Каждый месяц приносит работодателем новые заботы. Одной из них может стать отпуск. Головная боль руководителей и бухгалтеров и долгожданная радость сотрудников. Выплата отпускных занимает первое место в числе забот работодателей особенно с приближением летнего периода. Многие сотрудники стремятся отдохнуть, но не все работодатели знают, как выплачиваются отпускные. Изучив законодательство, а точнее Постановление № 922 от 24.12.2007 (далее — Постановление) и 19 Главу Трудового кодекса (далее — Кодекс), каждый сможет разобраться в тонкостях расчета и выдачи данных выплат.
Как узнать расчетный период для начисления отпускных?
В Кодексе устанавливается фиксированный период. Продолжительность его составляет 12 месяцев (календарных). В зависимости от определенных факторов указанный период может быть уменьшен. За это время и происходит расчет среднего заработка. Под календарным месяцем подразумевается период, который длится с первого по тридцатое (или тридцать первое) включительно число месяца (для февраля — по двадцать восьмое (или двадцать девятое) включительно).
Сотрудник может проработать в компании больше или меньше года. Данный факт должен отразиться на конечной сумме. На период расчета отпускных также влияют разные события или жизненные ситуации, в течение которых происходит сохранение заработка. В зависимости от указанных условий необходимо строить дальнейшие расчеты. Следует исключить те дни, в течение которых сотрудник:
- находился в командировке, отпуске (например, по беременности или по уходу за ребенком),
- получал пособие по больничному,
- освобождался от работы при условии сохранения заработка или без него,
- не участвовал в забастовке, но она помешала ему выполнять работу.
Бывает и так, что сотрудник выполнял свои обязанности в компании меньше года, но в отпуск идти ему нужно. В данной ситуации интересующий период начинается с первого рабочего дня и заканчивается последним календарным днем месяца, который предшествует началу отпуска. Если расчетный полностью состоит из исключаемых периодов, то берут предшествующие им двенадцать месяцев, когда у сотрудника были отработанные дни. Если отработанных дней не было, то в качестве расчетного принимается период с первого числа того месяца, в котором начался отпуск, и до числа перед первым днем начала отпуска. Рассмотрим на примерах возможные ситуации и правила расчета интересующего периода.
Вариант 1. Определение периода расчета для сотрудника, который проработал больше 12 месяцев
Дмитриев А.И. — менеджер компании «ИнвестТорг». Со 2 марта ему предоставляется отпуск (очередной). Согласно пункту 4 Постановления период будет с 01.03.2014 до 28.02.2015. За это время должны рассчитываться отпускные, исходя из суммы среднего заработка (далее — СЗ).
Вариант 2. Определение периода расчета для сотрудника, который проработал меньше года
Козакович И.О. — бухгалтер компании «СтройКомплект». Согласно установленному графику ему предоставляется отпуск с 10 июня 2015 года. В компании он работает с 5 сентября 2014 года. За это время у него не было дней, которые следовало бы исключить. Отпускные ему рассчитывают на основе СЗ с 5 сентября 2012 до 31 мая 2015 года (пункт 4 Постановления).
Вариант 3. Определение периода расчета, если предполагаемый состоит из исключаемых дней
Игнатьева П.А. — менеджер компании «Маркет-Плюс». С 1 февраля 2013 по 22 июня 2013 находилась в декретном отпуске, а с 23 июня 2013 до 30 декабря 2014 в отпуске по уходу за ребенком. С 10 января 2015 она берет очередной отпуск (31.12.2013 — 9.01.2014 — фирма не работает). В расчетном периоде с января 2014 по декабрь 2014 Игнатьева не работала, соответственно, у нее не было выплат, которые бы стали основой для расчета СЗ. По этой причине периодом расчета будет февраль 2012 — январь 2013 года (пункт 6 Постановления).
Вариант 4.
Арсеньева М.П. — экспедитор компании «Зеленый Сад». Работает со 2 февраля 2015 года. Ей предоставлен отпуск с 23 марта 2015 года. С 2 по 28 февраля 2015 находилась в командировке. В соответствии с пунктом 7 Постановления расчетный период для нее будет с 1 по 22 марта 2015 года.
