При некоторых условиях работник имеет право на получение от работодателя материальной помощи. При каких условиях она выдается? Как правильно подготовить документы и произвести расчеты?
Материальная помощь сотруднику — что это, размер выплат
Материальная помощь относится к разряду социальных гарантий. Это не премия, не стабильная заработная плата, не стимулирующее вознаграждение в виде бонусов, % с продаж и т.д. Основной смысл материальной помощи, прежде всего, в том, чтобы поддержать работника, который оказался в непростой жизненной ситуации (например, у него умер близкий родственник). При этом важно понимать, что размер этой выплаты не зависит от трудовых качеств сотрудника (так как это именно помощь, а не оплата за труд). Кроме того, материальная помощь относится к разряду единоразовых, а не регулярных выплат. Возможность оказания материальной помощи очень часто отображена во внутренних документах многих организаций (именно тот факт, прописана такая помощь в нормативных документах или нет, говорит о предусмотренной возможности организации выплачивать её). Если у работника возникла трудная ситуация в жизни, то он может написать заявление работодателю с просьбой оказать посильную помощь. При этом работодатель принимает решение самостоятельно, так как это его право, а не обязанность.
Читайте подробнее, какую помощь может оказать государство: http://ipshnik.com/otkryitie-registratsiya-zakryitie-ip/kakuyu-pomoshh-gosudarstvo-mozhet-okazyivat-individualnyim-predprinimatelyam.html
Важные условия, которые должны соблюдаться для возможности выплаты материальной помощи:
- Обстоятельства, по которым выплачивается данная компенсация, не должны быть связаны с результативными показателями работника;
- Данная помощь должна оказываться в случае предоставления работником всех необходимых документов, подтверждающих наличие трудных обстоятельств, и соответствующего заявления;
- Сумма материальных выплат не должна отталкиваться от размера заработной платы сотрудника;
- Это единоразовая выплата — она не может выплачиваться с разной периодичностью.
При соблюдении данных условий такая выплата не булет считаться премиальной и не будет облагаться налогом НДФЛ (правда, существует условие, по которому такая выплата не должна превышать 4000 рублей за год). Кстати, это могут быть не только деньги, но и материальные вещи — продукты, одежда, лекарства и так далее. Правда, это уже ближе к гуманитарной помощи и применяется, как правило, по причине стихийных бедствий, террактов и так далее.
Получив от работника соответствующее заявление, работодатель издает указ, где перечисляет сумму помощи и дату, когда планируется её выплата.
Кто имеет право на выплату материальной помощи к отпуску
Теперь давайте разберем такой вид материальной помощи как материальная помощь к отпуску. Это помощь, которая выплачивается во время оформления работником отпуска. При каких условиях она выплачивается?
Как осуществляется возврат НДФЛ за обучение: http://ipshnik.com/nalogi-i-nalogooblozhenie-ip/ndfl/kak-osushhestvlyaetsya-vozvrat-ndfl-za-obuchenie-neobhodimyie-dokumentyi.html
- Не выплачивается она тем сотрудникам, которые уходят в декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком (так как сами по себе эти виды отпуска подразумевают уже денежное пособие ввиду возникновения соответствующих обстоятельств).
- Все остальные категории работников имеют право на выплату подобного рода помощи, но с поправклой на особенности внутренних нормативных актов компании и решения работодателя по каждому конкретному случаю.
Основные причины получения материальной помощи в данном случае — это:
- Свадьба;
- Смерть близкого родственника;
- Рождение ребенка;
- Необходимость пройти лечение в курортно-санаторных условиях;
- Если сотрудник получил серьезный физический или материальный ущерб во время чрезвычайного происшествия.
Оформление заявления от сотрудника (образец)
Заявление пишется от имени работника на имя генерального директора организации. В нем необходимо указать (а также прикрепить документы, подтверждающие причину получения помощь):
- Наименование компании (ООО «Лютик»);
- Фамилию Имя Отчество генерального директора (Иванов Анатолий Степанович);
- Прописать просьбу предоставить материальную помощь с указанием причины;
- Указать необходимую сумму.
Ниже представлен образец этого документа.
Заявление пишется на имя генерального директора организации
Приказ от работодателя — как оформить
В приказе необходимо указать:
- ФИО работника;
- Размер материальной помощи;
- Дату её выплаты.
Ниже представлен образец этого документа.
В приказе указываем ФИО сотрудника, размер помощи и дату её выплаты
Какими налогами облагается
Что касается налогообложения и обложения страховыми взносами материальной помощи, то здесь важно понимать следующее:
- До 4000 рублей — не облагается налогом и взносами (об этом можно прочесть в Федеральном Законе №212);
- Свыше 4000 рублей — облагаются подоходным налогом и взносами.
Есть несколько особых случаев, которые необходимо брать в расчет:
- Если речь идет о помощи родителям или опекунам, которые родили или усыновили ребенка (в течение года после рождения или усыновления). В таком случае налог и страховые взносы не начисляются на сумму менее 50 тыс. рублей (в соответствии с пуктом 8 статьи 217 Налогового кодекса России).
- Если речь идет о помощи сотруднику, у которого умер родственник или помощи родственникам, у которых умер сотрудник. В соответствии с пунктом 8 статьи 217 Налогового кодекса России налог и страховые взносы не начисляются на всю сумму такой выплаты. К родственникам относятся отец/мать, брат/сестра, супруг или дети.
- Если речь идет о помощи в связи с ЧП или погодным бедствием. В таком случае налог и страховые взносы не начисляются на всю сумму такой выплаты.При этом важно документально подтвердить факт ЧП.
Все подробности о налоге на доходы физических лиц: http://ipshnik.com/nalogi-i-nalogooblozhenie-ip/ndfl/podrobno-o-naloge-na-dohodyi-fizicheskih-lits-ndfl.html
Расчет суммы
Расчет материальной помощи производится на основании локальных нормативных актов компании и заявления от сотрудника, где он указывает необходимую ему сумму. При этом размер этой суммы не должен зависеть от заработной платы работника. Поэтому каждый случай будет индивидуален.
В какие сроки начисляется и выплачивается работнику
Сроки выплаты материальной помощи сотруднику будут указаны в соответствующем приказе работодателя. Если это выплата приурочена к отпуску, то и получит он эту помощь вместе с отпускными.
Ответственность работодателя за невыплату материальной помощи
Напомним, что выплата материальной помощи не является обязанность работодателя — он может и отказать сотруднику в этом без каких-либо правовых последствий для себя.
Материальная помощь сотруднику относится к разряду социальных выплат, и остается на усмотрение работодателя, то есть, он имеет право и отказать в её выплате. Чтобы её получить, сотруднику необходимо написать соответствующее заявление с указанием уважительных причин, по которым она им понадобилась, и приложить документы, подтверждающие это. При этом в некоторых случаях она либо частично, либо полностью не облагается налогами и страховыми взносами.