёт доп. отпуска также спортсменам и тренерам.
    • Также работодатель имеет право установить количество доп. дней для определённых своих сотрудников локальными распоряжениями, коллективным договором и пр. Это может быть ежегодный доп. отпуск за выслугу лет, который считается от непрерывного стажа работника. Или сейчас входят в употребление дополнительные дни отдыха за отсутствие у человека больничных листов в течение всего года. Обратите внимание здесь, что руководство предприятия, где есть профсоюз, обязано получить обратную связь и принять мнение профсоюзной организации при утверждении порядка и условий предоставления доп. дней к отпуску.

Таким образом, у всех служащих, которые имеют право (по законодательству или согласно положениям, введённым в организации) на дополнительный и удлинённый отпуск, есть возможность написать заявление и попросить у нанимателя соответствующую денежную компенсацию взамен отказа от дней отдыха.

Нужно знать, что направить заявление о предоставлении компенсации может любой сотрудник предприятия, если у него в копилке есть хотя бы один день отпуска сверх стандартных двадцати восьми дней. Имеют право на выплаты при аналогичных условиях и лица, работающие в организации по совместительству, а также сезонные труженики, «срочники», лица, работающие на удалёнке и т. д. (смотри Кодекс, ч. 2 ст. 287, 291, 295, ч.4 ст. 310, ч. 2 ст. 312.4).

Это одна сторона медали — права и возможности работников.

С другой стороны, руководство предприятия имеет право согласовать такое заявление, а может и отклонить его. Как гласит статья 126 ТК РФ, это является правом, но не обязанностью нанимателя. Это же требование констатирует распоряжение Минтруда РФ №966–10.

Как правило, отказ в выплате бывает спровоцирован финансовым положением компании и производственной необходимостью высвободить работника и отправить его в отпуск. Причём наниматель не должен аргументировать свой отказ.

Но есть в этом вопросе ограничения и для трудящихся, и для их нанимателей.

Когда выплаты за отпуск невозможны ни при каких условиях

Трудовым законодательством установлены ограничения по категориям сотрудников, которым работодатель не имеет права выдавать денежные средства взамен дней отдыха. Таким способом государство ограничивает определённый круг сотрудников, которым необходимо полноценно отдыхать, даже в ущерб своим меркантильным интересам.

К таким категориям относятся:

  • беременные работницы;
  • работники, которым не исполнилось 18 лет;
  • сотрудники, работающие на вредных или опасных производственных объектах.

Отметим только, что при увольнении таких сотрудников работает стандартный алгоритм выплаты. В день окончательного ухода с предприятия им, помимо расчёта, должны быть выплачены все компенсации за неиспользованный основной, а также дополнительный и удлинённый отпуск.

Во всех остальных случаях действует однозначный запрет на компенсацию отпуска таким служащим.

Мини-инструкция по написанию заявления о замене части отпуска компенсацией

Как уже было сказано, писать заявление с просьбой о денежной компенсации за неотгулянный отпуск целесообразно только при условии, что у сотрудника есть сверх-отпускные дни. В противном случае, если такое заявление всё-таки написано, кадровик должен сразу завернуть такую бумагу, даже не донеся её до руководства компании. Ведь это нарушение законодательства, и при первой же проверке компания может попасть под санкции.

Поэтому работник кадровой службы в первую очередь должен проверить все исходные данные по сотруднику, сверив всё по условиям трудового соглашения, статуса работника и табелю учёта рабочего времени.

А работнику хочется порекомендовать: подойдите сначала в отдел кадров и уточните у ответственного лица, есть ли у вас дни законного отдыха, за которые можно получить компенсацию.

Если всё хорошо, и работник имеет право на выплату дополнительной суммы за отпуск, он должен написать заявление. Как уже говорилось, устной просьбой здесь не обойтись, хотя бы потому, что работодатель должен будет обосновать своё решение о выплате за неиспользованный отпуск.

Итак, всё проверено, теперь можно брать листок и писать заявление. Сделать это можно и от руки, а можно напечатать на компьютере. Закон не запрещает ни первого, ни второго способа.

Стандартной формы такой бумаги нет, пишется она в произвольной форме, но обязательно с учётом основных требований кадрового документооборота:

  1. Шапка заявления оформляется по правому краю листа, левый край остаётся для резолюции руководства. Первый блок заявления должен содержать информацию:
    • Кому направляется бумага, причём в первую очередь указывается должность руководителя предприятия-работодателя, название организации (по учредительным документам компании), а затем уже идёт фамилия и инициалы директора.
    • Следующее — от кого пишется заявление. Сначала пишется должность по штатному расписанию, которую занимает заявитель, затем его Ф. И. О.
  2. Далее, по центру листа обозначается наименование документа — «Заявление», причём обратите внимание, что хоть из-за такой незначительной ошибки документ и не завернут, всё же грамотнее не ставить точку после названия. Вот уже более тридцати лет как, точка после названия документа считается ошибкой. Это же относится и к служебным запискам, докладным и прочему документообороту.
    Шапка заявления