Приведенные примеры помогут сориентироваться при определении СЗ. Расчетный период — важный параметр, составляющий основу отпускных. Исходя из количества отработанных дней (месяцев) рассчитывается сумма, которая будет выплачена работнику. Правильное определение периода гарантирует точный расчет отпускных.
Как выглядит процесс выплаты отпускных?
Самым важным условием, которое обязаны соблюдать все работодатели, является выплата отпускных не менее чем за три дня до фактического начала отпуска. Это требование установлено в статье 136 Кодекса. Можно осуществить выплату раньше, но никак не позже, а тем более после отпуска. Так, например, если отпуск начинается 27 марта 2015 года, то отпускные должны быть выплачены не позднее 24 марта 2015.
В соответствии со статьей 123 Кодекса необходимо составлять и утверждать график отпусков по организации. Каждый работник будет осведомлен заранее о предстоящем периоде отдыха. Согласно статье 124 Кодекса при невыплате в срок отпускных сотрудник вправе оформить заявление о переносе отпуска на другое время. Работодатель обязан удовлетворить требование.
В ситуации, когда отпуск предоставляется вне утвержденного графика по заявлению сотрудника, а издание приказа об отпуске происходит в срок менее чем за три дня до начала фактического отпуска, то отпускные выплатить в указанный срок невозможно. Происходит нарушение закона. Однако в данной ситуации компания не должна быть оштрафована, так как соблюдение предписанных требований не представляется реальным. Выплата начисленных отпускных производится как можно раньше при первой возможности.
В некоторых случаях допустима выплата отпускных вместе с зарплатой. Прямого указания в законе этому нет, но если работодателю удобно, он вправе так поступить по просьбе сотрудника. Стоит отметить, что в части 9 статьи 136 Кодекса обязательна выплата только отпускных за три дня до начала фактического отпуска. Зарплата обычно выдается в установленные внутренним распорядком организации сроки.
Зависимости между выдачей отпускных и заработной платы нет. Опираясь на статью 136 Кодекса можно заключить следующее. Сотрудник вправе подать заявление о досрочном предоставлении ему части заработной платы до отпуска за отработанные дни. После согласования, выдаются необходимые денежные средства.
При разовой досрочной выплате достаточно составленного заявления. Если работодатель планирует досрочно выдавать зарплату всем сотрудникам, уходящим в отпуск, то необходимо закрепить данный момент в договоре или иных внутренних актах организации. При рассмотрении вопросов о совмещении выплат отпускных с зарплатой, первостепенным считается требование о предоставлении отпускных не менее чем за три дня до периода отпуска (статья 136 Кодекса), отталкиваясь от него, происходят остальные виды расчетов.
В случае, когда сотруднику необходимо уйти в отпуск срочно (ближайшие один-два дня), нарушения сроков выплат отпускных не избежать. По этой причине можно воспользоваться одним из приведенных ниже вариантов для решения возникшей проблемы:
- официально оформляется начало отпуска в установленное время, то есть не менее чем через три дня после подачи заявления, но между сотрудником и работодателем заключается устная договоренность, по которой он уйдет в отпуск на три дня раньше и, соответственно, приступит к исполнению обязанностей после отпуска также на три дня раньше,
- оформляется отпуск за свой счет на первые три дня, а далее, с четвертого дня — оплачиваемый отпуск,
- возможно оформление отгула на первые три дня в счет отпуска, который не был использован.
Налоги и взносы, которые следует платить с отпускных
Статьей 226 Налогового кодекса пунктом первым введено обязательство по удержанию НДФЛ с отпускных. Способ расчета влияет на время перечисления налога в бюджет. Есть два варианта;
- в день получения сотрудником на карту или счет денежных средств,
- в день получения наличных денежных средств для осуществления выплат сотрудникам в банке.
