Ведение кассовой книги одно из требований кассовой дисциплины. В ней учитываются все поступающие и выданные денежные средства. Записи в кассовой книге осуществляются на основании приходного и расходного кассового ордера.
Кассовая книга ведётся двумя способами:
- записи делаются на бумаге собственноручно или при помощи технических средств. В этом случае заверяется личными подписями ответственных лиц и печатью;
- учёт ведётся с помощью компьютера в электронном виде и заверяется электронной подписью.
Кассовая книга заводится в единственном экземпляре и включает в себя все финансовые операции с наличными деньгами в независимости от количества видов деятельности и систем налогообложения, используемых для ведения бизнеса.
Стоит заметить, что с 01.06.2014 с индивидуальных предпринимателей снимается обязанность по ведению кассовой книги на основании Указа Центробанка под номером 3211-У. Они должны иметь отчётность в виде расчётных и платёжных ведомостей в случае наличия наёмных рабочих для выплаты заработной платы и других вознаграждений.
В данном указании идёт речь о предоставлении права каждому ИП не вести кассовую книгу, но оно не запрещает её иметь для удобства бухгалтерского учёта. Если у предпринимателя она была до даты принятия указа, он может ее вести и дальше. Только теперь ни один контролирующий орган не может ее потребовать.
В настоящее время для ИП кассовая книга считается вспомогательным инструментом в организации своей финансовой деятельности и учёта движения наличных денежных средств. Поэтому знание как заполнять кассовую книгу ИП все равно остаётся актуальным.
Основные правила оформления кассовой книги
Данный документ является формой отчётности при проведении операций с наличностью, поэтому он имеет стандартный вид и единые правила оформления. Они заключаются в следующем:
- оформление начинается с титульного листа, где указываются реквизиты предприятий и индивидуальных предпринимателей. Здесь же должны быть указаны даты начала и конца периода, на который кассовая книга была заведена;
- каждая страница должна быть пронумерована, а книга прошита;
- книга заводится в течение одного календарного года и не может переходить на следующий год.
Ответственность за правильное заполнение соответствующих разделов кассовой книги лежит на кассире или бухгалтере объекта малого бизнеса. В случае отсутствия данных должностей её может вести сам предприниматель или директор предприятия. Если была совершена ошибка при заполнении документа нельзя её, исправлять корректором или любыми другими способами. Необходимо аккуратно зачеркнуть и поставить подпись и заверить её печатью. Если в течение рабочего дня движение наличных денежных средств через кассу не производилось никаких записей делать не нужно.
Порядок заполнения кассовой книги
Кассовая книга ИП на УСН и других системах налогообложения имеет единую форму и вид. Если предприниматель решил её оформлять ему необходимо, воспользоваться следующей инструкцией и строго следовать определённому порядку.
Заполнение титульного листа
В данном разделе необходимо указать полное название в соответствии с документами, свидетельствующими об открытие ИП. Также указывается ОКПО присвоенное Росстатом, если оно отсутствует необходимо поставить прочерк. Затем следует указать название отдела, заполняющего книгу, при его отсутствии ставится прочерк. На этой странице необходимо указать время, в период которого книга будет действовать. Важно помнить, что период действия кассовой книги не может превышать одного календарного года, также нельзя ставить дату начала и дату окончания периода в разных годах.
Как заполнить кассовый лист
Кассовая книга ИП имеет те же пункты что и для ООО, поэтому для предпринимателей, решивших сменить форму правовой ответственности, никаких различий не будет.
Кассовый лист начинается с записи, в которой указывается число, месяц, год заполнения, а также порядковый номер подшитого листа. Затем указывается остаток в кассе, который перешёл с предыдущего дня. Далее вносится вся информация за рабочий день в соответствии с выписанными приходными и расходными кассовыми ордерами. Она включает в себя номера ПКО и РКО и корреспондирующие счета. При этом необходимо учитывать, что для денежных средств, поступающих в кассу и расходуемых сумм, есть отдельные графы, и при заполнении прихода в графе расход оставляется пустое место. Прочерки ставить не надо.
По завершении рабочего дня необходимо подсчитать итоговые суммы всех операций и записать в соответствующих графах для денег, которые поступили в кассу, и те, что были выданы из неё.
Далее следует указать остаток, переходящий на следующий день, при этом необходимо отдельно указать суммы, предназначенные для выплаты пособий, стипендий и заработных плат. В конце листа кассир, оформивший его, ставит подпись с фамилией и инициалами. Затем лист подписывает бухгалтер, который проверил правильность оформления кассовой книги и тоже указывает свою фамилию и инициалы.
Каждый предприниматель сам вправе решать должен ли ИП вести кассовую книгу. И если он решился на ведение этой документации лучше делать это с соблюдением всех правил по оформлению. Поэтому необходимо знать, как правильно подшить листы кассовой книги.
Правила сшивания кассовой книги
Кассовая книга должна иметь пронумерованные листы от первого до последнего без исключения. Затем их прошнуровывают или прошивают и заверяют подписью директора или бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяются печатью.
Сам процесс сшивания не займёт много труда и времени главное сделать все предельно аккуратно и правильно. Понимать, как подготовить документ не менее важно, чем знать, как заполнять кассовую книгу ИП. Для начала проверьте перед сшиванием правильность всех листов и расположение листов в соответствии с порядковым номером. Затем прошейте их таким образом, чтобы узелки были со стороны последнего листа и наклейте на них белые прямоугольники из бумаги. На приклеенных прямоугольниках должно быть написано, сколько листов заверено печатью, поставлена роспись бухгалтера или директора. Все надписи и подписи, сделанные на прямоугольнике, заверяются печатью.