    В первом блоке заявление указываются адресат, заявитель и название обращения

  3. Основная часть заявления должна содержать, собственно, суть самого обращения: на основании чего, вид какого отпуска применяется для компенсации, период, за который предоставляется отпуск, его продолжительность в днях, а также число дней, за которые заявитель просит выдать ему денежную выплату. Рекомендуется указать в заявлении основное требование при предоставлении выплаты — что часть отпуска превышает 28 дней. Образец текста может выглядеть так.
    Основная часть заявления

    В основной части указывается суть — чётко и однозначно

  4. В конце бланка ставиться «живая» виза с расшифровкой подписи и дата подачи заявления.
    Образец заявления

    Если заявление оформляется на ПК, подпись, естественно, ставится от руки

Не обязательно, но документ можно составить в двух экземплярах, один — для нанимателя, на втором можно попросить кадровика поставить отметку о принятии. Но целесообразно это делать в качестве страховки, если вы уж совсем не доверяете службе персонала или секретарю, считая, что документ не дойдёт до адресата.

Алгоритм действий работодателя после получения заявления и сроки

Как только заявление попадает на стол руководителя, нужно принять решение о выплате компенсации или отказе. Закрепляется это решение в резолюции, которая ставится директором прямо в шапке документа.

Напомним, что аргументировать решение об отказе необязательно.

В варианте, когда принята отрицательная резолюция, служащий должен отгулять положенные дни отпуска (или их часть) в положенное по графику отпусков время.

Когда принято положительное решение, в резолюции руководителем назначается ответственное лицо за проведение операций по выплате:

  • готовится приказ (со всеми соответствующими реквизитами документа);
  • на его основании расчётный отдел бухгалтерии рассчитывает объём выплаты;
  • сумма включается в реестр выплат для выдачи работнику.

Если в распоряжении не указано другое, здесь действует стандартное правило выплат по отпускам: работник должен получить деньги до начала отпуска (даже фактически отменённого). Поэтому со стороны заявителя стоит обратить внимание, что для оформления всех формальностей работодателю требуется время. Рекомендуется писать заявление на компенсацию по той же схеме, что и на стандартный отпуск — за 14 дней до наступления момента. Тогда всё пройдёт без авралов и нервов.

Здесь нужно обратить внимание, что все виды дополнительных отпусков можно брать авансом. Соответственно, и компенсацию за дополнительное время отдыха можно просить и предоставлять в любое время. Исключение здесь — только работники вредных производств, но им и компенсацию запрещено выдавать.

В случае если вдруг заявитель передумал брать компенсацию за отпуск, он может отменить своё решение, отозвав заявление. Но сделать это можно только до того момента, как подойдёт указанная в заявлении дата начала отпуска.

Ответственность нанимателя при нарушениях

При нарушениях законодательства, когда работодатель по незнанию или сознательно:

  • выплачивает компенсацию за основной отпуск;
  • выдаёт деньги категориям служащих, которые в обязательном порядке должны отгуливать дополнительные отпуска;
  • или заменяет часть неиспользованного в течение двух и более лет денежными выплатами.

На компанию и руководство могут быть наложены штрафы.

Как регламентирует часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ за махинации с отпусками и компенсациями, когда они обнаружены впервые, полагается:

  • штраф от 1 000 до 5 000 ₽ для руководства;
  • аналогичные суммы предусмотрены и для ИП;
  • 30 000—50 000 ₽ — штраф для предприятия.

При рецидиве санкции возрастают, а руководство компании может быть отстранено от занимаемой должности (часть 4 статьи 5.27 КоАП):

  • 10 000—20 000 ₽ для должностных лиц или отстранение на срок от года до трёх лет;
  • штраф для ИП — от 10 000 до 20 000 ₽;
  • юр. лицо могут наказать на сумму 50 000—70 000 ₽.

Заметьте: несмотря на то, что вроде бы предпосылок, что инспекция по труду узнает о факте нарушения, нет, на практике такое случается сплошь и рядом.

Выявляется это в двух распространённых случаях:

  • обиженный работник пишет жалобу трудовому контролёру или в суд;
  • когда проводится плановая либо внеплановая проверка компании, что предусмотрено первой частью статьи 353, а также частью 2 статьи 360 ТК РФ.

Хорошая новость для ИП и микропредприятий: до конца 2018 года малый бизнес освобождён от планового контроля (смотри часть 1 статьи 26.1 закона №294-ФЗ).

Понятно, что составить само заявление на компенсацию неотгулянного оплачиваемого отпуска несложно. Хотя и тут, если вы не хотите, чтобы над вами посмеивались кадровики, нужно сделать всё грамотно, с указанием основных моментов. Это нужно уже для того, чтобы поставленная директором резолюция соответствовала вашим ожиданиям. Гораздо важнее знать, в каких случаях эти выплаты можно требовать и компенсировать. Чтобы неоправданные ожидания работника не рушили лояльность к компании. А для работодателя это важно, чтобы просто не попасть под неприятные указания и штрафы со стороны проверяющих.

Если Вам нравятся статьи, подпишитесь на наш канал в Яндекс Дзене, чтобы не пропустить свежие публикации. Вы с нами?