В процессе работы многие индивидуальные предприниматели используют кассовые аппараты. В законе установлен определённый порядок регистрации ККТ. Соблюдение его позволит начать работу в короткие сроки и без последующих осложнений. В статье описан порядок прохождения регистрации кассового аппарата, приведён список видов деятельности, при которых применение ККТ не обязательно, а также указаны взыскания за нарушения в процессе эксплуатации аппарата. Все основные моменты в работе с контрольно-кассовой техникой прописаны в законе от 22 мая 2003 № 54-ФЗ (далее по тексту — Закон).
Регистрация: перечень документов и порядок действий
Перед тем как приступить к постановке на учёт ККТ, очень важно, чтобы модель находилась в Государственном реестре. При выборе стоит обратить внимание на наличие голографической наклейки на аппарате «Государственный реестр 2015 года» (должен быть указан текущий год). Или же ознакомиться со списком утверждённых моделей в реестре до покупки и найти подходящую модель. Кроме голограммы на корпусе должны содержаться такие сведения, как заводской номер и модель кассы. После этого необходимо выбрать центр техобслуживания и заключить с ним договор. На аппарат будет наклеена голограмма «Сервисное обслуживание». Постановка на учёт осуществляется налоговой инспекцией по месту прописки индивидуального предпринимателя. На территории Российской Федерации применяются общие правила по отношению к данной процедуре, но многие местные отделения имеют свои особенности и требования. По этой причине, желательно предварительно уточнить условия, предъявляемые конкретной налоговой инспекцией. В большинстве случаев для постановки на учёт ККТ могут потребоваться перечисленные документы:
- заявление утверждённого образца — актуальный в 2015 году бланк можно скачать ниже или воспользоваться для формирования бесплатной программой «Налогоплательщик ЮЛ» (на сайте ФНС);
Регистрация ККТ - договор на предоставление техобслуживания, заключённый с центром технического обслуживания;
- техпаспорт на ККТ;
- техпаспорт на ЭКЛЗ;
- голограммы «Государственный реестр», «Сервисное обслуживание», которые обязательно должны присутствовать на ККТ (в приказе от 09.08.2013 № 77н утверждён новый знак «Сервисное обслуживание»; с 11 января 2014 в налоговых требуют наличие на ККТ именно этого знака);
- документы, подтверждающие личность заявителя, или доверенность, если регистрацию производит доверенное лицо;
- документы, подтверждающие покупку ККТ (чек, квитанция или накладная).
Как было сказано выше, это приблизительный список документов. Он может быть увеличен или уменьшен в соответствии с требованиями конкретной налоговой инспекции.
Регистрация кассового аппарата — процесс, без которого законное использование оборудования невозможно.
Регистрация кассового аппарата для ИП может стать единственным выходом при работе с наличными средствами или пластиковыми картами, если по закону использование бланков строгой отчётности для него недопустимо. Применение ККТ без постановки на учёт запрещено. При оформлении кассового аппарата регистрация в налоговой обязательна. Соблюдение условий эксплуатации и обслуживания может обеспечить отсутствие претензий со стороны сотрудников местных отделений ФНС.
Сама процедура достаточно проста и не занимает много времени. Индивидуальному предпринимателю необходимо представить пакет документов в налоговую инспекцию по месту регистрации. Если будет не хватать какого-либо бланка, то будет выслано уведомление. У предпринимателя в распоряжении один день на исправление недочёта (если ИП не успеет, в регистрации будет отказано). После завершения процесса проверки документов инспектор должен назначить время для проведения фискализации ККТ. Она проводится в отделении налоговой в присутствии ИП (с ККТ) и представителя центра техобслуживания. После этого сведения о кассовом аппарате заносятся в книгу учёта ККТ. Через пять дней ИП выдадут карточку о регистрации и вернут оригиналы документов, которые он предоставил перед началом процедуры — техпаспорт ККТ и договор на техобслуживание. С этого момента индивидуальный предприниматель может использовать аппарат в соответствии с установленными законом требованиями. Кстати, с 1.06.2014 для ИП обязанность ведения кассовых документов и оформления РКО и ПКО, снята. Теперь порядок работы предпринимателей с кассовым аппаратом значительно упростился: достаточно заносить сведения о движении денежных средств в книгу учёта доходов и (или) расходов.
Особенности применения техники
Запрещается применять ККТ при наличии неисправностей или поломок. В случае если ЭКЛЗ заполнится больше 90 процентов, эксплуатация аппарата также невозможна. Срок эксплуатации ЭКЛЗ — 13 месяцев. Через год после её активации, аппарат выдаст сообщение о заполнении. Если не обратиться в центр техобслуживания для замены, то ККТ заблокируется через месяц. Если принято решение приобрести новую ККТ, то старую необходимо снять с учёта, а затем зарегистрировать новую.
В процессе работы кассовый аппарат может выйти из строя. В законе прописано, что индивидуальный предприниматель должен остановить приём наличных средств, а также пластиковых карт. В большинстве случаев подобного рода простой может обойтись очень дорого. И было бы удобно иметь в наличии запасной аппарат. В связи с этим сообщество предпринимателей России обратились за разъяснениями к представителям налоговой службы. В ответном письме от 11 марта 2011 № 17-15/022525 было дано разрешение на использование запасной ККТ. Таким образом, индивидуальный предприниматель теперь может подстраховаться и приобрести, а также зарегистрировать запасной кассовый аппарат. Это поможет сохранить прибыль в случае поломки основного.
Применять ККТ или нет?
Использование кассового аппарата необходимо практически для всех индивидуальных предпринимателей. Но есть ряд исключений. Их и перечислим ниже. Следует упомянуть, что освобождение от применения кассовой техники, накладывает обязательство использовать бланки строгой отчётности. Итак, можно работать без ККТ (но с применением БСО):
- при оказании услуг физическим лицам (населению или индивидуальным предпринимателям);
- если ИП — плательщик ЕНВД, при условии, что он осуществляет деятельность, указанную в ОК 002-93;
- если ИП использует патентную систему, занимаясь видами деятельности, предусмотренными для данной системы, и на него не распространяются п. 2 и п. 3 Закона;
- если ИП занимается видами деятельности, перечисленными в п. 3 Закона;
- если ИП осуществляет деятельность в отдалённых или труднодоступных местах (перечень мест устанавливают региональные власти).
Штрафы
Если индивидуальный предприниматель нарушает порядок, который установлен законом для использования ККТ, то на него накладываются определённые взыскания. Так при эксплуатации неисправной или нарушающей основные требования техники, выносится предупреждение или накладывается штраф в размере от трёх до четырёх тысяч рублей. При отказе предоставить чек покупателю (или документ, свидетельствующий о получении денег) штраф такой же — от 3000 до 4000 рублей. Данные виды взысканий установлены статьёй 14.5 КоАП. В соответствии со статьёй 2.4 КоАП на индивидуальных предпринимателей ложиться ответственность, как на должностных лиц, при отсутствии иных норм в законе.
Правильная регистрация и эксплуатация ККТ дают возможность вести деятельность без нарушений в данной сфере, позволяют избежать предупреждений и взысканий со стороны местных налоговых органов. При начале работы с кассовым аппаратом индивидуальному предпринимателю не лишним будет ознакомиться со всеми правилами работы и требованиями, которые предъявляются к контрольно-кассовой технике. А также изучать новые постановления и поправки, которые могут быть внесены в существующие законы, чтобы своевременно принимать необходимые меры по минимизации возможных неприятных последствий.