При заполнении справки 2-НДФЛ для отпускных предусмотрен код «2012». Он указан в Приказе ФНС №ММВ-7-3/611@ от 17.11.2010. Сумма отпускных должна быть включена в базу при начислении страховых взносов (обязательных), которые должны быть уплачена за месяц, когда начисляются отпускные. Данное требование содержится в законах № 212-ФЗ пункте 1 статьи 7 от 24.07.2009 и № 125-ФЗ подпункте 1 и 2 статьи 20.1 от 24.07.1998. Для выплаты взносов установлены фиксированные временные рамки:
- в ФСС (временная нетрудоспособность или материнство), ФФОМС, а также ПФР суммы вносятся в срок не позднее пятнадцатого числа следующего за выплатой отпускных месяца (статья 15 часть 5 закона № 212-ФЗ указанного выше),
- в ФСС (несчастные случаи на производстве) производится одновременно с выдаваемой зарплатой за тот месяц, в котором начислялись отпускные (закон № 125-ФЗ статья 22 пункт 4, дата принятия указана выше).
В случае если у сотрудника имеются заболевания или травмы, напрямую связанные с его профессиональной деятельностью, то суммы на оплату отпуска для лечения данных заболеваний, не должны облагаться взносами на обязательное страхование. Удержание НДФЛ также не допускается. Подобные положения содержатся в Налоговом кодексе, а именно в статье 217 пункте 1, в законах указанных выше — № 125-ФЗ (в статье 20.2 пункта 1 подпункта 1), № 212-ФЗ (в статье 9 части 1 пункта 1).
Какая существует ответственность за несоблюдение сроков по выплатам?
В законе строго регламентирован порядок расчета, а также зафиксированы сроки выдачи. За невыполнение указанных требований может применяться как административная, так и материальная, а в некоторых случаях и уголовная ответственность. При задержке выплаты зарплаты, отпускных и других начислений сотрудникам полагается компенсация (статья 236 Кодекса). Ее размер не может быть меньше 1/300 от установленной ставки рефинансирования. Компенсация начисляется за каждый день просрочки (первым считается следующий после положенного срока выплаты день, последним — день фактической выплаты отпускных).
Сроки выплат отпускных должны строго соблюдаться. Особенное внимание следует обратить на периоды, которые выпадают на праздничные или выходные дни. В подобных случаях выплаты необходимо произвести ранее нерабочих дней (в предшествующие рабочие). В противном случае даже при задержке отпускных по независящим от работодателя причинам (три дня перед отпуском выпадают на нерабочее время), нарушение все же имеет место.
Штрафы по КоАП зависят от многих факторов: от лица, которое совершает, количества нарушений и их качества. В статье 5.27 закреплены основные суммы, которые будут взыскиваться. Штраф сумме от 30 000 до 50 000 рублей предусмотрен для юридических лиц, для должностных он меньше, и составляет от 1 000 до 5 000 рублей (такой же размер взыскания и для ИП). Важно учитывать, что как для юридического лица, так и для ИП может применяться приостановление деятельности на срок до девяноста суток. При последующих задержках для указанных лиц допускается дисквалификация на период от года до трех лет.
Уголовная ответственность применяется в крайних случаях (статья 145 УК). При систематических и грубых нарушениях трудового законодательства — задержке положенной выплаты более двух месяцев подряд, предусматривается следующее воздействие на руководителя:
- штраф — от ста до пятисот тысяч рублей,
- ограничение права занимать указанные в законе должности,
- лишение свободы до трех лет.
При частичной выплате (меньше половине) и задержке оставшейся суммы более чем на три месяца, руководитель отвечает следующим образом:
- штраф — не более ста двадцати тысяч рублей,
- ограничение свободы до года,
- запрет на осуществление определенной деятельности до года,
- запрет на занятие определенных должностей до года.
Грамотная и организованная работа отличает опытного руководителя от новичка. Строгий учет данных, разграничение обязанностей и графики, позволяющие сотрудникам без проблем ориентироваться во всех изменениях в компании. Порядок в документации и порядок в делах фирмы — вот основные принципы руководителей такого уровня. В подобных компаниях никогда не возникают вопросы по поводу выплаты отпускных. Все отчисления производятся вовремя и в полном объеме.
Правильно спланированное расписание отпусков поможет минимизировать негативные последствия от отсутствия сотрудника на протяжении определенного периода. График позволит соблюсти права работника без ущерба для компании. Постоянный учет необходимых выплат убережет руководителя от взысканий, которые связанны с нарушением норм, содержащихся в Кодексе. Грамотно поставленная работа принесет не только хорошую прибыль, но и приятные эмоции участникам трудовых отношений.